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二度手間はなぜ起きる?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

明後日2/14はバレンタインデーですね。

洋菓子店やデパートなどの

特設会場はすごい人だとか・・・。

私は義理チョコを贈らなくなって

3年くらい経ちます。

ちなみに、

夫は「チョコよりお酒がイイ」と

言ってますが、

「お酒なら毎日飲んでるようなので
敢えてバレンタインに贈る必要なし」

と私に返され、撃沈しております。笑!

最近、やたらイベントが多くて

本当の意味はどこにあるか

わからないまま踊らされて

いるのではないか?と感じます。

ですが、バレンタインはそれを

として告白する勇気を持てる良い機会!

としている点では良い日だな。と

思いますけどね(^.^)♪

さて、そろそろ

ブログ本題にまいりましょう!

-------------------------
■二度手間はどうして起きる?
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事務改善を進めるにあたって

すごく分かりやすい箇所は

「二度手間」を探して改善

することです!

これは普段仕事をしていても

気付く箇所なんですが、

なかなか改善に着手できない

理由があったりします。

1)他者や他所との連携・情報共有

2)使用しているシステムの変更

3)作業内容や手順の変更


が必要になったりして

会社全体で取り決めないと

進まないことも多いため

改善したいけど出来ない

ジレンマで、居酒屋で愚痴を言う

なんて方も多いのではないでしょうか。

では、二度手間が発生するのは

どんな時なのか?

大別すると次の3つになるのです。

1

図を見ると共通点が見えてきます。

「複数の」と言う言葉です。

●複数の入力
●複数の作業
●複数の手順


二度手間は

「複数の」とつくものに

発生しやすいという事です。

例えば、

複数の人への連絡を
一つ一つ行っていないでしょうか。

また

複数のシステムやソフトに
同じような値の入力を繰り返して
いないでしょうか。

複数の人で同じ資料内容を
別々に入力していないでしょうか。

よく

「情報共有が足りないから
効率が悪い」

と聞きます。

確かに情報共有は大切です。

しかし、

情報共有を改善する前に

情報共有しなければならない状況を

分析することが大切なのです。

--------------------------
■やめる→減らす→かえる
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改善を考える時、

最大で効果が出そうなことから

考えるのが基本です。
日本HR協会が推奨している考えより)

やめる→減らす→かえる


です。

そのシステム入力は「やめられないか?」
 ↓
入力するツールの数を「減らせないか?」
 ↓
入力するツールを「かえれないか?」


です。

経験上から言うと、

使うツール(システムなど)を
変えることで一気に入力の二度手間は
減ります。
が、案外過去からの慣習だけで
「入力しなくても良かった」という
ものはあったりするのです。

例えば、

「社長が手書きの帳面がわかりやすい
と言うので記帳を続けています」


と言うとある会社の従業員A子さん。

手書きの記帳とパソコンへの入力の

両方を行うために、

残業をしていたそうです。

やめる→減らす→かえる

で考えると・・・

私:「手書き」はやめれないか?

A子:「やめれません。」

私:「社長は手書きがいいのか
  見やすいものがいいと言っているのか
 どちらでしょうか。」

A子:「・・・。見やすいものです。」

私:「では、手書きのように見やすく
  記帳されたものが印刷されれば
  問題ないのでしょうか。」


A子:「同じように印刷されれば
   大丈夫だと思います。」


私:「では手書きはやめれますか」

A子:「そうなれば、やめれます。」

結果、

この作業は半減以下になりました。
(手書きは入力より時間が
かかっていました。)

「やめれないか?」
  ↓
「どうしたらやめれる?」


を考えることは大切!

これを「減らせないか?」

から考えると、

手書きの書き方の内容を
省略形にする。

だけだったかも知れませんし、

「かえる」から考えると、

より作業の手が早い人に替える

だけで根本解決していないかも

知れません。

・システムでも

・作業手順でも

同じです。

「複数の・・・」がつく箇所を
見つけて

「やめれないか?」から

考えて見ると、

あっと言う間に改善できる方法

見つかるかも知れませんよ(^.^)♪


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| 改善の方法・実践 | 09:29 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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