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イチイチ指示しないと出来ない?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^^)

昨日の日曜日は、

東京マラソンでしたね。

走る人、応援する人で、

コースに入っている駅前の通りには
人が溢れていました。

最近では、

チャリティー枠と言う枠があり、
寄付をして出場も出来るのですね。

マラソンブームを活用した
良い制度ですね(^^)

さて、本題。

最近頂いた相談ですが、

これ、案外新人教育の場面で

同じような事があるのでは

ないでしょうか。

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■新卒者には研修が必要?!
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「もう、雇用して1年以上経つのですか
同じような事を言っている
のに、応用が効かず、
イチイチ聞いてくるのですが、
どうしたら自分で考えて動く事が
出来るようになるのでしょうか」

これは、色んな会社でよく耳にしますね。

新卒者の場合は、特に

社会経験自体が無いので

研修による教育も大事なのですが、

中小企業の多くは、

先輩から後輩への業務の引き継ぎしか

行われない事が多く、

その際に、

●敬語の使い方、
●メモの取り方、
●電話の受け方、
●お客様への対応


を学ぶ程度です。

一般常識は

「当たり前に知っているだろう」と、

思われています。

これは、企業側にも問題がありますね。

中途採用ではなく、新卒者の場合は

その一般常識を初めて勤める

会社で学ぶ事が多いのも事実ですから。

とは言え、もう1年以上も経つ中で

いったい

何がわからないのだろう?

何を知っているのだろう?

どう聞いているのだろう?


と思い、その新人Aさんに

話しを聞きました。

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■自分の質問にフォーカス?!
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聞くと、

上司に質問した事や
指導や注意を受けた事など

細かくノートに書き留めている
との事。

早速ノートを見せて頂きました。

中身を見ると、

●具体的な質問内容
●それに対しての返答


と、良く書けています。

また、良く見ると、返答は

その質問に対する答えだけでなく

応用を考えられるような

「意識すべきこと」について言及

しているような言葉が多く見受け
られました。

例えば、

社内会議資料の準備についての
指導を受けた際

→ホチキスは左上にナナメに留める
→資料の左側にパンチで穴を開ける

※相手に手間をかけさせない気遣い

など、「※」の部分です。

「相手に手間をかけさせない気遣い」
を意識した仕事をしましょう!

と上司は伝えていますよね。(^.^)

Aさんの素晴らしい所は、

上司が話した重要な「※」を
しっかり書き留めていた事です。

ではなぜ、

応用が効かなくなるのでしょうか?

このノートに書き留めたことを

それぞれのカテゴリー分けすると

気をつけるポイントの一覧である

チェックリストが出来そうです。(^^)♪

そこで、Aさんに次の質問をしてみました。

私: この質問と回答に対して
 【●●の事】と言うようなタイトルを
 つけるとしたら何ですか?


Aさん: 会議資料の準備、、ですかね。

私: うーん。Q&A的なタイトルとしては
 いいのですが、もっとザクッとした
 中タイトル位で言うと?


Aさん:  ・・・資料準備?

私: 少し拡がったね。他にない?

Aさん: ・・・わからないです。

、、、。

あなたなら、どんなタイトルを

付けるでしょうか?

私はノートに書かれている

2ページ分位について

この質問を繰り返しました。

すると、一つの共通点が見えてきました

「自分の質問に気を取られる」

と言う事です。

質問した内容に関して

「どのようにする?」と言う

具体的な答え、反応のみ

受け取っていた
のです。

※こんな感じ(イメージ)
一方向

Aさんは初めての会社勤めで

不安がいっぱい。

まずは失敗しないように

自分の質問の

「具体的な行動を示す答え」

求めていた
ので、

Aさんには「意味・意識」は伝わらず

「行動」しかない。

業務を行う上で、

決して間違いではないのですが

そうなると、【応用】が効かなくなり

毎回、

同じようなことを

イチイチ聞く


という繰り返しになるのは当然です。

上司は二段階で答えを返していたのに

2段階の答え

伝わらなかった。。。

聞いてはいたのですが、

そこにAさんの受け取る態勢が

なかったのですね。

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■質問の答え(意味)にフォーカスする
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Aさんへまたまた質問

私: Aさん、自分の質問にタイトルをつけようと
  していることに気づいた?


Aさん: ・・・はい。言われてみれば

私: 仕事で大切なことは、どのように
  意識してその仕事を行うか?ですよ
  なぜそれを行うか?の「意味」に
  フォーカスする
ことで上司が
  『同じようなことを言ってる』と
  気づけるのじゃないかな?


そうして今度は答え(意味)にフォーカスして
ノートを見返してみた
  
Aさん: (しばらく眺めて)
  本当ですね。コレと、コレは同じこと言ってる。
  コレもです。・・・etc


私: 今後は、自分の質問じゃなく
  上司が言う答えにフォーカスして
  「何について言っているか?」
  タイトルをつけるなら?を意識してみて


つながる質問


自分のクセに気づいたAさん、

まだまだ「情報整理」には訓練が

必要ですが、

必要なことに少し気づいてくれたようです!

あなたの周りでも同じことがないですか?

「指示待ち人間だ!」と言うのはカンタン

でも一度、新人さん達が書いている

メモを見てみるのも良いですね(^.^)♪

それを眺めると理由が見えてくるかも

知れませんね♪

| 問題点の見つけ方 | 09:18 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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