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ホワイトボードでコミュニケーション♪

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

週末は出張で関西へ。

その帰りに実家に寄ってきました。

ほんの半年ほどの間に

街には新旧店舗が入れ替わり

昔の街並みがどんどん変わって

人で賑わう様子は嬉しくもあり

様変わりしている様子に寂しくもあり・・・

でも人が居ると街が「生きているな~」と

実感もできますね(^.^)♪

さて、あなたの職場は、

生き生きしていますか?

上司、部下、同僚・・・

コミュニケーション取れていますか?

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■ホワイトボードで「見える化」
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最近、コミュニケーション不足の会社様を

よく見かけます。

かくいう私もコミュニケーションが得意と

言うワケでもなく、専門家ではないので

その改善が後回しになることも・・・

ですがコミュニケーションさえ

上手くいけば、小手先の改善よりも

断然上手くいくことは多いのですよね(^.^)

先日、「もう辞めたい」と言っていた

事務員さん(アユミさん(仮名))が居ました。

話を聞いていると、

残業や仕事の内容というよりも

その自分の状況を職場の周りの人が

理解してもらえない環境に

ストレスを感じていたようです。

そんなアユミさん(仮名)、

とある勉強会に参加した際に

ホワイトボードに見える化して

残業が減ったという事例を見、

何かひらめいたようで、

翌日から、同僚にも伝えて

ホワイトボードに

その日に行う業務タスクをお互いに

書き出したのです。

使用したのは、
ホワイトボードはA3サイズの縦書きタイプ

ホワイトボード


2名の事務メンバーで

ボードの真ん中へ線を引き、

左へアユミさん(仮名)のタスク

右へサトミさん(仮名)のタスク


本来、自分自身では今日する仕事は

分かっていて、

パソコンへ付箋を貼ったり、

メモ書きしたり工夫しています

でも敢えて、お互いの仕事を

「見える」ようにしたら・・・

何が起きたかと言うと、

声のかけ合い、助け合い

でした。

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■相手の状況が気になる
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タスク管理が見える化すると

相手の状況を把握できます。

そうすると

「あっ今日はサトミさんが
仕事量多そうだな」


「今日はアユミさんの手が
空いてそう!」


と、気づきます。

次に声かけが始まります。

「私、今日は分量少なくてスグに
終わるから●●の仕事手伝ますよ」

「じゃ、●時くらいに資料が来るので
頼めますか?」


別に、●時に来るとか細かいことまで

ホワイトボードに書く必要ないのです。

それは別途「予定表」という共有の

資料で確認できます。

コミュニケーションを取ることが

目的だから、

「会話」のキャッチボールの

キッカケが必要なのです。

Excelの予定表の数字を眺めたり

予定内容を見たり・・・

それぞれが勝手に確認できる

効率化、情報共有も大事だけど

あえて、ホワイトボードに書きだす

予定表以外の仕事も・・・

そんな見える化の工夫が

職場の空気を変えました。

アユミさん(仮名)からはその後

「辞めます」という言葉は

聞いていません。

自分の業務と人の業務の分量

をアナログな方式で「見える化」

することって、改めて「比較してみる」

ことが出来るんですね(^.^)


| 改善の事例 | 08:47 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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