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「サンプル」と言う名の最強マニュアルを作ろう!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

7月に入りましたね。(もう4日目ですが (笑))

暑さが厳しくなると、気をつけたいのが

熱中症。

夜間寝ている時の温度調節を

しっかりしておかないと

朝起きた時にぐったり・・・

なんて事もありますので要注意です。

我が家では除湿を27℃くらいに設定したまま

朝までエアコン付けっ放しにし、

枕元にはお水を常備し、

熱中症対策を行っております。

くれぐれもお気を付けくださいね(^.^)

さて、

先日、クライアント先の従業員さんの

日報を読んでいると、

「作業手順の認識に違いがあり
マニュアルに書き込み共有します」

とありました。

マニュアルに書き込むこと自体は

全く問題ないのですが、

マニュアルを作成しているのに

なぜそういう事が起きるのかな~?と

疑問に思い、ミーティングの際に

マニュアルについてのポイントを

おさえているか?を確認しました。

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■ マニュアルも6W2H
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ホワイトボードに

マニュアル作成のポイント!

として下記の8項目を記入しました。


1)いつ  (When)
2)何を    (What)
3)誰が   (Who)
4)誰に   (Whom)
5)何のために(なぜ) (Why)
6)どこにある    (Where)
7)どのようにして (How to)
8)どのくらいで (Howmuch/
Howlong)


そして、

「これらがマニュアルの中に
網羅されていますか?」


と聞くと、

やはり考え始めました。

結局のところ、

手順としてのタイミング

1)いつ


2)何を
7)どのようにする


という項目はほぼ記載されているが

3)誰が4)誰に 行うか?
5)なぜ 行うか?
6)それはどこにあるのか?
8)どのくらいの時間、期間、金額なのか?


の情報が一つや複数抜けてるようです。

そうすると、それを見る側にとっては

情報として不足した内容になり、

結果、

「口頭の引き継ぎ」や
「慣れ」によって覚える
ことになり
いつの間にか自分流へ変化し、
書き換えが起きなくなるのです。

そうすると、

手順の共通認識はできなくなる・・・

のですよね(^^;

まずは、マニュアル作成の基本項目を

覚えて欲しい所です。

しかし、こうしてマニュアルについて

考えて見ると、文字での認識には

限界がありますね。

なぜ、マニュアルを見なくなるのか?

それは

“手順は慣れると覚えるから”

“じっくり読み込まないといけないから”

うーーん。そうですね。

マニュアルの必要性はあるのですが、

作りとして本当にそれで良いのか?

最近では、マニュアルの作りとして

超アナログだけど一番分かりやすいモノとして

「サンプル作り」をススメています。

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■デキる事務員はサンプルを作る
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マニュアル、

チェックリスト、

サンプル、

と似たような言葉が出てきます。

簡単に言うと、

●マニュアルは
「詳細な作業手順書」

●チェックリストは
「モレなく業務を行うための確認一覧」

●サンプルは
「全く同じように記載(準備)すれば出来る
資料や写真の複写にポイント等を
書き込んだもの」


と、いうことはですよ・・・

『サンプル』に手順の数字を入れ、

チェック項目ごとの吹き出しで
説明書き

があれば

全てが網羅されるのではないでしょうか?

例えば、年末調整時期に税務署から配布される

これも、記載のサンプルです。
(年末調整時期に税務署から送られてくる記入例)

年末調整


現に、別のクライアント先へ

このサンプル作りをススめた所

「業務の引き継ぎ説明なしで
見て出来る仕組みになりました」


喜びの声を頂いております。

受発注のあるような会社の発送業務においては

●送付状の書き方サンプル(確認サンプル)
●専用納品書の書き方サンプル(確認サンプル)

とか

記載方法だけでなくても良いですよね

●会議の会場セッティング
と言った場合に、例えば

セッティングされた画像に、

①ホワイトボード
②ホワイトボードのペン3色
③ホワイトボードイレイサー
④プロジェクター
⑤コの字型
⑥1テーブル2席づつで参加者分設定
⑦水(ペットボトル500ml)用意
⑧予定議事録設置


という説明が、その画像の
セッティングされた場所に矢印や吹き出し

記入されている


たった1枚で一目瞭然!

説明

8項目のチェックリストに
配置の正しい置き方が画像で
瞬時に理解できる!と言う事です。

これ、よく見かけるのは

建築現場や製造工場現場の

服装チェックシート

に使いですね(^.^)

より多くの情報を一瞬にして受取り、
モレなく進める!


と言う点ではサンプルは

なかなかの優れものです!

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■タイミングと業務フロー
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但し、サンプル作成は

一つの作業が一目瞭然になりますが

その作業をどのタイミングで行い

どんな業務と繋がっているかが分かりません。


また、

いつ、どれくらいの期間で?が抜けることもあります。

ですので、

●「業務フロー」の図解(図面)

●スケジュール管理表(週間、月間、年間等)

は必要になりますね(^.^)♪


最後に、

「それって全部紙ベース?」とお考えの方、

手書きで作成したとしても

すべてPDF化すればデータ化可能です。

以前にBlogでお伝えした

ハイパーリンクマニュアル化と

連動すれば、探す手間の無くなりますね(^.^)

サンプル作りにより、本当に誰でもできる

シンプルなマニュアル化が

進むのではないでしょうか。





| デキる事務員 | 16:45 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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