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BOXファイルの「穴」?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

溶けてしまいそうな夏の陽射し・・・

夜に寝る前は、おでこに

冷却シートを貼っています。

暑さ対策、大切ですよね。

さて、

皆さん、お持ちの文具、

正しい使い方出来ていますか?

実は「今まで知らなかった」

というような

その文具の形状の意味・・・

今日はそんな

文具「あるあるネタ」の一つ

--------------------
■BOXファイルの「穴」?!
---------------------


実は私もほんの数年前に

気づいたくらいの事。

事務でよく使われている

BOXファイル・・・

こういったものです

BOXファイル


使ったことないですか?!

よく、書類棚にこのBOXが

並んでいる風景を様々な会社で

見られますが、

先日久しぶりに、

このような置き方になっている会社様を

見ました。

【注】下記画像はサンプルの為に
弊所で撮影したものでお客様の棚ではございません

BOXファイル

わかりますでしょうか?

本来ならこのように並んでいるはず

BOXファイル-1

それが、一番右のファイルだけ

前後逆向きなのです。

「穴がない!」のです。笑。

たまに両方穴の無いタイプもあるようですが、

実はこの穴、

ここに指を入れて、

BOXを棚から

引き出しやすくするためのもの

※こんな風に・・・
BOXファイル-3

案外この「穴」の意味に

気づいていない方思ったより

多いのです。
(はい。数年前まで私もそのうちの一人でした)

最初にこのように
BOXファイル

置いていた会社の担当者に

「なぜ、このファイルの向きは
逆なのですか?」


と尋ねたところ、

「えっ?向きってあるのですか?」

と逆に質問されたくらいです。

ちなみにふBOXファイルの上部分の
斜めカットも逆向きになるので
分かりそうな気もしますが・・・(苦笑)

なお、私の場合、全て穴を後ろに

向けていたりしました。(^^ゞ

----------------------
■意味を知ると、代用できる
---------------------


いつも使っていながら、

実はその「モノ」の機能、

形状の意味って、

案外知らないこと多いなと

思います。

意味を知ることで、

代用品を使って工夫出来たり

することもあったりしますから

その「モノ」の意味を知り

使う目的を明確にする
ことで

モノも最大限の活用が

される
ように思います。

身の回りで使用しているたくさんの

「モノ」達、

なぜ丸いのか?なぜ四角いのか?

など

たまに考えてみると楽しいかも

知れません(^.^)♪

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「文具メーカー社員が自腹で買った文具グッズ」イベントへ行ってみた!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

さて、先週の木曜日の夜に

東京有楽町のdocomoラウンジにて

「文具メーカーの社員が
自腹で買った文具グッズ」

というイベントが開催され、

参加してきたのですが、

使えるグッズをたくさん知ることが

出来ました(^.^)♪

面白いのが某文具メーカーさんの

主催に関わらず、他社製品も

バンバン出てくる所です。

懐が深い!!!(≧▽≦)

************

使える文具を選ぶ時のコツ

************


文具好きからすると、

「可愛い~」

「楽しい」


という感覚で選んでしまう事も

よくあるのですが(笑)

やはり大事なのはココですよね!!

イベントでのスライドより
 ↓ ↓
イベント1

【自分の使い方を知る】
  ↓
【道具の違いを知る】
  ↓
【ピッタリの道具を選ぶ】
  ↓
【仕事がはかどる】

(なるほど、共感!!)


***********

注目した3つをご紹介♪

***********


中でも私が早速イベント会場の

ブースに置かれた道具を

触って、試して、「使える!」と

感じた3つはコレ!!

1つ目は、
シャチハタ製品『シクオス』

なんと朱肉のフタが印鑑マットと言う優れもの!

外出先、訪問先で

押印することの多い

営業マン、士業の先生方

保険の外交員の方など

最適な商品
だと思います(^.^)♪

イベント2

nobrand シヤチハタ シクオス ステーショナリー その他 ローズピンク(21458510)nobrand シヤチハタ シクオス ステーショナリー その他 ローズピンク(21458510)
()
NoBrand

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2つ目は
IDEA製品「エアロフィットサクサ」です。

この製品、何が違うか?

