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情報分散で作業モレ発生?!を改善!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

さて、もうすぐゴールデンウィークですね。

弊所も下記の期間でゴールデンウィークの

お休みをいただきます。

***************
 ゴールデンウィーク休暇のお知らせ
4/26(木)~5/3(木)
お休みさせて頂きます。
***************

これに伴い、
4/27(金)、4/30(月)、5/2(水)の3回の
ブログもお休みさせて頂きます<(_ _)>

さて、本題。

とあるクライアントで悩んでいた

情報管理の改善事例を今回

ご紹介させて頂きます♪

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■情報分散で業務増&モレ発生
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販売店と製造工場とが別の県にあり

主な連絡は

メール、LINE、チャットワーク、TEL

というA会社

それぞれがそれぞれのタイミングで

様々なツールで連絡してくる。

それによって、製造工場は

その情報をメールへ転送し直して

様々な業務をこなしていたようです。

んん~とっても非効率ですね。

ですが、実は同じような現象が

起きている会社は少なくありません。

販売店と製造との連絡で
一番必要になってくるやり取りは

1)どこからの依頼で(発注者)
2)何を(商品名)
3)いくつ(数量)
4)どこに(お届け先)
5)いつ(お届け日)
6)どのような状態で(梱包状態等)
7)必要な確認をした上で(同梱物等)

発送してほしいことと。

8)発送の準備は進んでいるか
9)発送は完了したか
10)配達状況は確認できるか


の連絡が多いのです。

そうすると、まず思いつくのは

「発注書」を販売店から工場へ
送ろう!という事です。

ここまでは良いのですが、
それが様々な方法で送られてくるので

工場側ではその情報モレが

発生しやすい状況になります。

欲しい情報をテンプレート化したら

次に必要なのは、

情報管理の業務フロー作成です!

このA会社での改善は

次のように行いました。

1)Googleドライブ内で
 データ保存管理

2)データ保存は、
業務の手順によってフォルダ分け

3)業務の進捗に応じて
フォルダ内データを移動


4)最後に送り状と発送済を
 日付ごとに管理


以上となります。

具体的にどういうことかと言うと

次のような図になります。

情報管理と業務フロー

クラウド上の業務管理のシステム
例えば最近私もイチオシのkintoneなど
を使用している会社もあると思いますが

そういったシステムをお持ちでない

場合もクラウドサーバーを活用し、

多少の人力(ファイル移動など)を

を行うことで

情報と進捗の一元管理を

実現することができます。

「うんうん。うちも似たようなこと
発生している。。。」


という方は、ぜひこれをヒントに

御社なりの情報や業務フローと

照らし合わせて

改善を進めてみてくださいね(^.^)♪




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