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スキマ時間の使い方

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^^)

週明け月曜日、いかがお過ごしですか?

私は今週土日は、体調不良もあり

自宅に引きこもり、ゆっくりしました。

そして、週明け月曜日、

午前中は、知人に改善を手がける

会計事務所様をご紹介頂けるとの事で

提携出来ないか打ち合わせへ。

3年前に事務改善を手がけた会社の

改善効果を目の当たりにされ、

クライアント様にご紹介したいと

言って頂き、

今回引き合せて頂きました!

こんな風に言って頂き感無量です。

結果が次に繋がるのですね。(^^)

その後、昼から関西へ出張。

前泊です。

昼からと言っても、

15時出発の新幹線。

午前中に駅前の診療所に

薬を処方して頂き、

お昼ごはんを食べたら13時半

1時間半を

どう過ごします?

今日は、私のスキマ時間活用を

お話します。

ーーーーーーーーーーーー
◼︎連絡するか、休むか
ーーーーーーーーーーーー


基本的には、

「連絡する、書く」
・メール確認、送信
・チャットワークやメッセージ確認、送信
・電話連絡
・ブログを書く

「休む」
・カフェに入る
・マッサージに行く
※空いた時間をゆっくり過ごす

のどちらかです。

客先への訪問、

事務所での仕組みの作り込み
※やり出したら止まらないので
最低2~3時間要します。

ですので、今回は

1時間半の空き時間

お昼を食べて事務所まで

徒歩12分、往復24~5分

移動に10分だと残り50分、

1時間もないので、
事務所に戻らず品川駅へ!

ーーーーーーーーーーーー
◼︎移動が長い時は休む!
ーーーーーーーーーーーー


新幹線で関西へ、

そこでどうしようか?と考えました。

私は、基本的に「連絡」は

移動時間
に行います。

移動の電車の中でほぼ終わります。

今回も新幹線の時間が長いので

その時間にメール内容をゆっくり

確認も出来ますし、ブログも書けます。

と、言う事で空き時間を「休む」へ!

そうすると、見つかるものですね。

なんだかカフェが騒がしく感じ、

静かな休める空間を探していたら

「フットセラピー」のお店がありました。
↓↓
フットセラピー アトレ品川店

※ちなみに、ボディマッサージも
しています。
あと、思いのほか、隣のカフェの店員の声が
うるさかったですが、苦笑。

品川と言えば、

靴磨きも有名ですが、

スキマ時間カフェでスマホを見るより

ゆっくり休めるように感じます。(^^)
※カフェより高くはなりますが、、

最近、マッサージにもなかなか行けず

凝り固まった足や肩、

気持ちも一緒にほぐれ、

気分よく新幹線に乗れました♫

スキマ時間をうまく活用して

集中力を高めて良い仕事

したいと思います。(^^)

スキマ時間は何をしていますか?

| 情報 | 16:08 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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聞いているようで聴けていない?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

東京の空もやっと晴れてきましたね。

でも空を見上げるとまだまだ

夏の空模様。

うろこ雲が見え始めたら

更に秋を感じそうです(^.^)

そんな中、昨日は京都へ

京都商工会議所で

経営者支援を行う職員の方々の

研修を見学させて頂きに

行ってまいりました。

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■今の私に必要なこと!
-----------------------


研修タイトルは

「ホスピタリティコミュニケーション研修」

講師はプロファシリテーターの

原 由紀子先生
HP:http://www.harayukiko.com/

今までに1400回を超える研修講師を

行ってきた実績を持つだけあって

聞きやすく、

事例内容がどんどん出てくるΣ(゚Д゚)

研修の進行も

大変勉強になったのですが

その話はまた別の機会に!

とにかく内容が本当に良かった♪

長年仕事をしていると、

分かっているつもりでやって

しまっていること、

分かっていたはずが、

出来なくなっていることが

あったりする。

気づいて、改善しての繰り返し。

今回の内容も「今の私」に

必要なことだった。

研修の内容は

要約すると、

事前の期待値を超える
顧客サービスではなく
顧客ホスピタリティの方法


というような内容だった
その中で

「ホスピタリティとは?」
「相手の本音を探る聴き方とは?
「質問の手法」
「効果的な伝え方」


というノウハウを学べるというものだ。

中でも今の私に必要だったのは

「相手の本音を探る聴き方とは?
「質問の手法」


案外出来ていない自分に

気づくこともできた。

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■聞いてるようで聞けていない・・・
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まず相手の本音を聞くには

アクティブ・リスニング
(積極的傾聴)


が必要!とのこと。

この説明のなかで

・先入観・思い込みを排除して
聴く!

