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色分けするだけでは効果は少ない?!

「原本とコピーが混ざらないように
色分けしています。」

カラー用紙

とある会社に行くと、

同じような資料が次のような
3種類の紙に印刷されていました。

コピー用紙

ピンクの紙

ブルーの紙


「なぜ、同じ資料を3種類も
あるのですか?」


と尋ねると、

事務にて管理している原本に対し、

現場で作業する際にブルー、

変更があった際はピンクの紙

を使用していたそうです。

色分けをする前は、

最終的な指示内容の紙と

コピーが混ざって原本がどれか

わからなくなり、

記載内容の違うものが発生、

結果、指示数量や期限など

途中変更が反映されていないまま

作業をして、クレーム・・・

ということがあったようです。

そこで、事務からの指示原本と

コピーが混ざらないように

「色分け」という工夫をしたようです。

------------------------
■本当に必要なこととは?
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「混ざらないようにする」

という目的では、

色分けは大変有効です。

ですが、

そもそも色分けするに至った原因は

「コピーする」ということが原因

コピーをすると

●コピーカウンタ料が2倍になる。
●色分け用の用紙代が2倍になる。
●変更が合った時は更にコピーと用紙が
 2倍になる
●コピーをする手間が発生する。
●変更があった場合、紙がピンクに
 なるため、FAXできない為、
 内容をFAX用に入力しなおしていた


・・・・なんだかムダだらけに感じませんか?

「そもそもなぜコピーは必要なのでしょうか」

「原本は、事務とお客様との連絡用で
 現場に預けると、無くしたり、汚れたり
 しやすいので、お客様へFAXできなく
 なってしまうのです。」


なるほど、

1)最終的にはお客様に連絡できる
用紙が必要。

(※作業者が確認の為、作業完了時押印)

2)現場と作業内容を共有する必要がある

という2つの目的があるのですね。

これは、「流れの改善」と「道具の改善」

が必要なようです。

そうすると、コピーをしなくても良い

ように思えてきました。

そこで次の二つの質問を続けました。

●原本だけを事務から現場まで
 使用することは出来ないのでしょうか。

●情報共有を違う方法で
 出来ないのでしょうか。



すると、

・原本へ書きこむ書き方にムラが出る
・原本が汚れやすい
・原本が紛失しやすい
・現場作業者は色んな作業場で仕事する
・メモ書きした上で、原本へ後で書きこむ

などなど色んな理由が出てきました。

これらの理由を一つ一つ

「そうならないようにするには?」

を考えていきます。

そうして、次のような改善を
することになりました。

●書き方にムラが出ないよう
用紙を徹底してテンプレート化する

●原本はクリアフォルダに入れて
 現場へ渡し、
 作業内容のモノの流れと一緒に
 次工程へ回すようにする

●分散されている現場の動線を
 変えて、管理しやすい流れを作る

●進捗管理は、大きなホワイトボードと
 モノと一緒に流れてくる指示書で
 共有する。

●原本への記入は、丁寧に書くことで
 報告のための資料づくりをやめる。

結果、

・コピーは3分の1になり、

・色紙は使用しなくなり、

・報告用の資料入力作業廃止

となりました。

しかも、情報共有を1本化したので
個々の資料違いによる情報混乱も
無くなり、


原本以外の資料ごみも削減したのです。

モノを区別するための

色分けは有効ですが、

改善を考える時は、

「なぜ区別する必要があるのか?」

その必要性から

本来の「目的」を知ることが大切です。

改善効果を上げるには

目的を知るための「なぜ?」を

しっかり検討していく必要が
あるのですよね(^.^)♪

| 改善の提案 | 08:54 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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