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「気づく力」

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先日、2年伸ばしていた髪をバッサリ切り、

スッキリ爽快!更に仕事をサクサク

進めるよに頭もクールビズです。笑。

さて、先日資金繰り改善のコンサルタントを

されている先生のお話しを聞きに

勉強会へ参加しました。

「えっ?高倉さん困っているの?」

と思いましたか?

いいえ違います(^.^)

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■「気づく」には「知る」が必要
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なぜ、資金繰り改善の勉強会に参加

したかと言うと、

それは「気づく力」を養う為です。

事務効率化・・・というと

「時間削減」「コスト削減」という印象ですが、

その前に「数字の意味を知る」ことって

大切なんですよね。

単に「時間を削減する」と言う目的だけでは

会社に取って最終的に『利益』に繋がる

効果を発揮するとは限りません。

また

「コスト削減」を目的にしては、

本当は必要だったコストを、むやみに

削減したりしかねません。

実は、『目的』を理解する為に

事務を行っていて目にする

「数字」の意味を解読し、

何をすべきか?が本当の意味での

<改善>に繋がる
のです。

それが「事務」から発信できる改善になる!

ということです。

自分自身が事務を行うことで目にする

数字・・・

その数字の増減がどんな事を

告げているのか?それを知り

「数字の声」を聞けるようになったら、

より早い段階で経営者へ報告、相談を

行うことができるようになると思いませんか?

そのためには、

数字が告げる「声」

にはどんなものがあるかを

『知る』ことが必要です!

そこで、その声に気づく為のポイントを知る

「情報」が必要になる!と言うことです。

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■突然の取引先の倒産・・・
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今回聞いた中で初めて知ったこと。

それは

『債権譲渡」という手続きのタイミングについてです。
(※法律のことには詳しくないので
気をつけるポイントのみのお話しです)

中小企業が経営危機に陥る理由で

よく聞く話の一つに

「取引先の倒産」があります。

●A社にB社が商品を売り、
商品代金が未収、(B社はA社の債権者)

●B社はC社より商品を購入し
商品代金が未払い(C社はB社の債権者)


債権譲渡


という状態の時に、

「A社が倒産した!」という連絡が入ります。

そこでB社はC社に支払が出来ずに

倒産危機・・・・。

ここで有効になるのが

『債権譲渡』の手続きを行う!ということ

だそうなんです。

しかし、これが何より『手続きスピード』が命なんです!!

なぜ速さが必要かというと、

多くの会社は銀行などから「借入」を行っています。

その場合、もちろん貸している銀行や

A社の他の取引業者からも

A社への債権を回収しようと動きだします。

ぼやぼやしていたら、

A社からの債権は回収できなくなります。

そこで、B社はC社へA社の債権を譲渡し、

C社でA社の債権を回収できるように

手続きをするのですが、

この手続きは、

受付の『先着順』でどこから先にA社から

債権を回収できるか?が決まるというのです。

ということは同じ日なら、「時間差」で決まるのです。

「えーーーっ」Σ(゚Д゚)

これはスピード命です!

しかもこの手続きは、

東京の「中野」にある

「東京法務局民事行政部債権登録課」でしか

受付ておりません。

もちろん素人がすぐ手続きをカンタンに出来る

ものでもないですから、

すぐに、専門家(弁護士、司法書士、行政書士)に相談

手続き頂くことが必要ですね。

※詳しくは下記のサイトなどでも紹介されています(参考まで)
  ↓ ↓
●債権譲渡について
●債権譲渡の通知方法
●債権譲渡登記の申請(法務省)


なお、書類作成はこの場合B社C社で行いますが

B社からA社に「債権譲渡をしました」というような

通知が必要となるそうなので、この点も

しっかり覚えておきたい事ですね。

この手続き自体は専門家に任せるにしても

こういう方法がある事。

今困っていることとその情報が繋がること

「気づくこと」は経営者に取って宝なのですよね。

是非、

まず「知る」から「気づく力」

を養いたいものですね(^.^)♪

| デキる事務員 | 12:23 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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「サンプル」と言う名の最強マニュアルを作ろう!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

7月に入りましたね。(もう4日目ですが (笑))

暑さが厳しくなると、気をつけたいのが

熱中症。

夜間寝ている時の温度調節を

しっかりしておかないと

朝起きた時にぐったり・・・

なんて事もありますので要注意です。

我が家では除湿を27℃くらいに設定したまま

朝までエアコン付けっ放しにし、

枕元にはお水を常備し、

熱中症対策を行っております。

くれぐれもお気を付けくださいね(^.^)

さて、

先日、クライアント先の従業員さんの

日報を読んでいると、

「作業手順の認識に違いがあり
マニュアルに書き込み共有します」

とありました。

マニュアルに書き込むこと自体は

全く問題ないのですが、

マニュアルを作成しているのに

なぜそういう事が起きるのかな~?と

疑問に思い、ミーティングの際に

マニュアルについてのポイントを

おさえているか?を確認しました。

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■ マニュアルも6W2H
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ホワイトボードに

マニュアル作成のポイント!