・要約・確認・繰り返しで
内容を理解する

・感情・価値観・背景まで聞き取る

(共感・承認・肯定的な表現の質問で)

という3つのことを話していた。

もちろんこの中で

質問をしていくことで

更に深く聴ける
(研修では、それを『訊く』と表現)

私は「はっ!」とした。

案外、聴く時や質問をする時、

・自分の先入観、入れてないようで
入っている。


・自分の思い込んでいる答えに
誘導しているような質問のしかたに
なっている。


・否定的な聞き方をしている。
(NGワードを連発していたようだ。苦笑)

結局の所、

聞いているようで聴けていない

いうことがあったと言う現実・・・

まだまだだな・・・と自分を

振り返る。

図解してみると

こういう事だと思う。

積極的傾聴の図解


うーーん。

まさしく「0姿勢」

そして、質問力を更に

強化したいと本当に思う。

そもそも

本当の悩み、本当の問題点

相手が本当に必要としている事は


情報をどれだけ聞きだせるのか?

とそのポイントにどれだけ気づけるか?


がないと、そのあと伝えても

本当に役立つ情報・提案・アドバイス

にならないからである。

過去にも学んだことであっても

今、この研修を見学した

タイミングは、何か私に欠けていた

忘れていた 大事なことに

気づかされたという事だ!

このブログを読まれたあなたも

そのタイミングなのかも

知れませんね(^.^)♪



※原由紀子先生は
関西を中心にで「問いかけBar」
などのイベントも行っているようです。
私もまた参加してみようと思います。(^.^)
はらゆきこ氏facebook


<お知らせ>
手書き派のためのデジタルノート
CamiAppS のイベントで登壇いたします(^.^)♪
詳しくはこちら
 ↓ ↓
★『CamiApp Sを大解剖!!~ビジネスのプロ登壇!数字で語るCamiApp S~』

| 情報 | 15:40 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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クラウド系会計ソフト導入検討の【3つのポイント】

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

東京は急に「秋」がやってきました。

窓を開けて寝ると夜中に・・・・(寒っ!)))

季節の変わり目は体調管理に特に

気を付けなければ・・・と感じました。

さて、今日は、

今どきのクラウド系会計ソフト比較

について!

事務周りを効率化していく上で、

会計ソフトへの入力業務や

出納帳の入力など、

出来ればもっとラクになる方法

を知りたくなるのは当たり前。

事務作業という間接経費は

抑えたいのも経営者のホンネですよね(^.^)

そこでクラウド系会計ソフトを導入するか

クラウド系会計ソフト

迷っている方へ3つのポイントを

お伝えします♪

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1)困りごとを出す(それにかかる時間も)
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まずは、クラウド会計で何がラクに

なるかを知ることです。

何に手間がかかっているかを検証

してみましょう!

例えば・・・

●通帳の記帳、コピー
・・・会社から遠方の銀行へ通帳記帳をしに行く
  それをコピーして税理士さんに渡しています。


とか・・・

●現金出納帳を入力しています。(EXCELで)
・・・それを見ながら会計ソフトに入力しています。


とか・・・

●ネットから仕入れをしたり、消耗品を購入して
いるが、カード払いの為、
納品書や領収書を印刷しておかないと
何を買ったか分からなくなっている



●売上先が多く販売管理ソフトで
請求書発行も行っている
会計入力の際、顧客ごとの
月合計入力を行っているが件数が
多くて困っている


●支払業務があり、その支払の
一覧表をExcel作成し、それを元に
会計入力・・・一度に出来ないだろうか?

など

事務周りの「困りごと」を書き出します

そこにそれにかかる

およその時間を書いておくとよいでしょう(^.^)

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2)その困りごとは本当に解消されるのか?
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私自身2年近くクラウド会計ソフト
(私は個人事業主でfreeeを使っています)

を使い、お客様へも導入検討をしていて

感じたこと・・・

それは、

クラウド系会計ソフトの良さは

『自動連携』と『自動仕訳』

それが出来ないことが多い場合は

要検討!

まずは、一番手間がかかって困っていること

これが「どのくらいラクになるか?」

が大事です。

下記の3つを困りごとに照らしあわせて
1)2)に該当すれば導入検討することを
おススメ
します(最初は分かりづらくても
数か月後には一気にラクになります)

1)自動連携して自動仕訳できる
⇒時短の可能性(大)

2)Excel表をクラウド系会計ソフトにUP可能
 ⇒時短の可能性(中)

3)クラウド系会計ソフトにup後、
別途登録や確認が必要

⇒逆に時間がかかる可能性も・・・

4)今、使っている会計ソフトとの相性がイイ
 ⇒入出力がその会計ソフト独自のフォームが
  自動生成され出し入れカンタンであれば
  時短の可能性(中)・・・確認作業分析など作業分断の為

※この自動仕訳も案外
「この仕訳だよね」的に自動で
仕訳表示されたものに
OKであれば『登録』していく作業が
発生することも多い。
一つの支払い先で異なる勘定科目に
なることもありますから(^.^)


まずは、手間がどれくらい軽減されるか?