それは「切れ味」もさながら

段ボールを切る時にでも

手への負荷が少なく、

ラクラク切れるのです。

文具メーカー社員さんいわくは

「ガムテープなど粘着質なものを
切る時のくっつきもなくスムーズ」


段ボール処理、

梱包、

再利用

などを行う作業時
にはかなり便利です!
イベント3

イベント4

FR17092 ハサミ<エアロフィットサクサ>(グルーレス刃) ハサ-P250WFR17092 ハサミ<エアロフィットサクサ>(グルーレス刃) ハサ-P250W
()
iDECA

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最後に
サンスター文具製品「はりトルプロ」

これは、ホチキスの針を

ラクに取れる道具です。

「大げさだなー。
ホチキスの背中の突起で
針は取れるよ」

ホチキス


と、お思いの方おられませんか?

そこに私も同意見でした。

そしてわざわざ別の道具を持つのも

チョット・・・と

思っていたのですが、

実際に試してみて驚いたのがコレ!

5枚以上を綴じてるような資料の

ホチキスを取る時は

ホチキスの背中部分でも

取りやすいのですが

2~3枚の書類のホチキスの針を

取る時って、

紙が破れやすい
のです!

でも、この「はりトルプロ」は、

いとも簡単にスッキリ取れ、


何より使ってみて

「気持ちイイ~」のです。

資料などをファイリング、もしくは

スキャンする際にホチキスの針を

取る作業が出ますがその際に

使える道具ですね。


そんな作業の多い業種の方は

是非おススメです!

イベント5
   ↓ ↓ ↓
サンスター文具「はりトルプロ」


以上、

「文具メーカーの社員が
自腹で買った文具グッズ」


の一部抜粋をお届けしました(^.^)


他にもたくさん紹介頂いたのですが

一部抜粋でごめんなさい(^^;

なにせ

私目線での紹介ですから(^.^)ご了承を!


是非、あなたの使い方に合った

文具を見つけてくださいね♪


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あなたはどのタイプ?(手帳編)

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

11月に入りクリスマス商戦、年末商戦

突入ですね~。

一気に年の瀬ムードが漂います。

さて、そんな中

今年も発売されましたね。

日経Assosieの「最強の手帳術」
アソシエ10月10日

※余談ですが、今回の雑誌掲載の中に
あのプレミア日本酒で有名な
「獺祭」を生んだ社長のインタビューも
掲載されています。

さて、話を元に戻します。

************

「もっと自分管理ができないか?」
と悩む方へ

************


手帳・・・私、毎年悩んでいました。

でも結局選ぶのは毎年同じもの。

でも今年は違います。

今年はスマートフォン管理に

切り替えたからです。

実は、毎年買っていたものは

①見開きで月間スケジュールが
書き込める12ヶ月+3ヶ月が掲載


②その次のページからは
見開きの左へ週間で時間軸管理
右へメモ

③最終ページはメモが書き込める


以上の要件を満たしているもの
でした。

しかし、

毎年、手帳を見ると

①と③しかほど使っていない・・・

そうなんです。

「もっと自分管理をしたい!」

と思って、

時間管理タイプを購入するのですが

結局は、

①の中に時間も書き込めるので

それで事足りるのです。

そして、③に至っては、

あとで、何をメモしたのか

見ることがほとんどなかった

という事実
→重要な事はすでに
仕事にかかり、その成果物を
データ保管等していた。


→もしくは付箋を貼りつけ、
付箋を作業中にPCへ貼り、
終わったら捨てるを行っていた。

目標と

実際に活用していることは

違うのですよね(^.^)

しかも、実際に活用できる部分こそ

フォーカスすべきだと思うのです。

************

あなたはどのタイプ?!

************


今は、メモは、CamiApps

付箋を活用

スケジュールはGoogleカレンダー

で統一し、手荷物を減らすことに

したのです。

しかし、手帳で「スグ」書きたい!

全体のスケジュールを一瞬で

把握したい!手書きが好き!

