FC2ブログ

PREV | PAGE-SELECT | NEXT

≫ EDIT

「ルール」が【思い込み】!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

今年もあと2週間。

年内で終わらせたい仕事が

ありながら、忘年会で飲み会続き・・・

二日酔いで仕事にならない

なんて事になっていませんか!?

飲みゅにケーションもいいですが、

本来の目的から離れないように

ほどほども大事ですよ(^.^)♪

さて、本日も週のスタート月曜日、

改善の手法、提案のコーナーです。

依頼を受けて改善を始める際、

まずは現状を知る為に

経営者や従業員の皆さまから

聞き取りを行うのですが、

しばしば『思い込み』で行っていた

ことに気付く場面を目にします。

そして、その『思い込み』を

取り除いて、自由な発想に変わった途端に

素晴らしい改善のアイデアが自律的に

涌きだすこともあるのです。

今日は、そんな『思い込み』を

取り除く、最もシンプルな方法

についてのお話です(^.^)/

---------------------------
■それ、「思い込み」です!
---------------------------


長年やってきたこと、

上司や先輩から教わって

会社で決められたルールに

のっとって、行ってきた仕事、

マニュアル通りや、

引継ぎの際に細かく手順まで

教わって、その通りに行うことで

与えられた仕事がスムーズに

完了している状態。

そんな状態を疑問視する人は

なかなかいないでしょう。

仕事の効率化を考える時、

案外

その手順や、

道具や、

人の能力の差

着眼しがちです。

もちろん、実際に

手書きをIT化しただけで

進む効率化もありますし、

能力を見分け、適材適所に

配置するだけで進む効率化

生産性UPもあります。

ですが、案外見落としがちなのが

取り決めた『ルール』そのもの

を疑問視
することです。

どこかのタイミングで

その時の理由があって

取り決められたルール、

ルールは絶対的な存在!?

なぜかあまり変わることなく

使い続けられることが多い。

しかし、実は

ルールが出来た理由によっては、

使用期限切れを起こしていたり、

取りあえず決められただけの

ものだったりすることが

あったりするのをご存知でしょうか?

今まで40業種を超える会社の

事務改善を行ってきた時に

感じたこと、

それは、作られたルールを

「徹底することが正しい」と言う

思い込みによるムダ
が多い

という事でした。

例えば、

朝礼は情報共有の場で
大切だ!

と毎朝9時前に

朝礼を行っていた会社、

しかし、パートやアルバイトの方が

多く、10時出勤の人も居る。

朝礼で情報共有は出来切れず、

伝言ゲームの毎日・・・

朝礼が大切なのか?

全員で共有するのが目的

であれば『昼礼』で良いのでは

ないか?

もしくは10時に行えば

よいのではないか?

「朝礼は会社の始業前」

というルールは現状に

合っていなかったのだ!

また、

ある会社では、

始業は9時からになっていたが

始業と同時に電話が鳴り、

前日の終業時以降に

事前に送られてきたメールの

処理もままならないまま

電話対応に追われる状況になり

先にメール予約などの仕事の

準備にとりかかりたいが

なかなか進まなかった。

そうしてバタバタしたまま

仕事は並行して始まり、

連絡が交錯し、

先に依頼のあったものが

遅れる事態を招くこともあった。

手順なのか、能力なのか?

と悩んでいたが、

会社の始業は9時~だが

対外的には10時~
としたことで

この悩みは解消され、

仕事の先入れ先出しが

スムーズに流れるようになった。

会社の始業時間と営業時間が

同じと言うルールを変えただけだ。

ある会社では、

通帳記帳を経理担当者が

行っていた。

一人で事務を行っていた担当は

週に2度、時間を作って

通帳記帳へ銀行やATMへ行く。

その時間は往復で30分~1時間

しかし、その会社は

仕出し弁当を配送する会社で

配送しながらATMに

立ち寄るだけで通帳記帳は

すぐできる。

今やネットバンキングで

通帳記帳をマメにしなくても

見れる時代だが、まだ

その仕組みがなかった頃、

配送の人に通帳を預け、

記帳だけ行ってきてもらう仕組みに

変えた!
(※売上の入金だけがワカる
通帳で、その他の入出金は別)

事務担当が行わないとイケない

と思い込んでいたルールを

変え、事務に集中できる時間を

増やした。


ある会社では、

仕事待ちのパートさんが

いつも数人暇そうにしていた。

上司からの仕事の振分けを

待っていたのだ。

しかしパートの方にはまったく

悪気はない。

「上司から仕事は依頼される」

というルールが絶対だと

思っていただけだった。

これを、手が空いたら、

空いた人が仕事を確認する

ルールに変えるだけで

「待ち」時間はなくなった。

さらに、次にすべき仕事を

ホワイトボードで見える化

することで、

「聞く」時間も削減した。

「口頭で指示する」と言う

思い込みもなくしたというわけだ!

これは、週に●回行うこと!

これは、●●の次に行うこと!

これは、●●担当が行うこと!


実に色んなルールがあるが、

それ、実は従い続けることが

正しいなんて、「思い込み」です!
思い込み


----------------------------
■思い込みを取り除く方法とは!?
---------------------------


ルールとして作られた時点で

永遠と思ってしまう呪縛が始まる。。。

それ、賞味期限(使用期限)切れ

起こしていませんか!?

新しいルールを作ることはしても

前からあるルールを変える発想

なかなか思いつかないことが

多いようなんですね。

これが古くからの慣習による

「思い込み」です。

これを取りのぞくのは、

実にシンプルな方法です。

それは、

「なぜ?」

と問いかけるだけです。

このルールはなぜできたのか?

その理由を知った途端、

「あれ、今にそぐわないな・・・」

と気づき始めたりします。

案外、ルール自体を変えるだけで

一気に効率化
することが

出来ることも多いのです。

新しい年を迎える前に

一度、今ある社内のルール、

見直しませんか?

今週も改善が進みますように♪

では、また来週~!!


***************
12/28~1/6まで冬季休暇を
頂きます!

お問い合わせメールは。
365日対応しています。
  ↓ ↓
お問い合わせへ

| 改善の提案 | 08:00 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

COMMENT















非公開コメント

TRACKBACK URL

http://kisook.blog63.fc2.com/tb.php/860-c1045504

TRACKBACK

PREV | PAGE-SELECT | NEXT