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「同じ方向を見る」共有

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先週は寒い日が続きましたね。

我が家では、防寒対策に

登山用ソックスが必須アイテムに

なってきています。(^.^)

備えあれば憂いなし。ですね。

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■目的から共有
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前回、「非効率の4大原因」

についてお話しさせて頂きました。

「探す」

「ダブリ作業」

「モレ・忘れ」

「能力差」


です。

そしてこれらを改善するには

「共有する仕組みが大切」

ともお伝えさせていただきましたが、

この共有する仕組みを

つくっていく中で一番最初に

共有すべきことが

『目的』の共有です!

先ほどの4大原因の改善を

進めるにも、

「なぜその改善が必要か?」

を経営者や従業員の皆さまと

その必要性を共有していないと

いくらより良い効率化の仕組みを

作っても、習慣化が難しく、

作ったマニュアルもあっと言う間に

陳腐化し、

整理整頓した環境も

あっという間にカオス状態


なるのです。

※これまでそんな失敗も
たくさん経験してきました・・・苦笑。

「なるほど、それは必要だ!」

という思いが共有できないと

他人事
 ↓
協力的でなくなる
 ↓
積極的に行動しない
 ↓
積極的に考えない
 ↓
新たな問題に対応できない
 ↓
カオスが生まれる


・・・・という状況に

陥ります。

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■現状の共有から
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では、どのように「目的」を

共有するのかというと、

会議室で口頭で伝える・・・

これは、NGです。

一直線の発信になり、

発信者から言われて行う

となりやすいのです。

直線発信

みんなで同じものを見て、

一緒に感じ、共有する必要があります。

私は、よくホワイトボードや模造紙に

現状の業務の状況を

書き出して貼り出します。

従業員の方にも書いて頂きます。

そしてそれを眺めることから

始めるのです。

循環発信

そうすると、

みんなで同じ方向を見ることから

始まります。

貼り出されたものは、

『現状』です。

現状を貼り出すことで、

みんなで「客観視」するのです。

みんなで客観視した中で、

「あれ?これおかしいな」
「なんでこんなことしているんだろう?」
「なんかやること多い」
「この作業ダブってない?」


と言った意見が出始めます。

そうして、改善の必要性を感じ始める

のです。

必要性を感じ始めたら

「何のために」

を共有します。

例えば、
<二度手間をなくす>

これは、目的ではなく

目的を達成するための一つの

対応策です。


何のために二度手間をなくすのか?

・時間を作る
 ↓
・時間が出来ると何が良いのか


良くなったら、

自分にどんな良いことが

起きるのだろうか?

そんな嬉しい自分事を考え、

目的を共有すること


改善はもっと進むのです。

************
同じ方向を見る「共有」
************


そこから共有化が始まるのです。

「いくら言っても動いてくれない」

と悩んでいる経営者に

ぜひ、実践してほしいことです(^.^)♪


最初の共有化を弊社にて
行うサービスはこちら
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| 改善の方法・実践 | 09:47 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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非効率の4大原因

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

一昨日や昨日は各地で

成人式が行われていたようですね。

初々しい姿が眩しかったです(^.^)

さて、ながーい連休の方は

いよいよ本日から通常営業と言う方も

おられますよね。

休みボケ解消の為に、

ラジオ体操からされていかがでしょうか。

体もあったまりますよ。

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■非効率の4大原因
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休みの期間中にホームページを

作成するために

今までの仕事の棚卸し作業を

進めていたのですが、

とあるお客様のご相談を

図解して考えた時に

ふと、こんな図が出来上がりました

4大原因

私が今まで事務改善に

携わってきた中でどんな事を

改善してきたのか?

と思った時に

大抵のことはこの4つが

非効率化、

非生産性に繋がっていました。

「探す」

「ダブリ作業」

「モレ・忘れ」

「能力差」


・・・。

よく「属人化を無くそう!」

いう言葉を聞きます。

なぜ「●●さんしか知らない」

というような属人化を無くそうと

するかと言うと、

この4大原因は、

属人化によって発生することが

多いからなんですね。

自分の引き出しや
他者と置き場を共有しないなど
のことから
『探す』が発生したり、

過去からの慣習に疑問を
持たず思い込みだけで行い
『ダブリ作業』が発生していたり、

自分の記憶や経験のみに
頼ることで
『モレ・忘れ』が生じたり

初めてする仕事や作業、
苦手な仕事や作業を
丸投げするだけで生じる
『能力の差』だったり

します。

これらの説明を聞いていて
なんだかピン!ときませんか?

そうなんです。

人任せ=個の能力のみ

が属人化です。

と、するとその改善は

ひと言で言うと、

『共有化』を行うこと

改善されるのです!

だからマニュアル化!って言うのですよね(^.^)

でもBOOK化するだけが

マニュアルではないのです

目的は「共有化」ですから♪

「共有する仕組み」

大切なんですよね。

次回からはこの

「共有する仕組み」について

お話ししていきたいと

思います(^.^)♪

| 問題点の見つけ方 | 09:10 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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「流れ」を改善!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

新年あけましておめでとうございます!!

本日より通常営業です。

ホームページをリニューアルし、

本日9:00に公開いたしました。
(いやー。大変でした。)
  ↓ ↓※下記をクリックしぜひご覧ください。
オフィスキスクのHPへ

まだまだ手を入れる必要はあるものの

ひとまずアップ完了です。

今回修正したなかでこだわったのは

各サービスメニューとその流れの説明です。

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■まず「相談」
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今まで、

「相談」 「お試し」 「仕組みづくり」

とコンサルティングメニューは上記3種が

分離しておりましたが、

今回

①「初回相談」
   ↓
②「現場視察&現状分析サービス」
   ↓
③「仕組みづくりコンサルティング」


という流れに改善しました!

