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デキる事務員が作ったマニュアルとは?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

本日の東京は朝から雨。

しかも寒いです。(>_<)

しっかり暖かタイツで

出かけたいと思います。

さて、

仕事をしながら、お客様に

教えられることも多いのですが

先日、客先で過去に作成されていた

事務マニュアルで

「すごいなー」と感動したマニュアル

がありました。

-------------------------
■業務の目的まで明記!
-------------------------

そのマニュアルは、

フォームが決まっていて

下記のような項目が

手書きで記入されるようになっている

ものでした。

*****記*******

●業務の内容

●業務の目的

●業務のゴール

●必要推定時間

●担当者

●業務の手順


以上です。

>「業務の内容」
「担当者」
「業務の手順」


この3つはほとんどのマニュアルで

作成されていますが、

ここでビックリしたのは

「業務の目的」
「業務のゴール」
「必要推定時間」


が記載されていたことです。

マニュアルみながら指導する時には

『目的』を伝えていますし、

どのように出来たら『完了』か?も

伝えます。

この点は

手順の書き方で「完了」も分かります。

ですので、

その手書きのマニュアルにも

ゴールの欄は結構「空白」でした。

最後に「必要推定時間」です。

これも重要です。

どれくらいの時間が平均かが

一目瞭然で分かるのですから

時間を「意識」することになります。

※雇用する際の目安にもなります。

これは、素晴らしいマニュアルフォーム

まずは、

特に、やはり『業務の目的』に関しては、

目的を伝えることで

「決まったこと」だけではなく、

その目的を達成できるように

改善するように変更しても良い

という臨機応変な対応が出来るように

促しているようにも見えます。

手順がそのまま書かれているだけより

断然イイですね。(^.^)

ちなみに、私はこのマニュアルをどこでも

カンタンに追加修正が出来るように

Excelでフォーム作成をしつつ

追加がしやすいフォームを作成しました

※内容をお見せできないのが残念・・・

ぜひ、「口頭」で伝えることや

「思い込み」での推定時間
ではなく

マニュアル化することで

より分かりやすく、引き継ぎしやすいもの

したいものですね。

私も今まで作成してきたものや

今作成中のモノを見直して、

作り替えてみようかと思っております。(^.^)♪

| デキる事務員 | 09:03 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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