として下記の8項目を記入しました。


1)いつ  (When)
2)何を    (What)
3)誰が   (Who)
4)誰に   (Whom)
5)何のために(なぜ) (Why)
6)どこにある    (Where)
7)どのようにして (How to)
8)どのくらいで (Howmuch/
Howlong)


そして、

「これらがマニュアルの中に
網羅されていますか?」


と聞くと、

やはり考え始めました。

結局のところ、

手順としてのタイミング

1)いつ


2)何を
7)どのようにする


という項目はほぼ記載されているが

3)誰が4)誰に 行うか?
5)なぜ 行うか?
6)それはどこにあるのか?
8)どのくらいの時間、期間、金額なのか?


の情報が一つや複数抜けてるようです。

そうすると、それを見る側にとっては

情報として不足した内容になり、

結果、

「口頭の引き継ぎ」や
「慣れ」によって覚える
ことになり
いつの間にか自分流へ変化し、
書き換えが起きなくなるのです。

そうすると、

手順の共通認識はできなくなる・・・

のですよね(^^;

まずは、マニュアル作成の基本項目を

覚えて欲しい所です。

しかし、こうしてマニュアルについて

考えて見ると、文字での認識には

限界がありますね。

なぜ、マニュアルを見なくなるのか?

それは

“手順は慣れると覚えるから”

“じっくり読み込まないといけないから”

うーーん。そうですね。

マニュアルの必要性はあるのですが、

作りとして本当にそれで良いのか?

最近では、マニュアルの作りとして

超アナログだけど一番分かりやすいモノとして

「サンプル作り」をススメています。

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■デキる事務員はサンプルを作る
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マニュアル、

チェックリスト、

サンプル、

と似たような言葉が出てきます。

簡単に言うと、

●マニュアルは
「詳細な作業手順書」

●チェックリストは
「モレなく業務を行うための確認一覧」

●サンプルは
「全く同じように記載(準備)すれば出来る
資料や写真の複写にポイント等を
書き込んだもの」


と、いうことはですよ・・・

『サンプル』に手順の数字を入れ、

チェック項目ごとの吹き出しで
説明書き

があれば

全てが網羅されるのではないでしょうか?

例えば、年末調整時期に税務署から配布される

これも、記載のサンプルです。
(年末調整時期に税務署から送られてくる記入例)

年末調整


現に、別のクライアント先へ

このサンプル作りをススめた所

「業務の引き継ぎ説明なしで
見て出来る仕組みになりました」


喜びの声を頂いております。

受発注のあるような会社の発送業務においては

●送付状の書き方サンプル(確認サンプル)
●専用納品書の書き方サンプル(確認サンプル)

とか

記載方法だけでなくても良いですよね

●会議の会場セッティング
と言った場合に、例えば

セッティングされた画像に、

①ホワイトボード
②ホワイトボードのペン3色
③ホワイトボードイレイサー
④プロジェクター
⑤コの字型
⑥1テーブル2席づつで参加者分設定
⑦水(ペットボトル500ml)用意
⑧予定議事録設置


という説明が、その画像の
セッティングされた場所に矢印や吹き出し

記入されている


たった1枚で一目瞭然!

説明

8項目のチェックリストに
配置の正しい置き方が画像で
瞬時に理解できる!と言う事です。

これ、よく見かけるのは

建築現場や製造工場現場の

服装チェックシート

に使いですね(^.^)

より多くの情報を一瞬にして受取り、
モレなく進める!


と言う点ではサンプルは

なかなかの優れものです!

