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PDF資料の効率化

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先週、関西へ出張していたのですが、

ちょうど先週末は金曜日と土曜日で

気温差が10度近くに変化・・・・

こんな時に困るのは「服装」です!

土日も滞在予定でしたので、

薄着と厚着と両方必要になります。

そこで、宿泊先ホテルへ

厚着用の着替えなどを宅急便発送!

送った箱へ逆に着て行った薄着や

完了済みの書類を詰め、返送


宅急便のおかげで、身軽に動くこともでき

とっても助かりました!

今後、出張時の宅急便活用増えそうです♪

さて、仕事を行う上で

様々な資料のやり取りが発生しますが、

ほとんどはデータをメールや各種連絡ツールで

やり取りすることも多いと思います。

その資料を送る時に利用されるファイル形式で

多いのは『PDF』形式です。

PDF


なぜなら、Officeソフトなどを

インストールしていない機器
(ipadやiphoneなど)

でも閲覧することが容易だからです。

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■PDFも編集したい!
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もうすでに利用している方も多いかと

思いますが、まだまだ活用していない方へ

今日はPDF編集ソフトの活用を

おススメ!!

PDFの資料を閲覧して、

何か返信したい時に

「手間だな」と感じたことはないでしょうか

私は、メールで、

「1ページ目の10行目
“・・・・・・・”の所を”*********”に
変更してください」


などを書くやり取りが面倒でした。

そうしない場合は、PDFを印刷して

赤ペンを入れて、スキャンし添付

など行っていました。

それが、PDF編集ができるソフトを

インストールすることで

●テキスト編集
●マーカー
●コメント挿入


が出来るようになり、

文章化したり赤ペンをスキャンするより

キレイに編集し、

編集部分(依頼部分)が伝わりやすく

相手の編集作業も効率化

することが出来るようになりました。

効率化するなら、自分だけでなく

相手の事まで効率化できると

尚良いですよね(^.^)♪

また、PDFが複数発生した場合、

その複数のPDFを1つのファイルに

結合したり、

PDFファイルを圧縮したり
(※圧縮したファイルへパスワードを
入れることもできたり)

するようになります。
※インストールするPDF編集ソフトによって
できることと出来ないことがあります。

PDFでのデータやり取りが増える中

こういった編集ソフトはしっかり活用し、

自身も相手も効率化!!

を目指したいものです(^.^)

★無料PDF加工・編集ソフトを
下記URLにて紹介されていますので
参考になさって下さいね
  ↓ ↓
freeesoft100

| 改善の提案 | 08:45 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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臨機応変が100%の業務はない

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先週末は、仕事で関西出張3件めぐり

ちょうど伊勢方面の仕事もあったので

半日ほど時間を作り、

お伊勢参りに行ってきました!

と、言うのも、

お客様の会社のある土地の

お寺や神社へ挨拶に行き、

ご縁の感謝と

良い仕事が出来るように
見守って頂きますよう

手を合わせることが、

ルーティーンのようになっているからです。

心の持ちようですが、

なんだか見守って頂いて

良い仕事が出来そうな気になるのですよね♪

ちなみに、大きな杉や松の木に囲まれ、

川を眺めていたら、すっかり癒され

マイナスイオンパワーを

たくさん吸収してきました(^.^)

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■臨機応変が100%の業務はない
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さて、お客様の業務効率化が

私の本業となりますが、

業務効率化する上で、最初に行うことは

「業務フローの見える化」

と、言うのは、何度もお伝えしてきていること

ですが、

なかなか自分の行っている仕事について

「ケースバイケース(臨機応変)なので
手順化できない」と言われる事が

良くあります。

実は、マニュアル=手順書

と思い込んでおられる方が多いですが

マニュアルとは、

その業務を行うことに必要な

手順だけでなく
・必要な要素
・必要な判断
・必要なルール
・必要な情報
・必要なスキル

などの

その業務を実行するための情報

を共有しているものなんです。

臨機応変と言えども、

100%臨機応変の業務
なんていうものはない


と私は思っているのです。

しかし、100%ではないにしても

定型化している部分と

ケースバイケースになる時に

必要な「要素」を書きだすことは

デキると私はお伝えしています。

あるかも知れませんが)

でも、まずは

業務で行っていることを

「全部書き出す」という事が大切です。

それぞれの業務には

依頼者がいたり
担当者がいたり
実行日があったり
期日(期限)があったり
方法があったり
理由があったり
コストが発生したり
細かな操作手順があったり


します。

まずは6W2H式に業務を書き出す

だけでも定型化できる部分は

あるのです。
※6W2Hとは
When(いつ)、
Where(どこで)、
Who(誰が)、
Whom(誰に)、
Why(なぜ)、
What(何を)、
How(どのように)、
How much(いくら)