困りごとが解消されるのかを

その部分の機能を確認してみましょう!
(無料体験版で確認したり、問い合わせしてみると
分かります)

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■出来ないことを知っておく!
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クラウド系会計ソフト、

いいことばかりではありません。

日進月歩でより使いやすくなっていますが

なにせ「進化中!」

出来ないことや分かりづらいことも

あることを知っておきましょう!

2015年8月28日時点で

出来ていないことは

●間接経費の自動振分(仕訳生成)
⇒大会社向けではないのが分かりますね
⇒製造部門の経費勘定を使っている会社は
 使いづらくなりそうです。

●請求書の前月繰越分表記
⇒請求書をソフト内で作成することで
売上計上も自動化できるのですが、
未入金分の繰り越し表示ができない
請求書フォームになっています。

●楽天・YAHOOで、ネット売上が
上がっているものの自動連携

⇒Amazonは自動連携できるものの
日系のネットショッピングサイト2大巨頭は
自動連携できません。

●複合仕訳の自動仕訳
⇒支払いの手数料引き、
入金の手数料引き、の場合
手数料を入れた複合仕訳は
計上されたものを『修正』する形で
手作業が発生します

など、まだまだありますが・・・

その他その会社によってデキること
デキないこともありますので詳しくは
検討しているソフトのホームページや
体験版
でご確認下さいね。

●MFクラウド会計
●freee(フリー)
●弥生オンライン
●Crew(クルー)

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■おまけ:比較表
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ここで、もう一度言っておきますが

クラウド系会計ソフトは

まだまだ「進化中」!

不具合も出ることもあるかも知れませんが

『イイとこ取り』をしてみることは

アリ!かも知れません。

今のところ、通常使っている

困りごとの解消でどれだけ効率化が

図れるのかが?が肝
になります。

今お使いの会計ソフトとの連携が

出来ない場合は、まだ導入しない方が

賢明
かと思います(^.^)

ということで、どのクラウド系会計ソフトが

よいか?の比較表を作成してみましたので

検討ください。
(他のクラウド系会計ソフトは私の認識では
使えないな・・・という印象でしたので省略)


ちなみに、小規模中小企業で弥生会計を現在
使用している会社用で作成してみました。(^.^)
※モノによっては勘定奉行、
会計王などとの連携も出来るようです。

※2015年8日20日現在の比較です
比較表

上記を見ても、やはり今導入するなら

MFクラウド会計かfreee(フリー)をおススメします。

※部門管理、補助科目など企業的に
扱いやすいのはMFクラウド会計が現在のところ
良いと思われます。


ちなみに私は、確定申告まで

スムーズに出来、

事務にかかる作業量は3分の1になりました(^.^)

コンサルタント業にはかなり向いている

と言えます。(^.^)♪


最後に・・・

**************
絶えず変化を求める気持ちと
不満こそが、
進歩するために最初に
必要となるものである。
 ~トーマス・エジソン~
**************


<お知らせ>
★9月9日 19:00~21:30
品川コクヨショールームにて
「CamiAppS」のイベント開催されます!
参加費無料です。
(※私、高倉も少し登壇いたします)
「手書き」で効率化を促す、デジタルノートの
活用や進化を聞いたり、体験できます。(^.^)

ノートの進化を目のあたりに出来ますよ♪
  ↓ ↓
 ※参加お申込みはコチラ
http://connpass.com/event/18818/

| 情報 | 09:33 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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EXCELを同時に使いたい!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

先週末からお盆休みに

突入している企業もありますが

弊所は8/13~8/16までお盆休みを

頂きます。

・・・という事で、

8/14(金)のBlogはお休みです。

facebookをされている方は

こちらをご覧ください。

プライベートを含め

気ままに投稿しております。
  ↓ ↓
https://www.facebook.com/kisook.takakura


さて、

ちなみに本日の内容は

「知ってるようで使えていない
便利ソフト!」です(^.^)


私、効率化の仕組みづくりの際

EXCELを結構活用しているのですが

行き詰っていたことがありました。

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■同時に開いて使う!
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「高倉さん、うちの会社は
社員がそれぞれ個別のファイルを
沢山持っていて、
似たようなデータファイルがバラバラにあり
集計が大変なんですよ。
データも増えすぎますしね。」


サラリーマン


というような相談は結構あります。

EXCELを効率的かつ効果的に

使うには、

企業において

個別の資料を入力している間に

集計してしまうような仕組みが

必要だったりします。

また複数人が同じような

データ内容を別々で入力している
こと

・・・・これ、何度手間になるのでしょう

個人ごとには1回かも知れませんが

社内的には人数分・・・

ムダがたくさんありそうですよね。

そこで必要なことは・・・

それは、

同時に開いて編集できる
EXCELシート!!


