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メールの添付ファイルにパスワードを!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

東京、梅雨入りしましたね。

雨の日が多くなる季節、

じめじめした空気が重く感じますが

お気に入りの傘や

レインブーツで

気持ちをリフレッシュ♪

どんより曇り空を楽しめるアイテムを

見つけたいなーと思います。

さて、

最近メールのやりとりをしていて思うこと

それはセキュリティの意識の曖昧さです。

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■パスワード付けていますか?
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大手企業の個人情報の流出が

後を絶たない中、

会社のセキュリティ体制をもっと

考え直す必要があると思っています。

システムやサーバーのセキュリティ強化も

大切ですが、

まず始めにやっておきたいこと

それは、

様々な社内資料(社外秘)について
パスワードを付与する


という事です。

メールのやり取りをする中で

Word、Excel、PDF、Powerpoint と

実に様々なファイルを添付して送ります。

ですが、これらのデータ資料には

顧客情報が入っていたり、

重要機密内容が書かれていたりします。

●試算表や顧客データなどを添付している
ことがある会社さん要注意です!


案外、PDF化していたらそのまま添付・・・

というのも多いのではないでしょうか

セキュリティが整っている連絡経路なら

まだしも

通常のメーラーでこのような情報のやりとりは

大変危険
です。

私も多くの失敗を重ね、セキュリティ意識の

強化を図っているところでもあります。

とは言え、

「ファイルへパスワードを付与する
のはどのようにしたらいいの?」


その方法を知らなかったから

していない。と言うのが現状

そこで今回、

Word、Excel、PDFのファイルへの

パスワード付与の方法をお伝え致します♪

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■Word、Excel、Powerpointの場合
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Word、Excel、Powerpointの場合は

同じ手順でパスワード付与が出来ます。

下記はWord2010版での事例です。

1)Word文書を開きます

2)最後に保存する前に
「名前を付けて保存」を選択します

3)ファイル名と保存先を選択する
画面が出てきます。

4)3)の画面の右下にある【ツール】
をクリックします

5)『全般オプション』をクリックします


PASS-1

6)読み取りパスワードと
書き込みパスワードを付与します

※書き込みパスワードは
データの送り先が書き込めないように
する為のパスワードです。
ファイルをすぐに開くことが出来ないように
する為であれば「読み取りパスワード」のみでOK


PASS-2

7)上記6)で「OK」とするとパスワードの確認画面が
表示⇒再度入力を行い【OK】とする


PASS-3

ここまで出来て最終的に【保存】となります。

【注】ここで、気をつけて欲しいこと3つです!

●パスワード付与したデータを
メールに添付する際、本文にパスワードを記入しない

●パスワードの連絡は別のメールで送る

●メールの件名に「パスワード」と記載しない
(例:●●の件について・・・など)
本文に記載のみ


これに気をつけてくださいね(^.^)♪

※くれぐれもパスワード忘れにご注意ください。

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■PDFのパスワード付与
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PDFファイルのパスワード付与の方法は

選択するメニュー名がMicrosoftOffice系とは

少し違います。

1)PDFファイルを開く

2)メニューバーの【ファイル】をクリックする

3)【プロパティ】をクリックする

4)『セキュリティ』のタブを開く

5)<パスワードによるセキュリティ>を選択する


PASS-4

6)文書を開く時のパスワードを入力する
(※必要あれば書き込み時のパスワードも付与する)

PASS-5

7)入力後【OK】をクリック⇒再入力を行う⇒ファイル保存

と、なります。

【注】パスワードはセキュリティレベル
「中」以上が望ましいです



いかがでしょうか?

メールのやりとりが増える中、

「ウッカリミス」で大事なデータを

違う送り先に添付してしまったり

社内共有メールでも

必要な方しか見ることが出来ない

仕組みも作れます。

是非、添付ファイルへパスワードを♪


※PDFファイルパスワード付与方法は
こちらからもダウンロードできます
  ↓ ↓
OFFICEキスク お役立ち情報(無料ダウンロード)



<追記>
Facebookの投稿コメントにてこちらのブログに
ご意見頂いた内容をシェアさせて頂きます。

(ご意見)
Excel等にパスワードつけるのは、
私はオススメしないなぁ。
ファイルといっしょにパスワードを
永久に保存しないといけなくなるもの。
メール添付のセキュリティだけなら、
パスワード付zipにした方が、解凍の1回だけ
パスワード入れればいいので、現実的かと。

↓ ↓(ご返信内容抜粋)
ちなみにもう少し運用方法についての説明を
しておいた方が良さそうですね

「すぐに開いて見るためだけのもの」
「パスワード付与は送る際のファイルのみ」
など
一定のルール化をする必要がありますね。

連絡ツールのセキュリティ改善するのが
より良いのですが、
パソコン関係に知識の浅い
小さな会社では何気に大事なファイルが
そのまま剥き出しのやり取りが多いことの
苦言の意味合いが大きいのです(^^)

顧客データなど、Excelファイルで行う事に
そもそも考え直す必要がありそうですね。
クラウド化の促進が必要ですね(^.^)♪

ご意見ありがとうございました♪

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