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事務効率化の本来の目的とは?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先週末に梅雨明け宣言があり、

夏本番ですね。

私は頭に熱がこもりやすく、

アイスノンをしながら寝る日々が

続きそうな予感・・・

ああーー早く秋にならないかな・・・

すでに暑さにめげております。苦笑。

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■事務改善の本来の目的とは?!
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先日お客様との打合せで

事務担当者の方(以下、Aさんと呼びます。)

からこんなお言葉を頂きました。

「これで今までよりラクに出来そうです。」

嬉しいひと言です(^.^)

しかし、気になったひと言がありました。

私が、

「うーーん。手順の所で、マニュアル化
出来ますがちょっと分かりづらい箇所が
残りますね。もっと単純化しますね」


とお伝えした所、

「いえ。毎日大変だったことが月一で
済むので、大丈夫です!私は分かるので」


と言うひと言・・・。

喜んで頂いているのは嬉しいのですが、

“私は分かるので”

というひと言は事務改善としてNG!

属人化にしかならないですから。。

まずは、手順をシンプルに出来る改善を

進めることをお伝えした上で、

そのAさんに次のお願いを

しました。

「私がおススメする事務効率化・改善は本来、
その会社の本来の売上活動にかかる
業務の時間を取る為に事務を効率化することを
目的としています。
事務改善によって、「誰でもできる」となることで
外注することも出来ることで、
よりAさんが売上企画や販売など
Aさんの能力を本当に活かせる時間を
作ることが大切なのです。
ぜひ、『カンタンだから自分で出来る』
ではなく
『カンタンだから他の人に任せる』という
意識で事務効率化を一緒に進めましょう!」


事務効率化することで、業務がラクになる

ということは、巷で良く言う「残業を減らす」

という「時間」を削減するという考えだけでなく

より分かりやすく誰でもできる仕組み

がそもそも大切です!

売上UPの為の企画や、販売手法など

会社経営の中では、

考えること、研究することの時間

必要なのですが、日々発生する

事務処理に追われ、

その時間が取れなくて困っている

という場面をよく目にします。

ある会社経営者は、

「コールセンターは、外注でなく自社で
行い、より会社の企画や営業の状況、
方向性と親身さをもって対応できるように
したいのです。」


と、言っておられました。

コールセンターを外注する仕組みも

ありますが、日々変化するお客様への

対応を臨機応変にスピーディーにする為

その会社様ではそこに「時間とコスト」を

かけることにしたのですよね。

本来、大切に考えたい時間、

時間をかけて行いたいこと、

考えること、判断すること、

そこに集中することが出来る仕組みこそ

事務改善の本来の目的なのです。

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■外注コストを事務作業で判断しない
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外注することが必ずしも良いと言っている

ワケではありません。

カンタンに機械的作業になれば、

外注しやすい仕組みになっていると

いうことです。

そこで外注する時のコストの

考え方として結構間違えている場面を

目にしますので是非お伝えしたい事

があります。

仕組み化された事務業務を外注する時、

そのコストと単純化した事務作業の時間

とで判断しがちなのですが、

そこで判断材料に是非追加して頂きたいのは

『売上戦略の研究時間を買う』

ということです。

経営者の方も営業の方も企画の方も

その時間が必要なのです!

時間って、このように考えれば

買う事ってできるのですよね(^.^)♪

ぜひ、「本来時間をとって行うこと」

価値を考えてみてくださいね。

さて、私ももっと

「誰でもできる仕組み」をコツコツと

作っていかねば!!!

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