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給与計算の効率化が図れないワケ

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)

お久しぶりです。

本日の東京は快晴!!

イギリスがEU離脱と言う
(正式な離脱はまだ決定ではないが)

ニュースが飛び交う週末。。

移民問題、就職難、社会保障問題

EUの規制など

複合的な理由があるようですが、

とあるワイドショー番組で

夫婦の離婚問題に置き換えて

話されているのを聞いて

私でも理解できました。

より分かりやすく、難しい言葉を

使わないで伝えるって、ホントに技術だなと

感じます。

さて、今日は事務業務の中でも

結構時間を要する「給与計算」のお話し

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■給与計算の複雑化の現状
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給与計算と言っても「勤怠管理」から

始まるのですが、

この勤怠管理、特にパート・アルバイトの方を

雇用している会社ほど

計算がどんどん複雑化していく会社が増えて

います。

電卓


しかし、それは

雇用(求人)の問題と
人件費を出来るだけ抑えつつ、
労働環境を整えることを考えた結果


でもあります。

例えば

シフト制を使っている会社でも

土日に出勤できる方が少ない為に

●土日祝の出勤と平日出勤とで
単価を変える


であるとか

●複数支店を構える会社の場合
支店移動間の移動交通費を計算する


とか

●担当売上が○○万円以上だったら20%
 ○○万円以上だったら30%
 などの成果報酬計算


とか

また、勤怠管理においても

●昼休憩を取ったかどうかの確認
●有給休暇、振替休、忌引き等申請書確認
●半休制度
●在宅ワーク管理


など

ここで気を付けたいのが、

人事の制度が複雑化することで

勤怠管理や給与計算は複雑化し、

ミスが起きないようにするための

チェックも増え、

結果、給与計算にかかる時間が増加する

と言う現実です。

いや、これは決して

「給与計算の効率化を進めるために
賃金規程や人事制度をシンプルに」


言っているワケではありません。
説明


私が言いたいのは、

この現状を知った上で

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■勤怠管理方法や仕組みの見直し
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「自社の勤怠管理システムや
給与計算の仕組みと
賃金規程や人事制度の見直し」


行うことも大切です!

という事です。

従業員が35名ほどのある会社では

シフトの移動が多すぎて、

勤怠管理に延べ3日×1名ほど

かけ、

給与計算に半日かかっていたりしました。

またある会社では、

従業員が80~100名程度

うち、7割がパート・アルバイトの方で

勤怠管理はシステム化できているものの

パート・アルバイトさんの支店移動交通費を

計算するだけで16時間を要していたようです。
(※ちなみに移動交通費は、支店間や
自宅から別の支店への移動、
1日の間での複数の移動も全て計算)


これらの

1)その計算方法をやめれないか?

やめられなければ・・・
2)その計算過程を減らせないか?

減らせなければ・・・
3)他の計算方法やシステムを変えれないか?

と言う順番

勤務する従業員の賃金を下げず、

少しでもシンプルに出来る方向への改善


考えていくことも必要だと感じます。

制度を変える、追加することには

そこに積み上げられた「手間」が増えるだけ

にならないように、

制度作成者と、現場で管理計算する者とで

よりよい仕組みを考えて行く
ことが

必要だと思います。


時間だけでなく大切なお給料、

モレ、ミスを防ぐにも

「仕組み」化が必要な箇所です(^.^)♪



★仕組み化の相談やアドバイスのご依頼あれば
ご連絡下さいね。
   ↓※こちらをクリックください
お問い合わせ

| 改善の提案 | 08:59 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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メールの添付ファイルにパスワードを!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)

東京、梅雨入りしましたね。

雨の日が多くなる季節、

じめじめした空気が重く感じますが

お気に入りの傘や

レインブーツで

気持ちをリフレッシュ♪

どんより曇り空を楽しめるアイテムを

見つけたいなーと思います。

さて、

最近メールのやりとりをしていて思うこと

それはセキュリティの意識の曖昧さです。

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■パスワード付けていますか?
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大手企業の個人情報の流出が

後を絶たない中、

会社のセキュリティ体制をもっと

考え直す必要があると思っています。

システムやサーバーのセキュリティ強化も

大切ですが、

まず始めにやっておきたいこと

それは、

様々な社内資料(社外秘)について
パスワードを付与する


という事です。

メールのやり取りをする中で

Word、Excel、PDF、Powerpoint と

実に様々なファイルを添付して送ります。

ですが、これらのデータ資料には

顧客情報が入っていたり、

重要機密内容が書かれていたりします。

●試算表や顧客データなどを添付している
ことがある会社さん要注意です!