と言う方にはまだまだ『手帳』の

有効性はあります!

そこで、私、今回の

日経ビジネスAssosieさんに

書かれている手帳タイプを

図解にしてみました。

何にフォーカスするか、

手帳のどんな部分を活用


しているのか?

などから参考にしてくださいね

手帳の使い方図解


ちなみに、

工事関係、印刷会社、

プロジェクトリーダーの方など

1ヶ月以上かかる工数が発生し、


期限管理を徹底したいお仕事の方は

『ガントチャート型』がおススメです!

営業職やTodoメモが多い方は

『週間時間軸型』が使い勝手は

良いかと思います。

あとは、自分の趣味嗜好なども

入ってきますよね。

詳しくは『Assosie』の中身を

ご覧いただくかとより参考に

なるかと思います(^.^)


ちなみに今回

Assosieを購入したら、

こんなケースがプレゼントで

付いていました。

二つ折りにしても

広げても使える

手帳に挟める文具ケースです。

ペンケース1

ペンケース2

ペンケース3

うん。これは使えるな!!(^.^)


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【測る】を効率化!!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

昨日(10/19)は、東京神田にて

「TOC(制約理論)のセミナー」を開催

いたしました。
TOCセミナー

このセミナー、何より

『体感する』ということを重視していて

業務改善をする上での

着目すべき「ボトルネック」を見つけることを

『身につける』感覚が素晴らしいのです。

ですので、頭を使って勉強するというよりは

シミュレーションゲームの中で体感する為

職人気質な社長や従業員の方も

すっごく分かりやすい!!

参加者同志の業務フローを一緒に

見直し、アドバイスし合う場もあり

他者を客観視することで、

また自分の業務にも跳ね返ってくることも

あります。

是非また東京開催をしたいと思っております。


さて、業務改善と言えば、

最近、こういったものを購入しました!

※すでにfacebookでは、写真や投稿を
しましたが、敢えて活用法をお伝えします。(^.^)

**************

 定規型マスキングテープ!

**************


私の背表紙ラベルのスタンダードは

今や、「マスキングテープ」

なぜならファイル自体は「一時保管」

ほとんどであり、

最終的にはデータ化するので、

ファイルを使い回ししやすくするためです。

しかし、ここに来て、

面白いマスキングテープを見つけました
(※facebookの投稿を見て即買い)

それは「定規式のマスキングテープ」です。

masuking-1

このマスキングテープ

もうすでに「ピン!」と来る方も

おられますよね?

何が良いかというと、

『モノをそこに置いただけでサイズが測れる!』

ということなんです。

事務作業の中でよくあるのは

発送業務に関わっている方

ですね。

また印刷業やアパレル関係の会社では

工場内でバンバン使用できるのでは

ないでしょうか?

例えば、、、

masuking-2

こんな風に、机にマスキングテープを

縦横に貼っておくことで、

角を合わせるとあっという間に、

縦横のサイズが分かります。
(※高さのみ測る必要あり)

この写真は箱の場合でしたが、

縦横サイズだけで良い場合は

どうでしょう?

モノをそこに置くだけで測れる

という効率化に繋がります。

さっそく、お客様にお話しした所、

すぐに工場で使用され、喜ばれました。

測る際に

「メジャーを取りだす」

「測る」(何工程ある?)




「そこにモノを置く」という

1工程にできるといいですよね(^.^)

※ちなみに私のおススメは
黄色の数字が記載されているマスキングテープ
なぜなら、テープ自体が目立つので使いやすい。



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CamiApps活用術!!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

急に寒くなってきましたね。

我が家も夏用の掛け布団から

薄めの羽根布団の登場です。

目下、気になる衣替えのタイミングは

「いつからブーツを履くか?!」です(笑)