の8つ。

例えば、上記6W2Hを

使って、業務をつなげて見ると

次のようにも作れます。

**************
1)依頼が発生
  ↓
2)●●を確認し、
 資料を作成
3)※作成時は、
 コスト比較を行う
  ↓
4)●●日後までに
5)●●さんへ承認依頼で完了

<特記>
※業務の目的は・・・・
※●●以上のものであること

<手順>
資料作成は次の手順で行う
・・・・
****************

と、いうように
簡単なマニュアルができたりするのです。

あとは、

●必要な情報
●必要なスキル
●選択肢がある場合の判断基準
●ポイント


などをまとめることなのです。

この4つが実は「臨機応変」部分なのですよね

この臨機応変の能力、

スキルに着眼しすぎて

仕事を引き継げないとよく聞きます。

しかし、その前に

まずは、定型化部分をまとめ

臨機応変部分について
「それを行うには何が必要なのか」

という

必要な【要素】や【その具体的なもの】

書き出すと、

どんな人、どんな経験、どんな能力

持つ人、持とうと努力する人であれば

「引き継げるかも知れない」

代わるのです!

マニュアル化できないと

思っている業務を一度

6W2Hで書き出してみませんか?


| 改善の方法・実践 | 09:42 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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病院の効率化がめっちゃ進んでいた!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^^)♫

ここ最近、

病院通いが続いている私ですが、

総合病院や調剤薬局に行くと

どんどん窓口業務や会計業務が

効率化されていく様子が見てとれます。

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■患者は窓口に行かない?
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例えば、病院に行った時って

窓口に診察券
(初診と月替わりは健康保険証が必要)

を出して、

名前を呼んでくれる順番を待ちます。

その間に窓口業務では、

1)診察券や保険証を見て、
その方のカルテを探します。

2)次にそのカルテを担当医に届け

3)担当医が順番にお呼びする


と言う流れがあります。

ところが今や電子カルテ化が急速に進み

患者は自分で

1)診察券を機械へ通す

2)機械から受診票が印刷され、
専用のクリアファイルに診察券と共に入れ

3)上記2)を担当医のBoxに入れ順番を待つ


と、いった具合に初診や月替わり以外は

患者との窓口対応が無くなっています。

※こんなクリアファイルが窓口用機械の横に設置されていました。


ちなみに会計時は、診察後の受診票を

会計係に渡すと、番号表を受け取り、


精算はすべて機械。


いや~。便利になりましたね。

数年病院を利用していない間に

かなり進んでいるのを実感!!

私も昔、個人病院の窓口業務を行っていた

経験がありますが、

・カルテ探しと片付け
・カルテ記入ミスと修正
・会計業務のミス
・カルテ探しに時間により
順番が前後


と言うような事が良く発生
していました。

こんな時、膨大なデータから
サッと検索してくれるのは機械の方が
早いですよね。

「探す」を削減
「ミス」を削減
「正確」に管理


が出来るのですから
(*もちろん、入力の正確性は
人に委ねられていますが)


その分、

患者様への対応や
診察時のフォロー
地域の医療関係の連携
知識と技術の向上

など、

「人」でしかできない
「人」だからできること
に時間をかける事が出来ます
よね。

効率化は「削減」が目的ではなく
「必要なことの時間や
原資を作ること」が目的


なんだと思うのです。(^^)

| 改善の事例 | 07:43 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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事実はない。あるのは解釈だけだ。(?!)

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です!

あれ?
今日は水曜日、月曜日に投稿してなかった?

と、気付かれた方、

いつも拝読頂き、ありがとうございます。(^.^)

そうです。気ままにブログ投稿をしている私は

最近は、週一月曜更新をしていたのですが、

情報発信の少なさに反省し、

週3投稿を続けようと、

4月から動きだしました。

ブログのネタも

月曜は、改善の方法、考え方、提案

水曜は、気になる 本、人、モノ、情報

金曜は、周りに溢れる改善事例

とそれぞれの曜日での楽しみ方も

変えてみました。(^.^)

週3回喜んでいただけるネタを提供

できるよう配信してまいります!!

さて、今日は水曜日、

今回は「気になる本」です。

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■事実はない。あるのは解釈だけだ
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私は、

他者に分かりやすく情報を伝える手段として

図解をよく使います。

世の中には様々な図解の手法が

ありますが、

そのほとんどは、

●情報を整理し、見える化する
●考えを整理し、見える化する


というものです。

どのように分かりやすく(伝わりやすく)

表現するか?でその図解手法は様々・・・

そんな中、「考えを整理し、見える化する」

深く掘り下げた図解を学ぶ機会が

ありました。

それは、『物事をどう解釈するか』
という、

物事の見方・とらえ方であり、
その人が持つ観念や概念を図解する

というものでした!

