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えっ未だにクラウド管理していない?!

Dropbox
Googleドライブ
BOX
office365、、、

様々なクラウド上の

レンタルサーバーが登場し、

今では

USBチップを持ち歩く
USBチップ


という事も無くなりかけている現在

ですが、まだまだそういった環境整備を

していない会社はたくさんあります。

先日も、出張先で急なデータ作成が

必要になり、クラウドサーバー内の

フォルダ共有が出来ないかを

確認した所、

「サーバー作成していない」
「メール設定をしていないパソコン
 しかない」

(※ここは特殊で連絡はLINEが主流
 共有のメールアドレスは使うことが
 ないので設定していないとのこと)

結果、

設定する時間もままならなかった為

USBチップを預かることになり

受け渡しに手間がかかることに・・・

このように

共有したいデータがあるけど

そのデータが重い場合、

昔はUSBチップでやCDでの

受け渡しも多かったですが、

今や、

メールやクラウドサーバーでの

やりとりが主流。

しかも、

メールで送る時は、

1)データ圧縮
2)パスワード付与
3)メールはパスワード通知と分けて2通

とセキュリティ的に必要なことだけど

実に面倒くさい。

なお、

宅ふぁいる

ファイヤーストレージ
という

大容量のファイルを転送したり

一時保存しURLでダウンロードできる

サービスもある

これも、ダウンロード期限や

容量制限が発生するので

1)データを圧縮
2)上記一時サーバーへアップロード
3)URLをコピーしてメールへ貼付け


とこれも少し面倒に感じる。

しかし、DropboxやGoogleドライブなどの

クラウドサーバー内で

フォルダを共有していると

作成しファイルを共有するのは、

1)予めフォルダ作成したフォルダ内へ
 共有したいファイルを保存する


だけで済む
(※PC上の「通知」機能により
 保存した連絡をしなくても相手側で
 ファイルが追加されたことも確認する
 ことができる)

このことから、

私はクラウドサーバー内での

やりとりをお願いする事がある。
(※先方のセキュリティのルールや
他のクラウドチャット内で済ませる
こともありますが)

ちなみにクラウドサーバー

利用するのは、

データを他社と共有したいのが

一番の目的ではない。

一番の目的は、

まさしく「サーバー」

PC上に様々な資料を保存せず

クラウド上にあることで

パソコンの故障や買い換えにも

データ移行などの

面倒な作業がなくなり、

IDとパスワードで、

どこからでもデータを

取り出すことが出来る。

ちなみに、私はクラウドサーバーを

利用するようになって、

ほぼノートPCも持ち歩かなくなりました。

クラウドサーバーに対する

様々なセキュリティ的不安があるかも

知れませんが、

そのセキュリティレベルは確実に

上がってきています。

専門家のアドバイスを聞きながら

自社に合ったサーバー環境を

整えておく事は必要ですね。

少なくとも、

USBチップでの受け渡しは

避けたいです。苦笑

紛失リスク

盗難リスク

受け渡しコスト

など、

ありますから・・・・(^.^)

「道具を改善」
「知らぬを改善」

大切なことです。


#事務改善アドバイザー
#高倉 己淑
#事務員が辞めても慌てない仕組みづくりの専門家

| 改善の提案 | 08:42 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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