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先に図解しようとしない!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

昨日は母の日、

日頃の感謝を伝えることは

出来ましたでしょうか。

プレゼントもいいですが、

気持ちを伝えるだけでも

良いですよね(^.^)♪

さて、「伝える」と言えば、

仕事においても

何かを伝えようとした時、

様々なツールを使います。

代表的なのは次の3つ。

言葉

文字

図解


そんな中、図解で伝える手法って

分かりやすい為多く用いられています。

しかし、伝える相手や場面によって

気をつけないといけない事が

あるのをご存知でしょうか。

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■シンプルすぎて分かりづらい
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ある会社の業務フロー内容を

確認しようとした時に

担当者の方に、

「この部署全体の業務フローや
それぞれの業務明細を頂けませんか」


と聞くと、数日後、

このような図解が送られてきました。

循環図

このABCの文字の箇所には

それぞれの部署内の

大枠の担当業務名(分類)が

記載されているのみでした。

「・・・。」

これでは業務内容を知らない私には

さっぱり分かりません。

何がワカラナイかと言うと、

それぞれの業務には

1)どんな作業が発生しているのか?

2)→で繋がっているのは1方向だけの
循環なのか?(一方通行)

3)その担当業務内単体のみの
作業はないのか?

4)何が出来たら次の作業にいくのか?


・・・・

どんどん疑問が出てきます。

ちなみに「業務明細」は

「多すぎて書ききれません」

という答えでした。

もう、お分かりですよね?

今回の依頼に対して

この図解で提出することの

選択ミスだったわけです。

シンプルな図解は、

最終的なまとめに使われるもの

よくプレゼンのパワーポイント

などで目にしますよね。

パワーポイントであれば

シンプル図解+言葉による説明

で伝わります。


ですが、今回は、

業務の流れ全体や

それぞれの業務明細が欲しい

という2つのお願いです。

その場合は、

一覧表や、

繋がりが発生している場合は

その流れの図解に

繋がっている業務詳細(明細)

をやはり書き足す必要があります。

言葉で説明できる場面

でなければ、

文字をしっかり付け足し

依頼に対してモレなく

伝える方法を選択する必要が

あります。

結構皆さんすぐに図解したがるのですが

図解って、

①流れや繋がり、

②その内容を把握できて初めて

③どのように表現したら良いか?

④でどんな図解で説明しよう


として選択できるものです。

一旦全ての情報を出すことで

はじめて図解のイメージが出来ます。

いきなり図解できる人は

これを繰り返し行ってきて

キーワードや

情報の途中段階で

あてはめ始めている

だけなんです。

でも途中であてはめた場合

最終的に違っていれば

図解し直すことだって

あるんですよ(^.^)♪

図解するポイントは、

「先に図解を選択しない」

という事です(^.^)♪

まとめるのは最後で良いのです。

案外、やってしまっていませんか?

もし同じような事が発生したら、

どんな場面で伝えるのか?

誰に伝えるのか?

どのように伝えるのか?


を意識して、

伝える方法を選択してくださいね♪

より相手に分かりやすく
相手の立場に立って考えてみましょう(^.^)

| 人材・採用・教育 | 08:00 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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