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■タイミングと業務フロー
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但し、サンプル作成は

一つの作業が一目瞭然になりますが

その作業をどのタイミングで行い

どんな業務と繋がっているかが分かりません。


また、

いつ、どれくらいの期間で?が抜けることもあります。

ですので、

●「業務フロー」の図解(図面)

●スケジュール管理表(週間、月間、年間等)

は必要になりますね(^.^)♪


最後に、

「それって全部紙ベース?」とお考えの方、

手書きで作成したとしても

すべてPDF化すればデータ化可能です。

以前にBlogでお伝えした

ハイパーリンクマニュアル化と

連動すれば、探す手間の無くなりますね(^.^)

サンプル作りにより、本当に誰でもできる

シンプルなマニュアル化が

進むのではないでしょうか。





| デキる事務員 | 16:45 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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「見える化」で「自働化」

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^^)

熊本の地震、まだまだ安全が確保しきれない

状況(余震が続いている)ですね。

道路の陥没箇所、土砂崩れもあり

物資もなかなか届けられない状況だとか。

早く安全な生活が出来ますよう

祈るばかりです。

私は、寄付を送らせて頂きます。

※詐欺も出回っているようですので
信頼出来る公的機関、団体へ寄付される事を
オススメいたします。

さて、今回の震災のような状況もそうですが、

様々な場面で、多くの人の助けを借り、

仕事を成し遂げようとする時、

周りを見渡し、的確に判断、指示を行う

役割の人が必要になります。

サッカーなどのチームプレイの

スポーツで例えると「司令塔」と

呼ばれる役割の人です。

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■「見える化」で「自働化」
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中小企業の事務、

特に小規模なほど、事務員は1名

だったり、事務正社員が1名で

後の方がパートさんだったりします。

先日訪問した会社様も、

事務正社員1名でパート勤務4名でした。

DM封入や発送業務、郵送など

内職的な仕事をパート勤務で担当

パート勤務の方の中でスケジュールを決めて

しっかり業務を進め、自働化されています。

ですが、正社員の事務員さんの仕事は

減らず残業が続く毎日。

んっ?!何だかバランス悪いですよね。

パート勤務の方の仕事を確認してみると

手が空く時間が発生します。

その手が空いた時に

「何かする事はないですか」と聞き

聞かれた正社員の方が、

その時に渡せる仕事をピックアップ

していました。

これはこれで、

大切なコミュニケーションですが

もう少し、段取り良く行いたい所です。

私から提案した事は、

次の4つです。

1)1時間1コマとして1つの仕事に
何コマかかるか?を考える

→ギリギリすぎると間に合わないリスク
→サバを読みすぎると仕事がだらけ、
業務量の消化ができなくなるリスク
※ですので、1日に消化すべき業務を
列挙し、目標ノルマを明確にする

2)スケジュールは、全体で決める
パート勤務だけで決めない


3)毎朝、その日やその週の業務を
確認し、優先順位を情報共有する


4)業務を書き出し、3)のタイミングで
担当確認する(※ホワイトボード書き出し)

→業務完了したら、その旨掲示する


このように、
正社員の方が「司令塔」になり、
適切に指示、全体把握を行うために

1)をする事で
事務全体で消化すべき業務量が見え、
1業務あたりにかける時間目標ができる

2)をする事で全体スケジュールが見え、
他者業務進捗とスケジュールを確認し
サポートしやすくなる

3)優先順位が明確になる事で、
期限遅れの防止と、協力体制が
構築しやすくなる

4)業務のタスク、進捗を「見える化」
する事で、次に何をすれば良いかが
聞かなくてもわかる。



パート勤務の方も、

「出来る仕事はどんどんしたいと
思っていたので、やる内容や分量が
分かりやすくなりました」


言ってくださいました。

司令塔は、「指示し続ける」事ではなく、

「わかりやすく」
「動きやすく」
「目的を達成するために」
「的確に指示」
を出す事が

求められているのですよね(^^)

こちらの正社員の事務員さん、

デキる事務員にまた1歩近づたかな(^^)♫

| デキる事務員 | 10:01 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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デキる事務員が作ったマニュアルとは?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

本日の東京は朝から雨。

しかも寒いです。(>_<)

しっかり暖かタイツで

出かけたいと思います。

さて、

仕事をしながら、お客様に

教えられることも多いのですが

先日、客先で過去に作成されていた

事務マニュアルで

「すごいなー」と感動したマニュアル

がありました。

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■業務の目的まで明記!
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そのマニュアルは、

フォームが決まっていて

下記のような項目が

手書きで記入されるようになっている

ものでした。

*****記*******

●業務の内容

●業務の目的

●業務のゴール

●必要推定時間

●担当者

●業務の手順


以上です。

>「業務の内容」
「担当者」
「業務の手順」


この3つはほとんどのマニュアルで

作成されていますが、

ここでビックリしたのは

「業務の目的」
「業務のゴール」
「必要推定時間」


が記載されていたことです。

マニュアルみながら指導する時には

『目的』を伝えていますし、

どのように出来たら『完了』か?も

伝えます。

この点は

手順の書き方で「完了」も分かります。

ですので、

その手書きのマニュアルにも

ゴールの欄は結構「空白」でした。

最後に「必要推定時間」です。

これも重要です。

どれくらいの時間が平均かが

一目瞭然で分かるのですから

時間を「意識」することになります。

※雇用する際の目安にもなります。

これは、素晴らしいマニュアルフォーム

まずは、

特に、やはり『業務の目的』に関しては、

目的を伝えることで

「決まったこと」だけではなく、

その目的を達成できるように

改善するように変更しても良い

という臨機応変な対応が出来るように

促しているようにも見えます。

手順がそのまま書かれているだけより

断然イイですね。(^.^)