案外、PDF化していたらそのまま添付・・・

というのも多いのではないでしょうか

セキュリティが整っている連絡経路なら

まだしも

通常のメーラーでこのような情報のやりとりは

大変危険
です。

私も多くの失敗を重ね、セキュリティ意識の

強化を図っているところでもあります。

とは言え、

「ファイルへパスワードを付与する
のはどのようにしたらいいの?」


その方法を知らなかったから

していない。と言うのが現状

そこで今回、

Word、Excel、PDFのファイルへの

パスワード付与の方法をお伝え致します♪

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■Word、Excel、Powerpointの場合
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Word、Excel、Powerpointの場合は

同じ手順でパスワード付与が出来ます。

下記はWord2010版での事例です。

1)Word文書を開きます

2)最後に保存する前に
「名前を付けて保存」を選択します

3)ファイル名と保存先を選択する
画面が出てきます。

4)3)の画面の右下にある【ツール】
をクリックします

5)『全般オプション』をクリックします


PASS-1

6)読み取りパスワードと
書き込みパスワードを付与します

※書き込みパスワードは
データの送り先が書き込めないように
する為のパスワードです。
ファイルをすぐに開くことが出来ないように
する為であれば「読み取りパスワード」のみでOK


PASS-2

7)上記6)で「OK」とするとパスワードの確認画面が
表示⇒再度入力を行い【OK】とする


PASS-3

ここまで出来て最終的に【保存】となります。

【注】ここで、気をつけて欲しいこと3つです!

●パスワード付与したデータを
メールに添付する際、本文にパスワードを記入しない

●パスワードの連絡は別のメールで送る

●メールの件名に「パスワード」と記載しない
(例:●●の件について・・・など)
本文に記載のみ


これに気をつけてくださいね(^.^)♪

※くれぐれもパスワード忘れにご注意ください。

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■PDFのパスワード付与
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PDFファイルのパスワード付与の方法は

選択するメニュー名がMicrosoftOffice系とは

少し違います。

1)PDFファイルを開く

2)メニューバーの【ファイル】をクリックする

3)【プロパティ】をクリックする

4)『セキュリティ』のタブを開く

5)<パスワードによるセキュリティ>を選択する


PASS-4

6)文書を開く時のパスワードを入力する
(※必要あれば書き込み時のパスワードも付与する)

PASS-5

7)入力後【OK】をクリック⇒再入力を行う⇒ファイル保存

と、なります。

【注】パスワードはセキュリティレベル
「中」以上が望ましいです



いかがでしょうか?

メールのやりとりが増える中、

「ウッカリミス」で大事なデータを

違う送り先に添付してしまったり

社内共有メールでも

必要な方しか見ることが出来ない

仕組みも作れます。

是非、添付ファイルへパスワードを♪


※PDFファイルパスワード付与方法は
こちらからもダウンロードできます
  ↓ ↓
OFFICEキスク お役立ち情報(無料ダウンロード)

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| 改善の提案 | 10:46 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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「面白そう」⇒「カンタン」を提案

あけましておめでとうございます。

本年もどうぞよろしくお願いいたします。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^.^)

(※いや、なぜ午前中投稿でないのか?(笑)
はさておき・・・)

本日2016年仕事初めは、
東京駅での打合せからでした。
(実は昨日、フライングで研修アシスタントしていましたが、
半分プライベートなものです。笑)

年末年始はゆっくりされましたでしょうか。

私は毎度のことながら、墓参りツアーと

長男の嫁稼業に専念。

あっと言う間に正月三が日が過ぎ、

1/4は午前中に1件仕事をし、

午後から寝正月を堪能していました。(^.^)

今年はゴールデンウィークには

ゆっくり旅に行きたいなーなどと画策中です。

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■なぜ、そんなにスグ行動できたのか?!
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さて、

先日、NHKさんが

面白いアプリを発表されていました。

「プロフェッショナル~私の流儀~」 というもの。
↑※文字をクリックするとアプリ紹介画面へ

大好きな番組♫
(※しかもスガシカオさんの歌も大好き)

なので、早速ダウンロードして

主人を出演させてスマホで作成。

手直し入れて所要時間5分

個人のfacebookに投稿しました。

今まで自分や主人のものも含め

Youtubeに動画をいくつかアップしたり

してきましたが、もちろんさほど有名人でも

ないので大した再生回数はありませんでしたが

しかし今回の動画は昨日facebookに投稿し、
(※個人facebook⇒https://www.facebook.com/kisook.takakura

本日18時までの約22時間で

1150再生を超えていました。
(※個人的には今までにない数字Σ(゚Д゚))

この様子を客観的に見て、

自分の素早い行動について

少し考えてみました。


なるほど、

こういうことか!

行動までのフロー

「好き」というスタートに

「面白さ」という付加価値

「カンタン」という仕組みに後押しされ

「行動」するスピードに変わる



いやむしろ図解するとこっちか?

動く図解


好きの原動力に
面白そうというワクワクした前輪
カンタンという後押しする車輪がつき
加速する!


という図だ!

