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伝える工夫をすることで効率化!~EXCEL編~

こんにちは、

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

寒い、東京寒いです!!(ブルブル・・・)

昨日我が家は少しの時間暖房をつけました。

この冬初!です。

床のカーペットを夏の間外していましたが

そろそろ出番のようです。
(※週末は模様替え決定!)

さて、今日は事務改善を行う中で

「わかりづらいなー」と

つい呟いてしまう事についてご紹介

いたします。

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■ 画像添付でより伝わる工夫を!
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出張や外出中など、

私はスマートフォンで

メールを見ることが多いのですが、

そんな時、出来るだけ添付を避け

テキストベースで内容を伝えようと

するのですが、

これがなかなか伝わらないこと

多いのです。

逆もしかり!!

場面や内容、相手によっては、

文章ではなく画像で送ることが

よりスピーディーに多くの情報を

送ることが出来るのです。

先日、クライアント先の従業員様より

EXCELの関数について質問がありました。

1)作成されたデータ添付
2)自分が関数作成した列の指定
3)関数がわからない列の指定と
 試しに作成した関数のお知らせ


以上の内容のみ送られてきました。

うーむ。これでは、全くわかりません。

何が分からないのか?

その問題点は次の3つです。

●数式の考え方

●わかりやすい事例箇所の指定

●何の為に必要か


という3つです。

では、先ほどの問題点から
具体的にどのようにすると
分かりやすいのか?

次の要領で行って見てください。

●数式の考え方

数式の考えって関数式そのものではなくて、

・判断材料と
・その計算結果を
・どこに
・どのように

出したいのかを伝える式のこと。

●わかりやすい事例箇所の指定

添付したEXCELを全部見てくれ!
とは思っていないでしょうが、

うまく関数結果が出せない事例の
場所などを伝える
ことで、
「今の関数何が問題か」が
分かり、関数に間違いがないかの
検証をしやすくなります。

●何の為に必要か

なぜ、このEXCELを作成する必要が
あるのか?の情報を共有することは
最も大切です。

案外、関数の問題より根本のところで
解決し、

「EXCELじゃなくて●●にしちゃえば?」
と、関数の相談自体無くなる
可能性だってあるのです。

今回は、EXCEL改善が必要だったとして

では、どのように伝えたら

より本来作成したい関数に導けるのか

私だったらこんな画像を添付します。
(注)一部列を「非表示」にしたサンプル画像です
関数サンプル


この添付がなく、EXCEL本体と
下記のような文章が送られてきたらどうでしょうか

「G列に
IF(COUNTIFS(A$3:A5,A5,S$3:S5,S5)>1,"",COUNTIFS(S:S,S5,A:A,A5))
と関数を入れましたが、
これ以上分かりません」

・・・というような文章

「何が?」

何がワカラナイのか?
全く説明が無い。

結果、メールを3回やり取りし、

それでも分からずTELで聞き取り・・・

となりかねません。

先の画像の中で

しっかりと

●数式の考え
●わかりやすい事例箇所の指定


を伝え
●何の為に必要か
はメール文章で伝えると

より良いアドバイスを頂けます。


より伝わりやすくするには?

相手の立場になって考える。

それは一瞬少し手間に感じるかも

知れませんが、

結果、

・連絡時間が短縮
・返答スピードが上がる
・間違いなく仕上がる
・思わぬ別提案を受ける


という効率化につながるのです♪

ぜひお試しを(^.^)♪

| デキる事務員 | 10:38 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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