ちなみに、私はこのマニュアルをどこでも

カンタンに追加修正が出来るように

Excelでフォーム作成をしつつ

追加がしやすいフォームを作成しました

※内容をお見せできないのが残念・・・

ぜひ、「口頭」で伝えることや

「思い込み」での推定時間
ではなく

マニュアル化することで

より分かりやすく、引き継ぎしやすいもの

したいものですね。

私も今まで作成してきたものや

今作成中のモノを見直して、

作り替えてみようかと思っております。(^.^)♪

| デキる事務員 | 09:03 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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その一言が言えると神ワザ!な接客。

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

実は弊所は本日10/1で12周年を

迎えました!!

(と、いう事で木曜日ですが
Blog更新♪)

気がついたら干支を一回り

ここまで来れましたのも、

これまでお仕事をさせて頂きました

クライアントの皆さま、

応援してくださった方々

理解ある家族のおかげです。

この場をかりまして、

深く感謝しますと供に

今後とも精進してまいりますので

どうぞよろしくお願い致します。

深謝
お辞儀

さて、12周年、、、

通常なら起業話・・・なんてのも

ありなのですが、祝いごと程

スルーするのが私流。笑。

と、いう事で

今日は先日行った居酒屋での話し。

言えそうでなかなか言えない

そのひと言!

で、

お客様を気持ちよくさせる

そんな接客の『神』な女性の話

デキる事務員番外編

デキる接客員です(^.^)♪

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■「本日のお通しがそのメニューです」
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仕事で遅くなったので家事をサボりついでに

夫に外食へ行こう!と誘い

自宅近くの居酒屋へ!

カウンターに夫と二人で席に着き

飲み物を頼み、

料理をいくつか頼みました。

そうして料理を待っていると

注文したスタッフと別のスタッフの

女性がやってきました。

「すみません、お客様
ポテトサラダ頼まれましたよね。」


居酒屋

ポテトサラダ


てっきり、売り切れましたと言われるのかと

思いきや、

「今日のお通し、実はポテトサラダ
なんです。どうされます?」


おおーーなんと有り難い一言。

最初にメニューを取りに来た女性は

まだ慣れてなさそうな

アジア系女性、

その彼女が厨房に通すメニューを見て

すぐに私たちに確認のフォローを

入れたということだ!

もちろん

「じゃあ、ポテトサラダはキャンセルで!」

と言いますよ。

だってお通しで十分です。笑。

この一言、なかなか言えませんよ。

よく料理が出てきてから、

「カブッてるやん!」

突っ込み、

残念な気持ちになりますから。

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■「10秒お待ち頂けますか」
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さらに彼女の凄さは、止まらない。

その店に居てる間

ずっと感じておりましたが、

最後にこんな場面に遭遇

お会計をして出ようとした時

店の出入り口付近に
(その店はビルの通路沿いの
狭い区画にあり、
通路側からイキナリカウンターに
座れるようなお店なのです)

店に入りたそうにしている

2人連れの方がいました。

神接客の彼女は、会計をしながら

伝票


そのお客様に

「すみません。
10秒お待ち頂けますか。」


と、ひと言!!

な、何~!!!
秒数まで伝えた!Σ(゚Д゚)

また、彼女の話し方は、

媚びてる感じも、

ツンツンした感じもなく、

終始慌てず騒がず、

少し低い声で丁寧に

話し、動くのだ!

こ、これはスゴイ!

どうしようかな~と

店の中を見ていた出入り口の

お客様も、10秒と言われ

気持ちよく待っていた様子。

私たちが店を出るのと

同じタイミングで入られました。

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■なぜそのひと言が言えるのか?!
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帰り道々、彼女はあの居酒屋で
何年働いているんだろう?
居酒屋の教育が良いのか?


などと夫と話しながら帰っておりました。

接客に限らず、

仕事上、どうしても多くの人と関わります。

そんな時、

彼女のように振る舞えたら

コミュニケーションはより

良好になっていくのではないかと

感じずにはいられない夜でした。(^.^)


さらに近所に行きつけが出来、

また家事をサボる口実を

見つけた夜でした(^.^)♪


| デキる事務員 | 06:00 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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