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Kintone活用体験記~その1)デキないこと~

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

桜の季節が終わりを迎え始めると

何だか急に初夏のような暑さが続きましたね。

今日も東京では最高気温22℃だとか・・・

++++++++++++++++++

春すぎて 夏来にけらし 白妙の 
    衣ほすてふ 天の香具山


++++++++++++++++++

(訳)
いつの間にか、春が過ぎて夏がやってきたようですね。
夏になると真っ白な衣を干すと言いますから、
あの天の香具山に
(あのように衣がひるがえっているのですから)。
*****************************************

ではないですが、先週末は私には

洗濯日和となりました(^.^)

さて、事務改善、効率化を行うにあたって

現場の事務を効率化しようとした時、

必ずしも「システム化」=効率化

になるとは限らないですが、

システム化による

効率化の一つに「システム改善」が

含まれることも事実です。

最近、Kintoneというアプリで

クラウド上にカンタンに自分で

システムを作成できる!と聞き

昨年から色々調べ始めました。

そして、とある会社のKintoneの作成を

プログラマーの方へ依頼したのですが

その際に分かった

Kintoneで

「デキること」「デキないこと」

について私なりにまとめましたので

お話ししたいと思います。

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■プロに依頼せよ!
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Kintoneを知った当初、

私が耳にした噂は

「EXCELを作成するかのごとく
様々な表と表をつなぎあわせ
システムのように活用できるように
デキる!」

そんな風に聞いておりました。

が!!!

全く、そんなことはありません。

プログラムです!

素人が少しEXCEL関数が分かるくらいで

デキると思ったら大間違いです。

ちなみに、30日間無料アカウントを取り

チャレンジしましたが、

1時間で挫折しました。

どうしてなのかというと、

感覚的に作り始めてもデキない!

のです。

「何を作りたいか」
「どのようにデータを連携したいか」
「最終的な管理したいデータの使用
 目的は」


を理解した上で、

設計図を作れないと全くススメません。

そして、その設計図を作る際には

Kintoneでどこまでデキるか?

Kintoneでは何がデキないか?

を知ることが大切なんです。

Kintoneで全てが作れる・・・

そんなことはありませんでした。

結局のところ、一部カスタマイズや

一部他社サービスの活用などで

補うことでデキることも多いようです。

このような

・情報を得ること
・設計図を書くこと
・補う箇所を理解し、補うことが出来る技術


がやはり必要だということです!

ここまで聞くと、

それじゃあ、Kintoneじゃなくて

「自社のシステムをカスタマイズした方が
良くないか?」

と思われますよね。

ですが、今まで多くの中小企業で

カスタマイズシステム発注の

代行を行ってきた私にとって、

通常依頼する時の5分の1以上の安価で

作成できるというコストパフォーマンスは

すごく魅力的だったのです。

そこで、2社分のプログラムを発注しようと

考えたのですが、

結局は1社になりました。

なぜ、1社は発注できなかったのか

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■請求書発行は向いていない
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最近では、クラウド上の会計ソフトを

活用する中小企業が

増え始めました。

大手会計ソフト会社は元より、

安価で使える

FreeeやMFクラウド会計

使う所も増えています。

比較的小規模な会社では

こうした安価なクラウド上の

会計ソフトに乗換え

見積、納品書、請求書の発行から

会計仕訳の作成まで

半自動
(※全自動ではないので要注意!
結局精査は必要です)

で行い、効率化を達成している所も多いです。

ですが、ココに落とし穴がありました。

多くの企業の場合、

取引先との契約により、

「請求から入金までのサイクルが違う」ことや

「締め日が違う」ことがあります。

どういうことかと言いますと、

●例 月末〆で45日後入金という契約の場合

3月分の請求書を3/31に発行した際、
2月分の繰越と1月分の入金額と
3月分の請求を明記することが必要となるのです。


※単月請求書形式を使用している会社様も
居られますが、
未収分の管理と告知を徹底することは
経営上大切なことですので上記の〆や
入金サイクルが発生する場合は、
単月請求書はおススメしておりません。


そういった管理がFreeeやMFクラウドでは

デキない為、

会計は安価のクラウドソフトだけど、

売掛管理や顧客管理は、別ソフトを使用

していることも多いのです。

※今後、この繰越管理や締め管理が
デキるようになると更に上記2社への
利用者(社)が増えそうです。

では、Kintoneでそれが出来れば、

顧客管理~売掛管理と請求書発行

行うだけで、独自の方法で管理する為に

何百万や1千万を超えるシステム制作代

を抑えることはデキるのではないか?

と考えるものです。

しかし、そこに落とし穴がありました!

「Kintoneには、PDF出力フォームがない」

いわゆる、印刷形式のフォームがなく

データを(CSV形式で)出力できる

機能があるだけです。

と、すると結局他のアプリや他のソフトや

EXCELを活用しないと印刷できないと

いうことです。

ただし言い換えれば、データの元はあるので

活用はなんとでも出来ます。

ここでプログラム制作者に訊ねてみました。

「〆管理、繰越管理、請求書発行を
可能にしようとすればどうすれば
良いのでしょうか?」

答えは

「プログラムのカスタマイズです!
カスタマイズには数百万かかる
可能性があります。」
とのこと。

むむむ・・・Kintoneにする意味がない!

結果、

請求書発行までを求めていた企業としては

効率化と効果としてメリットを感じないため

Kintone発注は相談途中でストップと

なりました。

しかしながら利点ももちろんあります。

今回の事例はあくまで私が体験して感じた

デキることデキないことです!

活用目的として何を重視、何を効率化

するかによっては、Kintoneの方が

良い場合もありますので、

使いたいシステムの利用の仕方を

具体的にプログラマーへお話しして

ご検討下さいね。

★POINT★
Kintone作成を依頼する時は
プログラムのカスタマイズ最小限に!


次回は、その2)デキること

についてお話ししてまいります(^.^)♪

| 改善の方法・実践 | 09:43 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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