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個人事業主の事務事情とクラウド会計

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

今週はお盆休み突入weekですね。

弊所も8/11~8/16迄夏季休暇

なります!

さて、本題。(^^)

最近は法人においても会計の

クラウド化が少しづつ浸透してきましたが、

私は個人事業主
(特に事務員を雇うほどでないケース)

の場合においては

よりクラウド会計をおススメしています!

それはまるで

「受け身だけど、少しは気を回して
質問もしてくれる
事務員さんのようなもの」

なのです。

1つ事例でご紹介いたしますね。

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■必要なことと現状の「差」を知る!
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先日、個人事業主の方から

相談を受けました。

「経理を行うのが大変で
事務員を雇ったのですが、
一向にラクになった気がしないのですが
クラウド会計で会計入力すると
ラクになりますか?
それとも税理士さんへお願いした方が
良いのでしょうか?」


と言う質問を頂きました。

内容を確認してみると、

事務の方は会計の「仕訳入力」を

している資料はありませんでした。

作成しているのは経費帳のみ。

しかも経理のその入力に月50時間・・・

入力数は月200も無い状況です。

また、どの経費が現金で出て

どの経費が銀行から出たのか

資料を見てもわかりません。

そこで、クラウド会計が良いかどうかは

別にして、次の3つの情報を整理整頓

することを一緒に行うことから

始めることにしたのです。

1)経理事務を行うにあたって必要なことと
 例えば
 ・預金管理(入出金、残高)
 ・現金管理(入出金、残高)
 ・売上・売掛管理(請求書発行、入金確認、未収管理)
 ・仕入/経費・買掛/未払管理
  (仕入・経費月ごと請求確認、支払、未払管理)
  など・・・・です。

2)現在、パートの方に依頼していること

3)なぜパートさんを雇用したのか?

洗い出してみると、

1)のうちの5分の1程度の事務しか

依頼できておらず、あとは雑務と

お客様連絡サポートを少し・・・

これでは、ラクにならないワケです。(^^;

必要なことと、現状の「差」を

知ることで初めて「何が足りないか」を

理解いただけました。(^.^)

さあ、ここからです。

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■「経理」と「会計」は違う?!
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まず、「経理」と「会計」は目的や
役割が違う
ことを

理解しておくと良いですね。

経理で大事なのはカンタンに言うと、

日々のお金回りの管理です!
どの預金口座、または現金から
どんなお金が入ってきたり、
出て行ったりするのかを把握し、
そこで必要な書類作成
(請求書の発行、契約書の発行など)
を行うことです。

会計で必要なことは、カンタンに言うと、

その入ってきたお金を
どんな種類の収入か、(収入の科目)
出て行ったお金は、
どんな種類の支出か(支出の科目)
を簿記による「仕訳」として記帳し、
経営状況をお金の動きから
情報の整理整頓をすることです。

また税理士の先生は、この「会計」に
税務的知識と判断で、数字の修正、
科目の修正など「会計の監査」を行って
いただけます
(依頼内容契約内容によって業務範囲、
種類は違うようです)

なお、会計を経理事務員で入力することを
「自計化」と言います。

ここまでで経理と会計の関係は分かって

頂けたようです。

そして、ようやく

3)なぜパートを雇用したのか?

を再確認しました。

●請求書発行をモレなく行いたい
●売上の未収管理をモレなく行いたい
●支払の未払い管理をモレなく行いたい
●運営サポート(お客様連絡)
●収支残高の随時把握



一番経理で大事な所∑(゚Д゚)

が列挙されました!

でも依頼しているのは

支払が終わった

請求書や領収書の整理整頓と入力・・・

これでは「経理」としての

お金の流れの把握もままなりません。

実はその入出金が終わった

「請求書」や「領収書」の

整理整頓が「会計」にあたりますから

ここをクラウド会計で行うとラクに

なるのです。

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■「人」に教えるか「機械」に教えるか
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ちなみに雇用したパートさんも

簿記の勉強はしていない。

で、あれば「人」に仕訳を教えるのか

機械(正確にはクラウドのシステム)

に「仕訳」を教えるのか?
の違いだけです。

クラウド会計は、

預金口座、クレジットカード、

とも連携し、なおかつ

そのクラウド会計上のサービスで

請求書発行が出来る場合は

請求書発行と同時に「売上」として

収入計上し、しかも連携した

銀行口座に入金がある時は

「この入金は●/●に発行した●●会社
への請求分ではないですか?」
というように

あてはまりそうな仕訳を提示してくるのです。

もちろん、支払った(支出)場合の経費でも

同じです。

これらを最初に仕訳登録という形で

連想される仕訳をどんどん登録していくと

支払先名称や入金元名称に応じて

その仕訳ルールをどんどん覚えていくのです。

この過程も「人」と同じですね。

但し、この「システム」内で出来ないことは

『判断』です。

本当に正しいかどうか?

例えば同じコンビニでの支払経費

・消耗品費  ・・・・ 雑貨等
・租税公課 ・・・・・・収入印紙
・通信費・・・・・・・・・切手


など支払先名称で分けれないものは

人の判断により「入力」する必要があります。

その当りのみパートさんの力を借りて

判断入力。それ以外をシステム内で

行う。そうすると、

経理を行いながら、会計処理まで

出来てしまいます。

自動で登録してくれる仕訳分の時間も減り

全体的な収支や未収管理も分かりやすくなります。

補うのは未払い管理と現金管理ですね。

クラウド会計を入れても全てを

自動でできるワケではないのです。

いうなれば、先にお伝えした

「受け身だけど、少しは気を回して
質問もしてくれる
事務員さんのようなもの」


なのです。

雇用の際は「何を依頼したいのか?」を

明確にしておく
と良いですね。

依頼していないのに

「出来ていない」と言うのは、

それは雇われた方も困ってしまいますから。

●何が必要か?(理想)
●何を依頼したか?(現状)
●なぜ雇用したのか?(目的との相違確認)


を行うことですね(^.^)♪

| デキる事務員 | 19:11 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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