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業務フローを「見える化」

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

また台風が近づいているようですね。

秋の行楽シーズンですが、

台風で延期や中止も多そうです。

例に漏れず私も休日を使って

トレッキング(ほぼ散歩)を計画中。

早く台風が過ぎ去りますように・・・

さて、今日は先日依頼を受けた

「業務フローの確認とマニュアル化」

お客様より了解を得ましたので

今回、事例として

ご紹介させて頂きます(^.^)♪

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■模造紙と付箋とマジック
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今回のご相談者は、

司法書士事務所のA先生(仮名)

からでした。

こんなことに悩まれておりました。

「新しく人を雇いたいのだけれど、
一人でやって来て、マニュアルも何も
無い状況・・・。
指導する時間もなかなか取りにくく
どのように教えていくと良いか
困っています」


そこで私が提案させて頂いたのは

「業務フローを新人さんと先生と
私で作成、見える化しましょう!」

と言う事。

必要なのは、

模造紙と付箋とマジック!

それでスッキリ分かるのです。

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■「見える化」は過程から!
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最初に何を始めるかを説明したあと

始めて行きます。

取り決めは3つ

1)A先生が行っている業務を話し、

2)B子(仮名)さんがそれを付箋に書き、

3)私が不明点を質問しながら、貼る


4つの業務フローを完成させたい!

との事でしたが、

一番わかりづらかった

「成年後見」という業務フローが

90分でこのように完成しました

成年後見業務フロー

進め方、貼り方は次のとおり

1)一番上の付箋は、向かって左から右へ
 大カテゴリーの業務フローを書き出します


2)そのカテゴリーごとの業務の手順を
 それぞれのカテゴリ付箋の下へ(上から下へ)
 書き出していきます。

3)枝葉で分かれる内容は付箋の色を変え
 分かりやすくします

4)作業の際に使うツールを確認します
 (EXCEL?Word?システム?)


5)必要書類は「原本」なのか「コピー」なのか?
 その部数も確認し、付箋に記入します
 (※写真では赤ペンで「原1」と書かれたもの)

6)最後に、「先生でないと行ってはいけない業務」
 に印をつけて頂きます


以上をどんどん

先生に質問をしながら聞き出します。

そのうち、B子さんも質問を始めます。

「それって、先日作業したあの操作の
ことでしょうか?」

「そうだよ」

なんて会話が飛び交います。

手書きを行うので、

漢字の間違いにも気づきます。
(※似たような言葉で
まったく意味の違うものは
漢字を聞くことで理解できます)

この業務フローが完成した時には

B子さんはすでに

業務の全体を把握すること出来ています。

なにせ

●耳で聞き

●手で書いて

●口に出し

●目で見ている


のですから

5感の内の4感を使っています。

単に出来上がった

マニュアルを見せられるよりも

この短時間での作成が

B子さんの理解度を深めます。

それは、一緒にその

進捗を仮想体験するのと

同じなのですから(^.^)

A先生も、業務を伝えながら

再認識したことや

もっと効率化した方が良いことや

B子さんに何を依頼したら良いか?

が見えた!と喜ばれておりました。

マニュアル化には1ヶ月かかりますか?

もちろん、細かい作業工程などの

マニュアル化をするには

1ヶ月~2ヶ月をかけることもあります

しかし、カンタンな手順は

この90分で十分情報共有できるのです!

気合いを入れてマニュアル化を

進める前に、一度

業務フローをみんなで

書きだしてみませんか?

「見える化」すると、

人によっての手順の違い

二度手間

非効率


まで見えてきますよ(^.^)♪


| 改善の事例 | 08:42 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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不要レシートの活用法

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

先日の関東への台風上陸、

ヒドイ爪痕を残して一過しましたが、

まだまだ台風きそうですね。

通勤、通学などの交通手段を

使っての移動時には影響が出そうなので

より余裕を持った行動を心がけないと

いけませんね(^.^)

天気予報と交通情報は常にチェック!

ですね♪


さて、

今朝の情報番組でも取り上げられていて

私も以前Facebookでご紹介していたように

思うのですが、

コチラ、

レシート

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■「不要」の活用!発想の転換
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ロッテリアの足柄サービスエリア店の

カウンター下に

不要レシートを入れるBOXが3つある!

そんな事が話題になっています。

これは何かと言いますと、

不要なレシートを使って

サービス向上の為のアンケートを

実施
しているのです。

接客が

「良かった」
「普通」
「悪かった」


の3種類。


お客様の視点からすると、

わざわざアンケート用紙に

書き込む手間もいらないし、

お店側としても

不要なレシートの回収と

それぞれのBOXに入った

枚数でカウントするので

わかりやすく、

コストも集計時間も削減!

発想の転換!!!