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■「面白そう」と「カンタン」が行動へ
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業務改善を行う中で、

「行動」⇒やってみる

ということは大事、

やってみないと始まらない

検証することから始まるのですから。

だけど、大抵の場合は、

こんな感じ

ストップフロー

改善するということに
なんとなく「不安」を感じ

「変化」を恐れ

「難しそう」に思って

行動が「止まる」


やって見ないとワカラナイのですが

これがなかなか行動を促せない状況に陥る。

行動できるようになるのは

よく「仕事を楽しむ」と聞きますが

好きな事に、

面白さとカンタンな仕組み

がないと、

行動できない構造に陥りやすい

ってことなのかも!Σ(゚Д゚)

その「面白さ」と「カンタンさ」が

どんどん楽しくなっていく状況を作り

行動を生み出す。

天職でなくてもイイ。

好きな職種でなくてもイイ。

例えば、

「その作業は好き」でもイイ!

好きか嫌いかで言うと

「好きかも・・」でもイイ!


そこに『面白そう』が加わって

カンタンな仕組み
なら

動ける、継続できる。

そうか、今まで

●「面白そう」となる表現が足りなかったかも

●「好き」でないことをさせ過ぎたかも

●「カンタン」⇒「シンプル」な提案ではなかったかも


という判断になる。

「面白そう」と「カンタン」な仕組み・・・

システムでも

アプリでも

文具でも

道具でも

環境でも


大事だなーー

そういえば、

大企業でフリーアドレス制を

取り入れている職場は、

自分の席を朝のくじ引きとかで

決めたりゲーム感覚の

「面白さ」がそこにある。

なるほど!

環境に「面白さ」か!

さてどんな提案が出来るだろう

ワクワクしながら考えて見ませんか?






| 改善の提案 | 19:32 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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満タンだと使えない?!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^^)

月に2回程度の出張があり、

その際、ホテルに泊まるのですが、

先日困った事が起きました。

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◾︎ 満タンでは使えない
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それは、泊まったホテルで

お風呂に入った時の事、

シャンプーを使おうと、

ポンプを押しても押しても

シャンプー液が出て来ない!


ポンプ内を見ると、

シャンプー液はたっぷり入っている。

それでもやっぱり出てこない。。(ーー;)

しばらくして気づきました。

シャンプー液が、

容器いっぱいに入っていたのです。

蓋のあたりまで、みっちりと。

ポンプ式の容器は、

空気圧で押し出す力を利用するもの。

だからこそ、

空気の入る場所がないと

押し出せないのです。


満タンに入れておけば

ホンノ少しでも入れ替える手間が

省けると思ったのか?

モノの機能を理解していないと

良かれと思った事さえ、

逆効果。

使う人、使う場面、使う機能。

を把握し、最善を考える事って

大切ですね。

定食屋の爪楊枝入れ、

満タンすぎて、1本が取り出せない。

醤油入れ、

料理に少しかけようとしたら、

満タンすぎて、

ドバッと出てしまい、大惨事。


と、そんなこと良くあります。

お仕事も満タン過ぎると

同じような事が起きているかも

知れません。

ホンノ少しの余裕(余白)がないと

機能しなくなったり、

感情が噴き出したり、

少しの空気が入る隙間

作っていますか?

| 改善の提案 | 09:24 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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紙の良さ、動画の良さ!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^-^)

最近、夜型になってきた私・・・

そろそろ朝型に戻さないと!と

思っております。

夜は結局、健康にも肌にも

プライベートの充実にも

空けるに限りますしね♪

さて、事務改善で仕組みを作ると

やはり、マニュアルを納品することに

なるのですが、

最近マニュアルについて色々

聞かれることがあります

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◼︎分厚いマニュアルを作るべきか?!
ーーーーーーーーーーーーー


「うちは、製造業なのですが、
作業マニュアルを作成しようと思ったら
細かくなりすぎてすごいページに
なるし、やり方が変わった時に困る
なのでマニュアルをどう作ったものか
と悩んでいます。
結局、横について引き継ぎなんですよ」

男性イラスト

「それ、わかります!
モノの置き場や、
動作の細部が文章で伝わりづらく
そのマニュアル作成に時間を
かけるべきかまで悩みますよね」


「そう!そうなんです」

そこで、こちらのblogでも何度か

書かせていただいているのですが、

「動画マニュアル」

オススメしました!

●チェックリストは紙

●記入用紙などの説明は
記入例などのサンプル作成


そして、

動作、組み立て作業など

一連の「動き」とその時に

必要な道具などは、

スマホやipadで「動画」に撮る

良いのです!

できれば1作業1分程度の動画

タイトル分けして作成すると良いですね

工場内にipadを置き、

動作を確認しながら

行うこともできます
し、

新入社員には、事前に動画を見せ

作業のシミュレーション研修
にも

なります。

動画編集のアプリを

ダウンロードすれば、

文字挿入もでき、より

わかりやすくなります。
(※youtubeにUPして
youtube上で編集もできます
これならアプリ料不要です。
ただし、youtubeの公開設定にて
「非公開」にし、
従業員だけが観れるように
しないといけません)



マニュアルも(目的)次第です。

時間をかけて作成する前に

よりその内容にあった方法を

選択しましょう♪(^∇^)ノ

| 改善の提案 | 19:40 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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