「深い!!!」

また、講師からその時こんな言葉を

聞きました。

「この世の中に事実はない。
あるのは解釈だけだ。」

(※哲学者ニーチェの言葉です)

じ、事実はない?!

改善の原因=事実と捉えている私には

かなり目からウロコの言葉でした。

生活をしていても、

仕事をしていても、

日々、様々な出来事に遭遇します

そこに様々な思い(想い)が発生します。

そこで起きた目の前の出来事を

どうとらえるかの違いが

それぞれの個人的解釈で変わってくる

という事です。

なるほどです!

面白いのは、

自分の哲学的『概念』を

図解し、それを行動習慣まで

落とし込む図解ワークでした。

「概念なんて、いきなり
図解できないんじゃないか?」

と、内心思っていましたが、

講師の手順に沿って、行うと

自分の散らかった思想が、

まとまり始め、気づいたら

自分の「成長」の定義

が出来上がっていました!

一度過去のブログでも紹介したように
思いますが、次のような図解です。
(これが私の解釈です)
 ↓ ↓
成長図解


考えや思想ほど散らかりやすいものはなく、

見える化しにくいモノです。

図解にまでまとめ、他者の図と見比べると

なんと、「解釈」の違いが見えてくるのでしょうか。

そんな、至極の図解の解説書が

3/25に発売されました!!

働き方の哲学

※P89に私の描いた図が、他の方が描いた図解と供に
紹介されています。

★こちらから購入できます。



新入社員が入ってきて

様々な研修をされる時期ですが、

そもそも新人や先輩、上司も経営者も

一緒になって、


「働く」ということ

「仕事」ということについての

それぞれの解釈を

共有することで、改善のヒントが

見える
ことも多いはず。

おススメの1冊です!!

※ちなみに近々セミナーも開催
されるようですので
その時はまた水曜日にお知らせしますね(^.^)♪

| おススメの本、文具、商品 | 09:47 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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流れと配置の改善の考え方

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

昨日から4月がスタート!

各企業では新入社員の方が

今日からスタート!と言うところも

多いようです。

人は学んでいる時よりも

教えるようになってから

更に今まで学んだことを

理解し始めるようになると言います。

昨年、新入社員で入社した方も

今年からが、昨年1年間の

PDCAサイクルの「C→A」が動き

新たな取り組みの「P→D」が

回り始めますね(^.^)♪

PDCAサイクルもそうですが、

様々な仕事には、それぞれ

「手順」というものがありますよね。

「全体の業務フロー」
「個別の作業手順」
「チェックのフロー」


など色んな手順があります。

そんな中、今まで15年近く

様々な企業を見てきて思うことは、

「業務フローの配置になっていない」

という事です。

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■「人」「モノ」の配置もフロー型へ!
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効率化において、

「ムダ」なもの削減し、

「必要」なものに集中できる環境づくり

はとっても大切なこと。

目に見える分かりやすいコスト削減は

敏感に反応するものの

案外できていないのが、

ムダな動きを削減することです。

「業務フローの配置」を意識すると

このムダはかなり削減でき、

事務の現場においては

席を立つこともかなり削減し

集中することができます。

しかし、残念ながら、

棚の配置や席次を見ていても、

下図のように、

NG


・クロスした動き
・一番遠い位置からの動き

が多く、

こういう配置になっていると

なぜかみんなバタバタと動き回って

一見忙しそうに見えますが

仕事の進みは早いとは言えない状況が

続いていることが多いです。

そこで、私が改善提案する時は、

次のように確認し、配置を提案します。

1)業務フローを確認する
2)それぞれの業務の手順を確認する
3)入口と出口の業務は何か?誰か?を確認します
4)人の役割を確認します


上記を行った上で、

主に次のようなパターンで

配置改善の提案をするのです。

例えば、工場などの現場で多いのは
●ベルトコンベアー式
(1つの流れによる配置)
ベルトコンベアー式

自動車工場や部品組み立ての工場を
イメージ頂けると分かりやすいかも知れません。

組立てや、検査などの
業務フローに沿って
機械や棚、道具や人を配置する流れです。

次に多いのは、
●チーム&フロー式
(分岐する業務をチームで行う配置)
チーム&フロー式

・ダブルチェック
・チーム制
・依頼→承認


が行いやすい流れになります。

これは、事務所の席次などを決める時や
業務フローが枝分かれしやすい内容の時
おススメすることが多いパターンです。

この2つだけのパターンだけではないですが

ポイントは、次の3点です!

●業務フローを知る
●空間と業務の入口と出口を抑える
●人とモノを業務フローで配置


常にバタバタと動き回っていませんか?
業務の流れの前後の人の席が遠くないですか?
常に使用する道具や資料が離れていませんか?

思い当たったら、配置の改善

が、必要ですね(^.^)♪

| 改善の方法・実践 | 09:49 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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