さて、先日

品川KOKUYO様にて行われた

「CamiApps」のイベントで

CamiAppアンバサダーの方3名に

交じり、

私なりの活用法と今後の期待など

お話しさせて頂きました。

アンバサダーの皆さまの

お話しも添えて

まとめてお伝えしたいと思います。

************

手書きユーザーの効率化

************


各、活用の発表を聴いていて

感じたことは、

まず第一に、特に良いと思われるのは

●『手書き』ユーザー向け

だという事。

・図を書く

・手書きでメモをとる


ことや、そういった手書きの

必要性がある場合向きだという事。

例えば

・営業訪問時の聞き取りメモ

・コンサルティングでの図解を
織り交ぜたメモ


・打合わせ記録


などです。

これらを

書いてチェックする!【書く】の

ワンアクションで

タイトル付けから

クラウド保存や

メールを【同時】に行える

という良さ

しかし、そこはやはり手書き!

OCR機能は現在で80%の読み取り力

読み取り保存形式は

・画像(JEPG)
・PDF
・テキスト情報付きPDF

と3種あるが、

テキストはまだまだ

文字化けが多いため

あとで修正が必要にもなる。

ですので活用としては

【手書き】のままを保存し、
テキストデータは簡易メモ
とする

使い方がベターな感じです。

※現在更なる開発をすすめられているので
どこまで改良されるかに期待大!!


*************

EverNote(エバーノート)と
相性が良い!!

*************


私は、DropboxやGoogleドキュメントで

データ管理を行っていますが、

CamiAppシリーズは基本的に

EverNote(エバーノート)と相性が良いです。

それはデータを保存する際の

「振り分け」が自動で出来るからです。


例えば

私は、CamiAppsアプリ上で

下記のようなアクションマーカー

の設定を行っています。

フォルダ

そこに「タグ」管理として

私の場合、

●打ち合わせ
●キャミアップ使用テスト
●研修・セミナー・勉強会
●業務タスク
など

を登録している。

そうすると、

アクションマーカー登録にて

振分けのタグも選択しておくことによって

(※アクションマーカー設定は、
一度に複数の動きを設定できます。
メールとドロップボックスとカレンダーなど)

エバーノートでは、

その設定次第で

勝手に「タグ」の連携も行われ

そのタグの中にデータが保管される仕組み

なのです。

エバーノート


これが、他のクラウドだと

「CamiApp」のフォルダ内に

1ファイルずつ保存されるだけなのです。

こんなイメージです。



とは言え、

CamiApp内には保存されているので

「検索」機能を使用すれば検索は容易です

osusume

という事なのです。

**********

活用法!!

**********


活用法の中で

「面白い!」と思ったのは、

CamiAppアンバサダーの内山直樹氏が

話しておられた

「手書き」ブログを自動UPする!
という方法でした。

OCRで読み取れなかった文字の

修正は必要になるかも知れませんが

パソコンに入力する手間を格段に

省くことが出来る感じです。
↓下記、内山氏からデータをお借りしました(^.^)
  内山さん、ありがとうございます!!

内山氏-1

内山氏-2


※下記、内山氏がCamiAppsへ
手書きした内容がアップされた様子です。
(タイトルが「コクヨ」ではなく「コクタ」と認識
されていますね(^.^))
 ↓ ↓ ↓
内山氏ブログ「九惑星時代」より



なるほど、エバーノートを活用して

自動アップの仕組みを作るようです。

※今度チャレンジしてみます(^.^)

その他、

私の活用としては、

●業務タスク

●付箋活用でポイント部分のみ
 ノートから取り外し可能

という使い方もしています。

husen
  ↓ ↓ ↓ データ保存されると・・
husenn2

***********

今後の期待

***********


今後の期待としては、

●手書きの「見積書」活用

●ボールペンの色分け

●フォームの自動作成

●複数ページに及んだ際の
 連結

●軽量化、薄型化

●サイズ違い


などの意見が出ていました。

なお、開発は順次進んでいるようで

フォームのカスタマイズ機能

ボールペンの改良

システム連携など

行われているようです。

道具は工夫と活用次第で

より効率よく使うことが出来ます。

まず使ってみることで

自分なりの効果的な活用方法が

見つかるかも知れませんね(^.^)

そんな面白い活用方法が

見つかった時はぜひ、教えてくださいね♪








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