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予定と実態調査で2倍も違う?!作業時間報告のウソ

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

東京はこの一週間ムシ暑いようですが

間もなく6月、今年の梅雨も近づいている

という事ですね。
(カエルの喜ぶ声が一層大きくなる季節です。笑)

さて、皆さん作業時間管理されていますか?

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■予想と実態調査では2倍違う?
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1ヶ月で行っている業務を

いくつかにカテゴリ分けして

分単位で集計すると、

いったい何にどの位の時間を

費やしているのか一目瞭然。


ですが、この作業時間って

「1ヶ月あたりそれぞれの業務に
どの位時間がかかっているか
提出していただけますか」


とお願いすると、

思い出しながら

大体このくらい・・・と出された表

その後、日報に報告された内容を

集計すると、中には2倍ほどの差が

出ている作業もあったり・・・


ここでも

『予定(予想)』と
『実作業(実態)』


を知り、その差の理由まで知ることで

本当に改善が必要な項目が

見えやすくなるのですよね~。

そこで、一つ報告方法を改善

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■Excel集計表からコピペ
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どういうことかと言うと、

1)下記のような集計表を作成し、

2)そこに業務履歴を入力していきます

3)入力した内容の日にち分を範囲指定し


作業工数集計表

4)メール(例はG-mailの様式ですが、要領はどれも似ています)へ
 へテキストで貼付けを行います


テキスト貼付け-1

テキスト貼付け-2


最近では、LINEで業務報告、SNSで業務報告

など報告方法が増えていますが、

事務の分野では、

このExcel管理からのコピペを

行うことで後々の集計もラクですね(^.^)


なんの為の報告なのか?
最終的な目的から
逆算すると、
集計表からのコピペが最適なのです。

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| EXCEL活用術 | 17:34 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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