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業務時間の棚卸しで、引き継ぎラクラク♪

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

まずはお知らせです。
  ↓ ↓
明日4/28~5/5まで弊所は
ゴールデンウィーク休暇を頂きます。
(※連絡対応は5/6以降となります)

さて、事務改善(効率化)を行うにあたり

私は常日頃、多くの会社の従業員の方へ

「どんな仕事に何時間かかっているかを
書き出しましょう!」

時計


とお伝えしています。

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■引き継ぎラクラク
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これには、次の3点の理由があります。

1)予想に反して時間がかかっている業務の
 見える化

2)それぞれがどのくらいの仕事の分量を
 受け持っているかを明確化

3)業務のシャッフルや引き継ぎをする際の
 目安になる


ということです。

1)では、効率化できないかを考えます。

2)では、分量の偏りを是正する指標にします。

3)では、新たな人員投入の際、
「正社員」か「パート」かの目安にしたり
引き継ぎの際でも割り振りの目安にします


特に、3)は

●業務を行う回数
●スケジュール
●時間数


を明確にすることで、より引き継ぎの

スケジュールが決めやすくなるのです。


先日も、お客様先で

パートの方が週5日~週1日勤務になる

という事で、

業務を洗い出し、

そこに必要時間数を書き込み

どの業務を

パートさんに週1でお願いし、

その他の業務で外注するもの

内部で求人募集するものに振分け

外注する際の見積りまで容易に算出できました。

日々の業務が忙しい人こそ、

この「業務時間明細の棚卸し」

しておくことが、よりスムーズな引き継ぎ

役割分担が出来るようにも

なるのです。


なお、今回明細を一通り出したことで

経営者は

「こんなに沢山の業務をしてもらって
いたんだ!」


実感したようです。

たまには、業務明細出してみましょう♪

社長に感謝されるかも!ですよ(^.^)



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