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業務フローを「見える化」

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

また台風が近づいているようですね。

秋の行楽シーズンですが、

台風で延期や中止も多そうです。

例に漏れず私も休日を使って

トレッキング(ほぼ散歩)を計画中。

早く台風が過ぎ去りますように・・・

さて、今日は先日依頼を受けた

「業務フローの確認とマニュアル化」

お客様より了解を得ましたので

今回、事例として

ご紹介させて頂きます(^.^)♪

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■模造紙と付箋とマジック
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今回のご相談者は、

司法書士事務所のA先生(仮名)

からでした。

こんなことに悩まれておりました。

「新しく人を雇いたいのだけれど、
一人でやって来て、マニュアルも何も
無い状況・・・。
指導する時間もなかなか取りにくく
どのように教えていくと良いか
困っています」


そこで私が提案させて頂いたのは

「業務フローを新人さんと先生と
私で作成、見える化しましょう!」

と言う事。

必要なのは、

模造紙と付箋とマジック!

それでスッキリ分かるのです。

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■「見える化」は過程から!
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最初に何を始めるかを説明したあと

始めて行きます。

取り決めは3つ

1)A先生が行っている業務を話し、

2)B子(仮名)さんがそれを付箋に書き、

3)私が不明点を質問しながら、貼る


4つの業務フローを完成させたい!

との事でしたが、

一番わかりづらかった

「成年後見」という業務フローが

90分でこのように完成しました

成年後見業務フロー

進め方、貼り方は次のとおり

1)一番上の付箋は、向かって左から右へ
 大カテゴリーの業務フローを書き出します


2)そのカテゴリーごとの業務の手順を
 それぞれのカテゴリ付箋の下へ(上から下へ)
 書き出していきます。

3)枝葉で分かれる内容は付箋の色を変え
 分かりやすくします

4)作業の際に使うツールを確認します
 (EXCEL?Word?システム?)


5)必要書類は「原本」なのか「コピー」なのか?
 その部数も確認し、付箋に記入します
 (※写真では赤ペンで「原1」と書かれたもの)

6)最後に、「先生でないと行ってはいけない業務」
 に印をつけて頂きます


以上をどんどん

先生に質問をしながら聞き出します。

そのうち、B子さんも質問を始めます。

「それって、先日作業したあの操作の
ことでしょうか?」

「そうだよ」

なんて会話が飛び交います。

手書きを行うので、

漢字の間違いにも気づきます。
(※似たような言葉で
まったく意味の違うものは
漢字を聞くことで理解できます)

この業務フローが完成した時には

B子さんはすでに

業務の全体を把握すること出来ています。

なにせ

●耳で聞き

●手で書いて

●口に出し

●目で見ている


のですから

5感の内の4感を使っています。

単に出来上がった

マニュアルを見せられるよりも

この短時間での作成が

B子さんの理解度を深めます。

それは、一緒にその

進捗を仮想体験するのと

同じなのですから(^.^)

A先生も、業務を伝えながら

再認識したことや

もっと効率化した方が良いことや

B子さんに何を依頼したら良いか?

が見えた!と喜ばれておりました。

マニュアル化には1ヶ月かかりますか?

もちろん、細かい作業工程などの

マニュアル化をするには

1ヶ月~2ヶ月をかけることもあります

しかし、カンタンな手順は

この90分で十分情報共有できるのです!

気合いを入れてマニュアル化を

進める前に、一度

業務フローをみんなで

書きだしてみませんか?

「見える化」すると、

人によっての手順の違い

二度手間

非効率


まで見えてきますよ(^.^)♪


| 改善の事例 | 08:42 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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