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業務進捗管理を考えた「棚整理」とは

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

Blogを長い間休眠にしてしまい

申し訳ありませんでした。

マルチタスクで仕事を行うことが

平気な私も新規案件が重なると

左脳と右脳がフル活動・・・

もともと文章を書くのが苦手な私は

そのパワーを保てずお休みに

なってしまった次第です。(^^;

さて、そんな休眠中の間も

様々な難題と対決しておりましたが

今日は、最近引合いの多い

「書類整理」の方法!として

事例を一つご紹介いたします(^.^)

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■月660分の「探す」時間?
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とある会社にお勤めのAさん、

業務は「営業」そして管理職

書類の整理整頓の要望で

その会社へ訪問した私は

Aさんの使用している棚を拝見して

質問しました。

「言われて10秒で書類が出ますか?」

Aさんの答えは「NO」

でも1分以内では出ます!との事

本当にそうでしょうか?

ちなみにAさんが使用している棚は

こんな状況でした。

資料棚
※他には、必要資料が同じように引き出し棚の中に
平置きに・・・


Aさんの使用していた棚は机の近くに

2つの引き出し、

遠くの棚にも一部必要書類が・・・

さて先ほどのAさんへの質問

「本当にすべて1分以内に出せますか?」

その反応は、、、

結果、30分探すこともある。

と言う答えが聞けました。

さて、その他の「探す時間」も加味して

例えば、1日30分探す時間を取っていたとしたら


・・・30分×22日=660分 です!

11時間になるんですねーー。

これがなくなると、

1日分程度の休日が取れますよね(^.^)

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■「スグわかる」棚整理
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と、いうことで早速棚整理開始!

(ちなみに、最終的に棚まで変えたのですが
今回は、現状あるものを使用しつつ
書類整理した場合でお話しします)

順番は次のとおり

整理整頓手順

●「全部出す!」

棚の中身を全部出します。
空っぽの棚

●「分ける」

次に、中にあった書類や備品で

必要なもの、不要なもの、わからないもの

に分けます。

わからないものは、

・法的保管ルール
・社内的保管ルール
・使用頻度


を確認して、不要と判断したものは

「不要」へ分けます。

●「捨てる」もしくは「減らす」

次に捨てられるものは「廃棄」
(※機密文書の廃棄の取り扱いには
気をつけて、シュレッダーや溶解BOX※1を
活用しましょう)

※1・・・溶解BOXには1000円前後~2000前後まで
最近では多くの業者が取り扱っています。
コストだけでなく
セキュリティ意識のしっかりした業者を選びましょう。

「また使うかも知れない」と言うものは

一旦保管することとしましょう!

●「収める」

次に書類を「平置き」ではなく

「縦置き」にして収めましょう!

縦置きには、工夫が必要です

ファイリングするほどでもない書類・・・

はクリアフォルダで、

1案件ごとにまとめる

ブックエンドやBOXを使って

立てることも可能です

そして次が大切!!!

収めるには『置き場』意識が必要です。

私がおススメしているのは

「業務フロー」「進捗管理」の

置き場決め!

どんな進捗で案件数はどのくらい

動いているのか?

Excelで一生懸命表にして入力している

姿が目に浮かびますが、

一つの事務所、ワンフロアくらいの会社様

であれば、「棚管理」だけでも十分

確認デキるのです!

そして最後に

●「見える」化

ラベルを貼ったり、

縦置きすることで一気に

「見える化」が進みます。

それも先ほどお伝えしたように

業務フローや進捗を合わせた

「置き場決め」をするだけで

見える化の効果がグンと上がります!

そうしてできたAさんの引き出し棚は

このようになりました

Aさんの引き出し

分かりますでしょうか?

Aさんは「営業職」

ということは、「営業中」の案件書類を

多く手にして仕事
をします。

営業から契約に至れば

「○○中」・・・例えば進行中とか?
(もっと分かりやすいタイトルにしましたが
守秘義務範囲で隠しました)

最後に「見込み客」です

写真の矢印の動きでわかるように

右から左へ書類自体を

動かす
ことで、

「その案件の進捗状況」

「その業務の案件数」

が一目瞭然となるのです。

ちなみに、書類がただ立っているだけに

見えているかも知れませんが

この書類は1案件ごとに

クリアフォルダやファイルでまとめ

全てに顧客名がラベルされていますので

件数が数えられるという仕組みです。

なお、Aさんが引き出し棚の

向かって右側に棚を背にして座っていた
ので

右から左へのフローになったワケです。


このように

書類の整理整頓って、

単純に「捨てる」

「見やすくする」ではなく

「業務フロー」や「使用頻度」などを

理解して「置き場決め」

することで

よりその効果をUPすることが出来ます!

その後Aさんは

1秒程度で書類が出るようになったのだとか(^.^)

皆さんも是非、ご活用下さいね。

| 改善の事例 | 09:53 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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