アンケートの内容を

よりシンプルに、

そして集計が「カウント」で行っている

ということから生まれた

この方法。

●何を聞きたいのか?(目的)
●どのようにして集計するのか?(手段)

その「手段」を変えた!と言う

改善事例ですね(^.^)♪

自分の仕事をこのように分解して

見直すと、

「何を変えるか?」で

改善が出来ます(^.^)

そこでまず

イチイチ行っていて面倒な

雑用から省略できること見つけても

面白いのではないでしょうか(^.^)

まずは、やってみる♪

| 改善の事例 | 09:28 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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「その使用許可取れていますか?」

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)

5月も今日が最終日、

振り返ると私の5月は、

インプットとリラックスの月でした。

そのインプットで、

村山昇先生
(キャリア・ポートレート コンサルティング 代表
職種:組織/人事 ・コンテンツプロデュース ・マーケティング)

のセミナー「コンセプチュアル思考」のワークショップを

2回受講してきました。

※コンセプチュアル思考とは
自分の仕事・キャリアに
を与える「意」の思考のことである。

コンセプチュアル思考図解

  ↓ ↓※詳しくはコチラから
http://www.conceptualthink.com/


講義内容に関してはこちらからご覧下さい
  ↓ ↓※「講義録」より
http://www.conceptualthink.com/#!lecture/z5bgi


今回、こちらの内容もさることながら

事務改善のポイントとして

私が着目したのはこの答案用紙でした
 ↓(注:村山昇先生ご本人に承諾を得て掲載しております)
使用承諾書

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■答案用紙のウラ面を活用
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今まで、セミナーに参加した際、

アンケートが配られ、そこに

答案の掲載許諾を得たりする内容を

コメントされているものもありましたが

「ワークショップ」の回答自体を

A4一枚のオモテ面(各自の発表清書)

ウラ面(使用許諾について※上記画像)
※しかも、裏面の右隅に記載され、
出来る限りオモテ面に影響しない作りに
なっていました。


が記載されている形式は初めて目にしました。

アンケート以外のワークの内容を

提出して頂くと言うのも、

あまり見ない(私は初めてでした)パターンで

その使用許諾をウラ面に記載することで

オモテ面だけの片面印刷で許諾をもらうよりは

後で使用する際の加工はほとんど不要です。

しかも文面も丁寧で、使用目的も書いてあります。

Blogやホームページへの掲載だけでなく

執筆物にも使えると言うものです。

こんな「事例」の集め方、ありそうで

あまり見た事なかったので、新鮮でした。

後で許諾連絡などの必要もないのですから。

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■受講者の内容を共有化
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更に、ワークショップは

大抵が4~6人程度のチーム編成で

幾つかの島が出来ます。

そうすると、同じチームの発表しか

ほとんどの場合は見聞きできません。

案外、受講者の方の発表内容の中でも

多くの学びを得ることが出来るため

もっと見てみたい!と言う欲求

は、受講者側にもあります。

使用許可を頂くことで、そういった共有も

可能になり、

更に、サイト上で復習することもできるの

ですよね(^.^)♪
※講師だけの宝物で終わらない所が
素晴らしい!


※5/25のワークショップの様子に
その発表例が記載されています
  ↓ ↓
http://www.conceptualthink.com/#!みんなのコンセプチュアルワーク-160525-~思考テーマ:成長とは何か/ybtza/5747d0400cf29bc2c826a704


セミナーアンケートの掲示を見るより

各段にその閲覧の「意味」も生じますし

セミナー内容に興味も出ます。

今後はアンケート内容ではなく、

受講者発表の「事例」の情報収集と

その活用法が、セミナーやイベントを

開催する講師、主催者にとってもっと

見直されていくのではないでしょうか

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壁の穴は「デザイン」と「機能美」?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

ゴールデンウィークで緩んだ気持ちも

そろそろ引き締めエンジン全開!って方も

多そうな5/9(月)ですね(^.^)

旅をしていても、

気になる機械やモノを見つけると

すぐに写真を撮りたくなるのは、

職業病と言うより、改善フェチと言った方が

良いかもしれない高倉です。笑

先日お伝えしていたように、

本日は旅先で見つけた気づいたことの

第2弾!

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■壁の穴は「デザイン」と「機能美」
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旅先のパリ郊外、朝から観光地を訪れ、

昼にはパリ市内へ戻ろうとしていた時、

お腹が空いて、駅の近くの

サンドウィッチのお店へ

しかし、そこはサンドウィッチと言っても、

食パンではなくバゲットに

野菜やハムやチーズ、鶏肉、ベーコンなどを

挟んだものが主流
(※ちなみに食パンに挟んだものもありました)

他には、タルトやマフィンも数種類置いていました。

そこで、注文をしている時に気づきました

「あの壁、何?!面白い!」

サンドウィッチ屋の壁

壁にくりぬかれた穴が10個・・・

よく見ると、

一つ一つに番号が書かれていて

その穴の中には、メニューの番号にある

サンドウィッチが積み上げられていました。

これは、お店の商品の特徴を活かした

機能的な作り
になっています。

厨房を見えないようにしつつも

店先へは、どのサンドイッチをどれだけ

出来たか一目瞭然!

