FC2ブログ

PREV | PAGE-SELECT | NEXT

≫ EDIT

臨機応変が100%の業務はない

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先週末は、仕事で関西出張3件めぐり

ちょうど伊勢方面の仕事もあったので

半日ほど時間を作り、

お伊勢参りに行ってきました!

と、言うのも、

お客様の会社のある土地の

お寺や神社へ挨拶に行き、

ご縁の感謝と

良い仕事が出来るように
見守って頂きますよう

手を合わせることが、

ルーティーンのようになっているからです。

心の持ちようですが、

なんだか見守って頂いて

良い仕事が出来そうな気になるのですよね♪

ちなみに、大きな杉や松の木に囲まれ、

川を眺めていたら、すっかり癒され

マイナスイオンパワーを

たくさん吸収してきました(^.^)

-----------------------------
■臨機応変が100%の業務はない
-----------------------------

さて、お客様の業務効率化が

私の本業となりますが、

業務効率化する上で、最初に行うことは

「業務フローの見える化」

と、言うのは、何度もお伝えしてきていること

ですが、

なかなか自分の行っている仕事について

「ケースバイケース(臨機応変)なので
手順化できない」と言われる事が

良くあります。

実は、マニュアル=手順書

と思い込んでおられる方が多いですが

マニュアルとは、

その業務を行うことに必要な

手順だけでなく
・必要な要素
・必要な判断
・必要なルール
・必要な情報
・必要なスキル

などの

その業務を実行するための情報

を共有しているものなんです。

臨機応変と言えども、

100%臨機応変の業務
なんていうものはない


と私は思っているのです。

しかし、100%ではないにしても

定型化している部分と

ケースバイケースになる時に

必要な「要素」を書きだすことは

デキると私はお伝えしています。

あるかも知れませんが)

でも、まずは

業務で行っていることを

「全部書き出す」という事が大切です。

それぞれの業務には

依頼者がいたり
担当者がいたり
実行日があったり
期日(期限)があったり
方法があったり
理由があったり
コストが発生したり
細かな操作手順があったり


します。

まずは6W2H式に業務を書き出す

だけでも定型化できる部分は

あるのです。
※6W2Hとは
When(いつ)、
Where(どこで)、
Who(誰が)、
Whom(誰に)、
Why(なぜ)、
What(何を)、
How(どのように)、
How much(いくら)

の8つ。

例えば、上記6W2Hを

使って、業務をつなげて見ると

次のようにも作れます。

**************
1)依頼が発生
  ↓
2)●●を確認し、
 資料を作成
3)※作成時は、
 コスト比較を行う
  ↓
4)●●日後までに
5)●●さんへ承認依頼で完了

<特記>
※業務の目的は・・・・
※●●以上のものであること

<手順>
資料作成は次の手順で行う
・・・・
****************

と、いうように
簡単なマニュアルができたりするのです。

あとは、

●必要な情報
●必要なスキル
●選択肢がある場合の判断基準
●ポイント


などをまとめることなのです。

この4つが実は「臨機応変」部分なのですよね

この臨機応変の能力、

スキルに着眼しすぎて

仕事を引き継げないとよく聞きます。

しかし、その前に

まずは、定型化部分をまとめ

臨機応変部分について
「それを行うには何が必要なのか」

という

必要な【要素】や【その具体的なもの】

書き出すと、

どんな人、どんな経験、どんな能力

持つ人、持とうと努力する人であれば

「引き継げるかも知れない」

代わるのです!

マニュアル化できないと

思っている業務を一度

6W2Hで書き出してみませんか?


| 改善の方法・実践 | 09:42 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

COMMENT















非公開コメント

TRACKBACK URL

http://kisook.blog63.fc2.com/tb.php/760-36ba9676

TRACKBACK

PREV | PAGE-SELECT | NEXT