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取引先への相談だけで事務作業が1000分の1

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

昨日は久しぶりにビジネス交流会に参加し

参加者の方の企業発表を聞いていました。

面白い事例もあったので後日

ご紹介したいと思います(^.^)

本日は事務の現場で起きている

「思い込み」によるムダの1つをご紹介♪

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■ 相談したら作業が1000分の1に?!
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事務における現場でのムダの中で

面倒な仕事をやり続けていることは

よくあります。

面倒なことの一つは、「二度手間入力」です。

最近、こんな事がありました。

とある会社(仮にA社とします)が

新しい受注先から頂いた仕事につき

その受注先が印刷したExcel表で

作成された明細を

また自社で入力する必要があって

困っているとのこと。

「事務の手数がかかり過ぎると
利益率が下がる!効率よい方法ないですか」

との事。

まず、EXCELの関数などを使って

入力自体の効率化を上げることは容易です。

しかし、なんだかそれだけではほんの少しの差
(※これも大切ですが)

ちょうど、その取引先の方もいらっしゃったので

A社社長の前で取引先の方へ相談
(※A社の事務員として事前の面識もあったので)

思い切って取引先の方へ質問してみました。

「今、御社から頂いた資料の管理体制について
相談しているのですが、この資料はEXCELで
作成されているのでしょうか」


そうすると、EXCELで作成し、印刷しているとの事

そこで

「例えば、現場では印刷を回して頂き、
EXCELデータをそのまま事務宛てにメール
頂くことは可能でしょうか」


それも可能との事。

そこでダメ押しのもう一つ

「ちなみに頂いたEXCELを加工し
弊社で行った作業履歴を記入できる欄を
作成し、現場で使用及びデータ入力を
しようと考えていますが、
その新たなEXCEL表へ転記頂くことは
可能でしょうか」


そうすると、その取引先の方から

実はどんな作業を行ったかの履歴は
こちらも管理したいので入力したい所です
データ枠すぐに作り変えるので
どんな項目が必要か教えてください。

との提案を頂きました!

聞いてみるものですよね(^.^)

しかも、その入力も行う方向で進めるとのこと

ずうずうしくももう一つ確認しました。

「では、もしかして締め日に1ヶ月まとめて
その入力されたデータを頂くことは可能でしょうか」

答えは、「可能」とのことでした。

但し、新規案件のため様子見が必要ですし
どのような入力データが出てくるかは
確認し再検討も必要!

このお客様への相談一つで
一気に効率化は進みました。

入力項目の軽減
一定期間を過ぎた時にまとめて
頂くことにより頂いたデータの集計と
自社システムへのまとめ入力のみで
請求書発行

毎日50件分(月1000件)の明細入力が

月1回のデータコピペと精査のみ

なる方向性です。

「頂いたデータをどのように入力するか」

で考えるよりも

お客様と直接相談すること
により

お客様にも自社にもメリットのある
管理体制を仕組みづくる
ことが
できるのです。

頂いた資料を眺め、疲弊する前に

お客様との相談してみませんか?

そして、紙資料とのにらめっこから

必要なデータを頂ける方法への

発想へ転換をしましょう!

| 改善の提案 | 09:21 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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