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担当制廃止のススメ?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

暑い⇒寒い⇒暑い⇒冷たい というような

気温変化が激しい日々、

最近マスクの人増えましたね。

今年もあと2ヶ月。

しっかり自己管理したいものです。

さて、

多くの企業でこんな事に困っていないでしょうか。

いくらルール作成しても

マニュアル作成しても

「見ない」
「無視する」
「更新しない」


ことが発生しやすく、

マニュアル作成をし直すことに

時間やお金がかかることが多い・・・

なぜなんでしょうね。

そんな中、今まで弊所が携わってきた中で

そういった「負」の減少が起きやすい

パターンを見つけました。

----------------------
■担当制の廃止のススメ
-----------------------


「見ない」
「無視する」
「更新しない」

マニュアル化の3しない現象

とでも名付けておきます。(笑)
3しない



そこには色んな理由がありますが

一番多く見受けられたパターンは

お客様ごとの担当制

を行っている会社でした。

担当制=担当が決まっているので

独自でお客様と取り決めた内容が

発生しやすく、

「私は知っている」とか

「記憶しているからわざわざマニュアル
で検索する方が手間」
とか

「色んなパターンがあるから」

などと言い訳が増える温床になる

「私は知っている」
⇒その人でないと出来ない、ワカラナイ

「記憶している・・・」
⇒その人でないと出来ない、ワカラナイ

「色んなパターンがあるから書けない」
⇒書き出す内容が多いから
面倒なだけ(自分のことしか考えていない)

まさしく属人化の温床ですね。

しかも独自に作成した資料の山・・・

会社のサーバー内には

同じような資料なのに担当者によって

形式の違うものがいっぱい・・・

なんてことだらけです。

そんな環境を改善したい!
属人化を無くしたい!

という会社様にオススメしたいのは

担当制の廃止!です。

お客様に担当分けをするのではなく

1)業務や役割で分担をする
2)チーム制にする

という方法に切り替えるのです。

そうする事によって、

業務フローの流れの情報共有が必須になり

チーム内での情報共有が必須になります。


情報を共有しないと仕事を完了できない。

という形にあえてすることによって

属人化は削減できて行くのです。

外堀を埋め、
言い訳できない環境を作ってしまう


担当制の廃止を検討してみては

いかがでしょう?

【注】究極の属人化による
サービス向上などの事例もあるだけに
業務内容や会社にとって大切なことを
まず共有してから検討しましょう!

| 改善の提案 | 08:00 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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