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役割分担と席次の関係?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

今日の東京はどんよりした空模様。

傘を持って出られましたか?

備えあれば憂いなし。

梅雨の時期ですから

突然の雨にも対処できるように

しておくと濡れずに済みますね(^.^)

さて、ご自身がお仕事する時、

その席の周りには

どんな方がいらっしゃいますか?

同僚?上司?先輩?社長?

小さな中小企業では、

事務職は1名だったり、

数名だったりしますが、

事務の方が座る席次を

気にされたりすることって

ありましたでしょうか?

これ、案外大事なことなんです。

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■席次を変えたら業務効率UP?!
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少し大きめの会社だと

部署ごとに机がアイランド型に

固まって配置されているのを

見かけます。

この時、ちょっとした聞き取りで席次を

考えると業務効率が上がります。

その「ちょっとした聞き取り」とは?

その人の「強み」「弱み」を聞くことです。

いきなり「強みは?」「弱みは?」と

聞くのではなく、こんな質問を重ねます。

「趣味はありますか?」
「それのどんな所が好きですか?」

「仕事以外のことでもいいので
 これをするのが好き、得意!と言うものは
 ありますか?」
「逆に苦手なことは何ですか?」


「人から褒められたことで
 覚えていることはありますか?」
「あなたが何かをしたことで
 誰かが喜んでくれたことで
 何か覚えていることはないですか」


「最近もしくは過去の失敗で印象に
残っていることはないですか」
「その失敗から改善の為に
行動したことは何かありますか」


「会社で仕事をしていて、
これは苦手だな。と思うようなことは
ありますか」


と、いうような事です。

質問の答えによって、より具体的に

聞くように質問を重ね、

1)その人の「強み」「弱み」を書き出します。

2)次にそのメモにその強み、弱みによる
会社及び対象者に対しての
「チャンス」「リスク」を書き出します。


いわゆる「SWOT分析」です。
※こちらがSWOT分析について詳しく
書かれています。
 ↓ ↓
https://blog.kairosmarketing.net/marketing-strategy/swot-analysis-20131127/

この質問と結果の事例として
次のようなケースがありました。

<Aさん>
●総務・経理事務パート
●特に得意なことがなく、
●継続的に我慢強く仕事を続けることが
できる女性。
●但し、人の目がないとサボりがちだったり
●人の意見を聞かない傾向がある。
⇒Aさんには、社長の前の席に
座って仕事をして頂くようにおススメしました。
また、総務・経理の仕事を一部シフトし
仕事の進め方もスケジュール化し、
シフトを少し減少する方向
(本人の年齢的な体調の変化も影響)で
提案しました。


他に、こんな方がいました。

<Bさん>
●新しいことを覚えるのは苦手
●ルーティンワークなどの単純作業を
 長時間するのは得意
●考えて動くより指示をもらって
 業務することが向いている
⇒こちらの方には、Aさんの仕事を
一部移行し、ルーティン化しやすい業務を
回すようにしました。
席次は、Aさん横か後ろで
すぐ話せる距離で引き継ぎもスムーズに!


<Cさん>
●EXCELが得意
●業務の流れを考えながら効率よく
 仕事を進めることが好き
●一通りマルチに出来るが、
 本当は一人で集中して行う仕事に
 向いている。
⇒Cさんには、依頼をしたい上司と
 その業務を引き継ぐ同期の間の席
 (具体的には上司を前、同期を横か
 後ろの席になるように)
 同期や他の同僚へのEXCEL指導と
 業務振分けを一部行いづつ、
 「考える必要のある仕事」に集中
 して頂く方向で提案。


もちろん、業務のルーティン化する中での
仕組みづくりも行いますが、
Aさん、Bさん、Cさんの役割分担や
業務上の動線としての席次も大切です!

他にも3名の聞き取りと席次や役割分担を
提案しました

結果、10名分の事務業務のコストのうち
2名分削減し効率がUP!得意分野で
能力を発揮していかれたようです(^.^)♪

ぜひ、SWOT分析と席次を変えてみて
どんな変化が起こるかを試してみては
いかがでしょうか。

| 人材・採用・教育 | 10:04 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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