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会議を動画で送付?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

1週間ぶりのブログです(^^ゞ

何だか師走の匂いがしてきました。

物事がせわしなく動き始めている

そんな感じがしますね。

ゆっくりコーヒータイム(5分程度)を取り

見渡す時間は逆に必要です。

ぜひ、朝一5分は本日する仕事の

タスクを見直してみてくださいね(^.^)♪

さて、

先日、お客様の会社の会議を撮影し

会議動画を送付頂くと言う

面白い試みをしました(^.^)♪

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■会議を動画に撮って送る?!
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現在、様々な資料作成で疲弊している

とある会社様、

同じような項目を書いたり、

毎回同じようなことを手入力したり

となかなか改善のしがいのある

状況がありました。

そこで、Excelでの効率化の

仕組みづくり提案をしたところ、

やってみよう!となりました。

★同じような入力が重なる所は・・・
一方のシートへ入力したら
もう一方のシートへ自動で入力されたり、


★手入力せずにいくつかのリストから・・・
選択すると自動入力されたり、

例えば上記のようなことなどを盛り込み

その土台のフォームづくりを

私が作成するのですが、

改善したい内容は、

現場で使う人の意見が必要です。

本来、聞き取りし、作成するのですが

まずは、社内で意見をまとめて

頂くことになったのです。

そこで下記のようにしてほしいと

提案しました。

1)改善したい資料シートを印刷して
 改善内容(メモ)を書きこむ

2)意見を聞いている会議を動画で
 撮影する

ミーティング

ビデオ



1)と2)をメールで送付する




という流れです。

こうすることで、

最終的に1)のメモになった経緯を2)で

知ることが出来、「モレ」「ヌケ」「思い込み」

最小化できます。

動画によって、最終的に出た

結論の指示よりも意見を出している

その「理由」⇒「目的」が分かる

のです。

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■双方に効果的でメリット大!
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これはお客様と当方の両方に

メリットがありました。


<お客様>
●まとめた指示書や議事録を
作成しなくて良い

●フォームに書き足すだけなので
自身も指示書替わりに整理できる

●曖昧なニュアンスやちょっとした希望
も伝わる

●会議参加ではないので
業務支払い額を抑えることが可能

<OFFICEキスク>
●スカイプ会議にしていないので
時間が固定されずに済む

●細かな詳細、目的まで伝わり
実際の指示ではない真意を組んだ
提案の仕組みが作れる

●疑似会議参加(質問できないのはデメリット)
ができる


という事です。

いやー分かりやすい!

これは、なかなか使えますよ♪

伝わりにくい議事録や

指示書に悩んでいませんか?

一度動画を活用してみては

いかがでしょうか?(^.^)


※ちなみに、動画会議の最後に
参加者みなさんで「よろしくお願いします」と
ニッコリカメラ目線には、笑いました。
コミュニケーションツールとしても
素晴らしいなと実感です(^.^)♪

| 改善の事例 | 07:30 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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