不足しているメニューも一目瞭然!

もちろん客からも見えているので

急いでいるなら出来ているメニューを

注文すると早いですよね。
(大量の作り置きをしていないお店ですので
美味しさと鮮度も安心です(^.^))

店先のショーケースの中に

並べているお店はたくさんありましたが

このパターンは初めてでした。

何しろ、ずっとショーウィンドウ内に

入っていないので

バゲットが冷えすぎておらず

作りたてで美味しく頂けました(^.^)

棒状のバゲッドだからこその

この穴を使ったアイデア。

しかもデザイン的にもお洒落です♪

う、美しい・・・。

思わず写真を撮ってしまいました。

仕事の上でも

ヒントになること満載です。

「一目瞭然」

「仕分けカンタン」


これはよく考えることですが

店の雰囲気と商品にマッチした

「デザイン性」の高い事例は

なかなか無いです。

当分、この「くりぬきスタイル」が

何かに応用できないか?という考えが

頭から離れ無さそうです。笑

| 改善の事例 | 08:46 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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必要なものが無い時にどうするか?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

ゴールデンウィークも終わり、

本日からお仕事の方も多いようです。

ですが、本日出勤しても明日からまた

土日・・・休みが続きますね。

中小企業の経営者の方は「ゾッ」とする期間

かも知れません。苦笑。

さて、

実は私はこのゴールデンウィークを使って

パリへ行ってまいりました。

今回パリは2回目でしたが、この旅を通じて

感じたことを2回に渡って書きたいと思います。

今回は、タイトルのとおり

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■必要なものが無い時にどうするか?
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今回、パリで様々なことで

自分が思っている「当たり前(常識)」が
通用するとは限らない!


という事に気づかされました。

まず

ホテルに着いて早々、

「ケトルがない!」

夫が何やら叫んでいます。

※念のためケトルとはこういう物です
 ↓
ケトル

ホテルの部屋を予約した夫は、

冷蔵庫を置いていないことは

知っていましたが、まさか

ケトルが部屋にないとは

思っていなかったようです。

実は冷たい飲み物が苦手な夫は普段から

お湯を沸かして、白湯、コーヒー、紅茶を

飲みます。
(※ちなみにお酒類は好きですが常温です。笑)

特に朝は、

寝起きに白湯を飲むこと

が夫の大事な日課(ルーティーン)なのです。

このルーティーンが崩れると調子が出ないそうです。
(※神経質なのでこの辺頑固です。笑)

「ホテルの部屋にケトルが無いなんてありえない!」(いきなり夫の常識は、パリで崩れました。( ゚Д゚))

ちなみに、今回宿泊したホテルは

4つ星でそこそこ良いお部屋

フロントに言えば何とかなるのでは?

「ケトルを持って来てくれないか(※英語で)」

伝えると、

ホテルにケトルは置いていないという返事

どうしたものか?と悩む夫にひと言

「無ければ、買えばいいやん!」

と私。

そうです。無いことに不満をずっと募らせていても

解決しないのですから、

有り難いことにパリの都市部に宿泊し

近くにスーパーもありました。

早速、スーパーへケトルを買い出しに!

購入したのがコチラです(^.^)♪
  ↓※ちなみに26€
ケトル-2

必要なモノがあれば、買う!工夫する!

どちらかだと思います。

今回は買う!と言う選択肢。

これでストレス解消されるなら安いものです(^.^)

夫も普段は、私が出張の時に荷造りしていると

「荷物は最少にして、不足あれば買えばイイ」

なんて助言してくれているのに

自分ごとになると、その言葉を忘れているようです。

今回の件は、

2つの要素が含まれていました。

1)「常識」の概念は必ずしも共通しないこと

2)必要なものが無い時にどうするか
と言うことです。

「当たり前」と感じている事も含めて

事前にホテルに確認することが必要でしたし、

無ければ、「買う」か「工夫する」かの行動で

解決するという事です。


通常の仕事においても

自分が思っている「当たり前(常識)」を相手にも

知らずに求めていた為


伝わらなかった事。

困った事
はないでしょうか。

必要な道具、必要な人材が無くて困ったことは

ないでしょうか?

自分が求めている必要度、重要度、コストから

問題解決は出来るのです。

「●●が無いから△△できない」
ではなく

「△△するにはどうしたら良いか?」
「●●を買う?」
「××を●●の代わりに使う?」


など考えていく必要がありますよね(^.^)♪


ちなみに・・・

このケトル事件で私たちはホテルの従業員で
ちょっとした噂になっていたようです。
ホテルを出る日に荷物を運んでくれた方から

「あのケトルはどうするんだい?」と聞かれ

「ケトルは置いていくので、自由に使ってくれ。
従業員の誰かで持って帰ってくれてもイイ」

夫は応えたそうです。笑。

※次回は、「壁の穴は「デザイン」と「機能美」」です(^.^)
(来週(月)更新予定)

| 改善の事例 | 11:46 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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