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印紙代ゼロ。印鑑不要の「契約書」作成!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

すっかり秋ですね。

実りの秋、収穫の秋と

いいますが、

ビジネス的には、

来年度の為の種まきと

同時進行されている方も

多いのではないでしょうか。

ちなみに、皆さん

新たな契約が取れた時の

契約締結は、どのように

されていますか?

印刷して、押印?

電子データ?

今日の週の真ん中水曜日、

「おススメの本、文具、商品」の

コーナーは、

そんな『契約書』についての

おススメの商品のお話しです!

では、さっそく行ってみましょう♪

--------------------------
■印紙代不要。実印不要。
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ビジネスの世界でお客様と

最初に取り交わすのは

「契約書」

契約書

この契約書作成で必要な

工程って、

●契約書作成
●契約内容確認
●印紙税確認
●押印・締結


ですが、

この

『印紙税確認』
で、契約内容によって

印紙代がかかることも多いですよね。

ましてや原本2通作成で

各1通づつ保管となると

印紙代は2倍。

また押印の段階で

郵送が間に入ることで

締結までのタイムラグ及び

郵送料がかかりますし、

事務的な手間も増えます。

私も契約書に関しては、

印紙や郵送を効率化できないかと

考えていました。

そんな中、先日

MFクラウドEXPOという

イベントへ参加し、

クラウドを駆使した

様々なサービスを提供している

出展社さんで、

「電子契約書」に関するサービスを

提供している所を見つけました!

電子契約書を使えば、

印紙代「0」円
郵送代「0」円

事務の効率もUPします!

ちなみに、出展していた企業は

次の2社。

●Holms(ホームズ)
●CLOUDSIGN(クラウドサイン)
です。
※他にも電子契約書のサービスは
あるかと思いますが今回はこの2つを
ご紹介させて頂きます。

それぞれの機能はほぼ同じ

ですが判断すべきポイント

1)利用従業員数
2)月間契約書作成数
3)電子署名有効期間
4)各種内部統制・メンバー管理機能 の要不要
5)WEBAPI(他システム連携)の要不要
6)操作性(効率的か)


の6つが一番のポイントです。

書類保管管理やセキュリティは当然

あって然るべき機能です。

そこで、

自社はどのような条件が必要かの

情報を整理して

判断すると良いですよ♪

ちなみに、私は

大抵契約期間は1年以内、

使用するのは私1人。

月10件以内しか契約書作成はない。

という3つの条件で、

CLOUDSIGNを使うことにしました!

何と云ってもコスト「0円」

魅力的(*‘∀‘)

契約継続時は、再契約にすることで

電子署名有効期間をクリアするよう

にすれば使えますしね。

ですが、従業員がいらっしゃる会社様や

法人の場合は、

CLOUDSIGNのスタンダード

オススメします。

書類の編集、削除、作成状況の

確認や管理、承認手続きのフロー


が必要ですし、

作成書類が多ければ、

テンプレート機能は有効
です。

また、共有メール機能

多言語対応もあるようです。

ちなみに他システム連携は

スタンダードでないと連携

できません。


スタンダード月10,000円+100円/件

で使用できます。

ちなみに、

従業員10名以下で月契約件数が18件以上

の場合は、Holmes(ホームズ)の方が

月コストはお安くなるので

月契約件数で判断すると良いですね。

機能はほとんど同じようです。
※詳しくはそれぞれのホームページを
ご確認下さいね。

士業、建設業、

住宅メーカー、IT系・・・

特に、印紙代の高い

請負契約の業種の方には

おススメです!(^.^)/

「契約」は、お客様対応の

大切な時間、印鑑を押して

了承を得て・・・と言うことを

大切にされている企業様も

契約締結以外でのお客様対応

を新たに考え、契約締結自体は

電子で行う!と言う考えに

切り替えていく時では

ないでしょうか。

※ipadを持ち込んで
訪問時に一緒に締結
でもありですしね(^.^)♪

より自由な働き方の為の

業務フロー改善


一つにもなるのでは

ないでしょうか。

では、また来週~♪♪


***************

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