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事務は180度動くだけで完結!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

失敗したかと思った風邪の

ような症状は、実はアレルギー

だったことが判明し、

アレルギー抑制の薬も効いて

スッカリ体調も回復しました。

(えっ?その間休んでいたのかって?
いえ、軽度の症状でしたので
しっかりお仕事しておりましたよ(^.^)/)

ではそんなスッキリした状態で

今週も行ってみましょう!

週末金曜日恒例、巷の改善事例。

今週は、こんなお話しから・・

----------------------------
■聞いて、学んで、入会した!?
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先日、とある小規模事業を営む

経営者の方中心の

勉強会での一コマ。

「3年前くらいに、高倉さんが
企業発表(お仕事の内容紹介)で
事例を話されていたでしょう・・・
180度の動きで済む動線改善!
あの話を聞いて、僕はこの会に
入会したんですよ!」

営業マン


3年前、その勉強会に入会して間もなく

「高倉さん、企業発表してみないか?」

と会の幹事の方に発表の場を

頂き、発表したのを覚えています。

高倉 己淑ってどんな人?

事務改善ってどんなことをする?

知って頂く為に

自己紹介と改善事例Before&After

を20分の持ち時間でお話ししました。

そんな3年前の発表がキッカケ

だなんて、なんて嬉しいことでしょう!

事例を見て、その方は早速

自身の事務所を見直し

モノの置き場を変えたと言います。

そこで、「実は聞きたい人要るかも・・・」

とコチラでその事例を公開することに

しました。

※ちなみに、私から入会を促した事は
一度もありません(笑)

----------------------------
■180度動くだけで完結!
----------------------------


その会社は、卸売りと通販による

小売を行う製造販売の会社様、

事務の方が年末の忙しい時期に

突然退職の意志表明・・・

そんな時にSOSがかかって、

1日の引き継ぎから、

事務業務を外注できる

仕組みにするという

ミッションが始まりました。
(大抵、SOSから始まります(^^;)

そこで、効率化の実施で

最初に行ったのは、

事務環境の整理整頓!

事務デスクのある専用スペースに

不要な過去の資料が溢れ、

資料を広げられない

パソコンデスクに、

デスクから離れたコピー機、

現在使っているものと

過去の保管のみの資料が

混在する棚・・・

ああーー使いにくい。

図解にするとこんな状況でした。
BEFORE

デスクの上にはなぜかパソコンは無く、

手書きの帳面が並んでいました。

専用のパソコンデスクまでは

少し離れ、毎回資料を持って

移動を余儀なくされます。


また、コピー機はさらに部屋の奥

しかも操作板は、

反対側を向いています。

こんな状況・・・
なかなか無いですよね(苦笑)

いやー、ある意味いいモノ見ました!

この流れ、動線環境を

早速改善!!!

1)使う資料と使わない資料とを分け

2)事務の机と社長の机の場所を替え

3)使う資料を事務机の横と後ろの棚へ

4)使わない資料は、会計保管期間と
 契約書保管期間、会社の保管規定に
 応じて、捨てるか、倉庫に保管し

5)コピー機をパソコンの横に設置


上記の5つの手順の整理整頓を
実施し、

このような状態へ改善
 ↓ ↓ ↓
AFTER

この配置にしたことで、

イチイチPCデスクへ移動

することも不要になり、

コピー機の使用は90度椅子の

向きを変え立ち上がるだけ


になり、

必要資料は横の棚に

手を伸ばすか、

椅子を180度回転させて

取り出すかで済みました。

ほぼ、立ち上がることが

なく、移動も1、2歩の環境へ

事務のほとんどの動きは

180度の範囲内で
済むようになったのです(^.^)/
椅子


これですっかり

動きのムダがなくなり、

資料を探す時間も削減

より業務に集中できる環境を

整えた
のです!

一人で事務をこなしていた

事務員さん、発送業務も

手伝われていたて

事務業務を持ち帰って仕事

することもあったそうです。

ですが、私は、1日で引き継いで

数か月は月10日程度、

その後の数か月は8日、

引継ぎ中は月4~6日程度

で事務を行うことが可能になりました。

業務だけを見直していても

非効率な動線環境のままでは

ムダな時間が残ったままに

なります。

まずは、環境を整えて

ムダな動きを削減し、

効率よく仕事が出来るように


することが大切!

しかも、事務1名で行う

環境だったからこそ、

より置き場も集中することが

大切なんです。(^.^)

ちなみに、この環境改善

たった一日で行ったので、

お客様はビックリ!!

スッキリした環境を見て

目を丸くしていたのを覚えています。

(※このあとぎっくり腰になったことは
ここでは省いておきます(^^;)


もちろん、改善のオファーは、

外注事務の仕組み化ですから、

この後更に業務の中身の

手順の見直し、
使うツールの変更
など

効率化を進めた後に
マニュアル化し、
外注の事務代行へ
バトンタッチして、仕組み化
完了!
まで

1年がかりの案件だったのですが、

最初に動線環境を整えたのは

余計な動きを削減し、

ムダな時間を費やさなくした
ことで

より訪問数が少なくても

実務を行いながら改善を進める

環境を作り出したのです。

1人だけの事務環境で

お仕事されている方に質問です。

あなたは

一日に何回、
椅子から立ち上がって
資料を取りに行きますか?



ぜひ、動線環境を見直して

見て下さいね(^.^)/

※ちなみに、事務用の椅子は回転しやすい
椅子がおススメです。


ではまた来週~~!!!(^.^)/


***************
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