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必要な情報の見つけ方

こんにちは

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

先週の東京は54年ぶりの雪が降ったり、

秋ムードを飛び越え、一気に

真冬・・・寒かったですね。

今日は日中は16度まで上がり

過ごしやすそうです。

さて、私が「事務改善アドバイザー」の仕事を

するようになって13年。

*基幹システムや会計システム改善
による効率化や

*Excelを使った効率化

*従業員のSWOT分析からの役割分担

*業務フロー改善、仕組みづくり


などを手掛けてきました。

中でも一番「泥臭いコンサル」と言われる

私の強みは、

引き継ぎ1日や1人社長をしていた会社の

事務マニュアルを作成し、

事務員雇用や外注委託の仕組みを作ること

です。

今日はその事務業務引き継ぎの仕組み化

で私が行なっていることを

公開しちゃいます♪

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■情報の見つけ方
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最近、この受注結構あります。

最も、現場で行う業務時間が長く

初期投入時間は週二程度で

事務実務を行い、理解します。

でもなぜ、私が1日の引き継ぎ
でデキるのか?

社長しかおらず、
社長もほとんど留守がちなのに
事務実務が出来てしまう
のか?

それは、

情報の見つけ方が上手い

のです。(自分で言ってしまった (笑))

情報を見つけるにはコツがあります。

それは下記の5つを知ることです。

1)業務フローを確認すること

2)顧客と自社と関連業者との
 相関図を理解

3)データの保存先を知ること

4)使用しているシステム一式を確認

5)各お客様ごと、
 各業者ごとの「特記事項」の確認


上記を理解する際には

それぞれの「目的」「理由」を質問し
確認するのです。

なぜその業務フローなのか?

業務フローの中では
「手順」や「締め」「期限」
も確認します。

●その会社はお客様とどんな関係性なのか?
代理店?卸売り?小売り?代行?

●業者とはどんな関係なのか?
外注依頼?紹介のみ?

●過去の資料は紙で?データで?
どこに保存されている?

●なぜそのシステムを使用しているのか?
どんな時に使うのか?

●お客様や業者ごとの請求方法が違う?
必要な提出資料がある?
締めが違う?

これらの情報を知ることで

必要な事務業務の予定(月間スケジュール)

「あたり」(予測)をつけることが出来るのです。

その上で、過去のデータや資料を元に

「定型処理」と「特別処理」を見分けます。

それらを行うことによって

あとは、実務を行いながら

「特別処理」の情報を拾い上げていくのです。

ここで見落としがちなのが

メールでの連絡のやりとりです。

実はここに直接本人(社長)や従業員に

聞かなくても

業務の流れ、特記事項などの

情報が溢れているのです。

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■点を結ぶ「線」の作り方
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このメールでの情報収集も含めた

情報の数々はたくさんの「点」です

この「点」をつなげていくと、

事務マニュアルは出来ていく
のです。

どうやってこの「点」をつなげるのか?

それが「質問」なのです。

いつ、どこで、誰が、何を、どんなふうに、
いくらで、いつまでに・・・そして「なぜ」

なのです。

この「なぜ」を聞いた時に、

目的、理由が同じで方法を変えるだけで

効率化できることはスグに改善が進みます。

理由を知ることで

よりその「目的」に即した

テンプレートを作成していくことが

出来るのです。(^.^)

なんとなくイメージできましたか?

情報という無数の「点」と

それを結びつける質問の「線」で

業務の細かな内容の理解が

深まる
のです。

そうして

引き継ぎ1日でも

忙しい1人社長の会社でも

引き継ぎ出来る事務マニュアル

業務改善が出来るようになるのです(^.^)

料理に例えると

材料・・・「情報」

料理・・・「質問」

盛り付け・・・「マニュアル化」

配膳・・・「システム化」「効率化」「効果検討」

※会社にとって必要なことを削減してはいけない

と言う感じでしょうか?

一度ご自身の業務をイメージ

してみると良いかも知れませんね(^.^)♪

| 改善の方法・実践 | 08:57 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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