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ScanSnapは自炊と名刺管理だけじゃなかった

こんにちは、

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

先日、

月に一度開催されている

株式会社YPPさんが主催している

「事務カフェ」に参加してきました。

今回は「ScanSnapの活用法」についてだったので

尚更です(^.^)

実は私1年前に購入していたのですが

※下記の(ix500タイプ)
ix500

大量の資料のスキャンや名刺管理の為に

購入し、

プログラム内に色んなボタンが

あるなーーと思いつつ

使い方を確認していなかったのですよ(苦笑)

そこで今回その活用術を聞けるという事で

「キターッ!」とばかりに参加したのです。

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■ScanSnapを持ち歩くメリット?
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まず驚いたのは

今回の講師の山﨑 修先生は、

スキャナを持ち歩いているという事。

※下記のコンパクトサイズ(ix100)を使用しているそうです
ちなみにパソコンと繋げなくてもWifi接続で
ネット上に保管されます。(スマホで確認できる)
コンパクトサイズスキャナ


「最近はスマホもあるし、
写メを撮ってメールでも良くない?」


内心私はそんな風に思っていたのですが、

その使い方に納得

1)紙資料の受け渡し削減
訪問時にお客様から頂く資料をその場でスキャンし
持ち帰らない
⇒コピーを持ち帰っても結局データ保管し、
 紙保管をしない場合特に有効

⇒写メは、印刷すると黒っぽくなるので
キレイにデータ保管できる

2)手放しデータ保存
ScanSnapクラウドを利用すると
保管先を先に設定しておくことで
保管の為の操作をする事なく
⇒Googleドライブや
evernote、Dropboxなどに保管完了!
会社に戻ってからデータ保管のし直しがない


3)ExcelとWordへの変換
印刷された表形式の資料や
案内、お知らせなどの類の文書が
スキャンデータからExcel形式やWord形式へ変換できる

4)領収書を移動時間でスキャン
領収書をその場でスキャンすることで
クラウド上の会計処理のシステムと連携し
仕訳を作成してくれる連動機能がある
⇒会計士さん、税理士さん、個人事業主
にはかなり便利な機能かと


5)A3サイズを2つ折りで読み込める


私は特に3)4)5)に驚きました

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■資料作成を断然ラクに!
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3)のExcel変換、Word変換のデモでは

決算書をコピーした資料が登場

これをスキャンすると

なんと、Excel形式で読み取るではないか!Σ(゚Д゚)

この

変換したデータから
様々な計算式や資料作成がラクになる♪


元々データでないようなものなどが

データ化されるのが最大のメリットだ!(≧▽≦)

※なお、手書きの表や文書は
文字化けして変換対応できないのでご注意ください


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■斜めでも2枚一度でも一つづつ
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次に4)の領収書のスキャン!

斜めになっていても

2枚同時にスキャンしても
1枚づつ読み取ってくれる


のだ!

しかも仕訳が作成されるなんて

夢のようですよね(^.^)

※ちなみに仕訳作成には
仕訳作成のシステムと連携しておく
必要がある(他社システム利用は有料)


なお、他には、カタログや装丁のしっかりした
本などをスキャンする機械の紹介もありました

※動きと音を聞いていると
近未来の世界感です。笑。

立体スキャナ

ちなみに上記のスキャナで5枚1度に
スキャンした領収書は下記のように
1枚ずつデータ保存されます

データ保存状態

ただ、やはり据え置きタイプは場所を取りますし
手軽さでは私はコンパクトなix100タイプかな~と。

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■図面など大きなものもカンタンに
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建築業界や設計、工場関係で

A3の図面や資料を多く扱う業界には

かなり朗報!

A3サイズのスキャンなんて

会社にある複合機でしかスキャンできない

なんてことが無くなります♪

A3図面を記載面を上にして二つ折りにし
そのまま読み取る


両面読み取りの機能を活かして

A3サイズの見開きに自動変換

してくれるのです(驚き!)

私のすでに持っているix500タイプも

A3読み取りデキるのですが

わざわざ下記のようなシートに

二つ折りにして入れてから

読み取る必要があるのです
A3読み取りシート

これはコンパクトサイズのix100の

読み取りのローラー機能の問題なのだそうです。
 ↓以下ローラーの説明
※ix100は全体にローラーが走っているが
ix500は機械の真ん中部分にローラーがあるため
シートを使用しなければ、紙がよれたり詰るのだそうです



ただやはり、携帯できるメリットや手軽さを

考えると、コンパクトサイズのものの方が

私にはメリットを感じたので早速購入♪

早速様々な活用を楽しみつつ、

活用を理解したら、更にこれを活かせる所へ

提案するもの良いかなと考えております(^.^)♪

便利な機能、

知らぬと知っているでは大きな差。

知っていると活用しているでは「利益」の差

持ってるだけでは

宝の持ち腐れになりそうです(^.^)

※ScanSnap公式ページ

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