※詳しくはこちら
スプレッドシート

です!

どういうことかと言うと、

Excelで作成した管理表があるとします。

この表は誰でも見れるように

社内サーバーに入っていたとしても

その中身の入力をしようとした際、

一人がそのExcelファイルを開いていると

もう一人が開けないのです。

ですので、社内ではこんな声が

聞こえます。

「●●さん、今△△管理表開いていますか?
今使いたいので一旦閉じてもらえますか?」


はい。この会話が社内で起こっている方

今回のお話しは有用です(^.^)

この会話を解消し、

複数人でも一度に編集出来てしまう

方法があるのです♪

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■Googleスプレッドシートを活用!
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私はまだまだ

分からないことだらけだと

反省することが多いです。苦笑。

これは、Googleを活用している方、

企業はすでにご存知の方も多いのですが

Googleスプレッドシート

ってご存知でしょうか?

Excelと同じ表計算ソフトなのですが

Googleスプレッドシートを使うと

なんと、複数人での同時編集が

可能なのです!

やり方はカンタンです。

どうしてもWindowsのExcelに

慣れている私はこんな風に使っています。
(Googleスプレッドシートのメニューバーに
まだ慣れないです。(^^ゞ)

1)WindowsのExcelで表を作成
 (関数などもここで加工)

2)Googleドライブ(Google内のサーバー)へ
 1)のファイルを保管


こうすることで、

複数人でファイルを共有及び

編集が出来ます。


・・・・

さらに効率化につながる事を

見つけてた私。
(実はすでにGoogleドライブは使用していた。笑。)

日々、事務分野も目まぐるしく変化していますが

●どんなことをしたいのか?

●何に困っているのか?


そんなことを叶える為に

相談したり、発信したり、検索したり・・・

そして、

現状の「慣れ」の効果に甘んじず、

未来を見据えて

変革を恐れず、

まず試してみる
とその良さにも

悪さにも気づけると言うもの、

まずは1アカウントを取得し

試運転してみることから

始めてみても良さそうです♪

※ちなみに1ユーザー月額500円
からアカウントを取れるようです(^.^)

なお、Googleの回し者ではございません。笑。

★カンタンに動画で活用法を確認しよう
  ↓ ↓
動画でみるツールガイド


では、お盆休みで

日頃の疲れを癒して

お過ごし下さいね♪

| 情報 | 09:53 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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【自由研究】でファンづくり?!

こんにちは、

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

いつの間にか台風通過とともに

梅雨は明け、夏本番ですね。

巷では、子供達の夏休みの宿題

その中でも【自由研究】について

自由研究

最近では各企業が題材提供をする

イベントや、工場見学、キットの販売など

子供達のハートを掴む

『ファンづくり』合戦が始まっていますね。

このニュースを見ると、

子供に戻りたくなります。

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■なかなか見れない「現場」見学
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是非、小学生以下の

お子さんがいらっしゃる方は

お子さんを連れて、参加してみては

いかがでしょうか?

なぜなら、大人もしっかり楽しめる工夫満載

企業のものづくりの現場や、

整理整頓された工場内の見学

など自身の仕事や社内の改善の

事例を目の当たりにすることも

デキるのですから(^.^)♪

★下記のサイトで工場見学の
一覧が見れますよ(^.^)

 ↓ ↓
http://www.walkerplus.com/spot_list/sg0110/

http://koujoukengaku.info/

(ああーー私が行きたい!
しかし一緒に行く子供がいない!
大人の社会見学に申し込むか(^.^))

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■HPでも自由研究材料公開!
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ホームページ上でも自由研究の

手助けをしている企業もありますね

例えばクックパッドさん
 ↓↓
なつやすみのたべもの自由研究

というページを作り、

動画まで提供しています(^.^)♪

サントリーさんが出している
  ↓ ↓
水の自由研究

も理科の実験を思い出します

面白いところでは、

東京都立図書館さんのHP、

111枚のアイデアカードから
題材を選ぼう!


という企画。

そういえば図書館ってあまり

利用していませんでした。

本屋やAmazonで購入してばかりでした。

ちょっと見方が変わりました。


自由研究・・・なんだかワクワクしますね。

そこには、様々な工夫や

大切なことを分かりやすく伝える

仕組みが満載。

まずはこの夏、私は

図書館に行ってみます♪


追記)
夏休みの観察日記用に
朝顔を購入するお母さんの姿を
ホームセンターなどで見かけましたが
今頃花は満開でしょうね(^.^)
朝顔

あの朝顔は、
この夏を過ぎるとどうなるのだろう?
観察日記の「その後」の動植物の
生育が気になる私です。

| 情報 | 08:22 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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