※②や③のサービスを依頼したい
場合でもまず①をして頂き
③のサービスを依頼するには
①②が必要となるようにしました。


これは、

「まず相談」

によりその後のサービスの効果が

違うことが分かったからです。

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■今までの失敗は・・・
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今年の10月で15年をむかえる弊所は

これまで失敗がなかったワケではありません。

・手をかけすぎて私が改善実行することで
続かなくなる失敗・・・

・社長の思う「問題点」と弊所の行う改善の
方向性の違いでの失敗・・・

・社長との改善目的共有のみで動くことに
よる従業員の不満・・・

・作ったマニュアルが更新されず
陳腐化していく失敗・・・

など。

この失敗の数々の中で、

私自身も悩み、今までのやり方を

見つめ直すことにしました。

そうすると、成功事例から

見えてきました。

それは次の2つが大切だったのです。

1)経営者との「改善目的」と「問題点」の共有

2)従業員との「改善目的」と「問題点」の共有


このうち、どちらか一方が欠けても

うまくいきません。

私がコンサルティングメニューの

流れを「初回相談」からにしたのは

初回相談にて
1)の経営者との「改善目的」と
 「問題点」の共有


を深める必要があるのです。

簡単な聞き取りで、

いきなり現場視察や現状分析

を行う前に、

時間をとり「目的」と「問題点」を

共有し、現場に行く前にさらに

俯瞰して見る時間を取ります。

そうしてこそ

現場へ赴く効果が高まり、

お客様の本当に望む改善を

考えることが出来るからです。

電話で5分10分聞いただけで
ワカるはずがない!

これは、私のサービス提供の
「流れ」を改善する必要があったのだと
感じました。

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■「流れ」を改善
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「流れ」を改善することで

本来のサービスメニューの効果を

しっかり出していく!

その必要性を実感しています。

昨年12月のコンサルティングで

「書類管理の効率化が必要」
というお問い合わせを頂き、

早速「初回相談」で悩みをお聞きし

現状を書きだし「共有」すると、

結果「書類管理の効率化」は

一つの改善項目であり、

「目的」ではないことを共有

することができました。

目的が本来目指すゴールですから

それを更に従業員の皆さまとも

共有し、

【苦しい改善】ではなく
【嬉しい改善】にすること


が大切です。

苦しいことは続けられませんから・・・

さて、

あなたの業務の「流れ」は

あなたの仕事の目的に

合っていますか?(^.^)

→★初回相談 90分 はコチラ

| 改善の提案 | 11:50 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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今年の3大ニュース!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

Xmasも終わり、ツリーから

門松が飾られ始めましたね。

あっと言う間に年末です。

毎年恒例の京都のお寺で

公開される今年の文字は

「北」だとか・・・

あなたにはどんな年だったでしょうか?

ちなみに私は・・・

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■今年の3大ニュース!
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今年を振り返って、

3大ニュースは何だったかな?と

思い返してみると、

(ドラムロール・・・♪)

第3位!
kintoneでの業務アプリが作れるようになった!

サイボウズ社が販売している
業務管理のシステムを独自で
簡単に制作できる「アプリ」kintone(キントーン)
8000件もの顧客管理を人海戦術で行っていた
会社様に
より低コストで柔軟な考えで制作できる
kintoneをおすすめし、
今やバラバラに作業していた
レジと顧客管理が1つになり、
会計へのデータの連携も行えるようになったので
各段に作業効率は上がり、
より分析しやすい顧客管理が
できるようになりました。

もちろんプロのシステム会社の方に
制作頂きましたが クラウド系のソフトの
開発や購入することを考えると
その開発コストは3分の1から5分の1へ!

この成功体験を見て

私ももっと学んでおこう!と
kintoneの研修を受け3ヶ月で
細かなプログラミング以外の
ベースになるシステムが作れるように
なりました(^.^)♪

新しいアイテムを手に入れ、
さらに効率化を考えるうえでの
選択肢の幅を広げ、
「システム開発」についての
理解を深めることが出来たことは
何より大きな学びでした!

と、長くなりましたね。(^.^)

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そして第2位!
(ドラムロール・・・♪)
夫の両親の金婚式!!

先日12月初旬に神戸のホテルで
身近な親戚を招き行いました。

夫の兄弟は5人で長男。

夫の両親はすでにお互い70歳を超え
お金や欲しいモノも自分たちで
十分に買えるし、すでにある状態。
さて、金婚式に何を送ろう?と
思った時に、
人を招いて一緒に食事をするのが
好きな両親。
また何より子供たちや
孫たちの笑顔が大好き!

であれば、、、と、

夫である長男が
兄弟をまとめ、協力して
今回の金婚式を開催することに!

夫は来年50歳になりますが、
人生ではじめて、兄弟を
まとめたのではないでしょうか?
普段は「われ関せず」ですから。苦笑。

両親はもちろん、参加頂いた
親戚たちも今回のことに驚きと
感動があったようです。(^.^)♪
金婚式


やって良かった・・・。
(※ちなみに3年前から計画し
御祝い用にコツコツみんなで
積み立てしました(^.^)♪)

さて・・・感動の金婚式が2位となると
では、
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第1位は?!
(ドラムロール・・・←しつこいですが。笑)
高倉姉妹屋久島へ行く!

です!(^.^)!!!

なーんだ、旅行じゃん!って
思われるかも知れませんが、

私にとっては、

感謝とチャレンジの旅だったのです。

年老いた母と一緒に暮らしている姉、
母との暮らしは楽しくやっているようですが
山や森など自然が好きな姉には
たまに窮屈に感じる事もあるようです。

姉の子供達も成人し、頼れるように
なってきた折り、
日頃の感謝を込めて、
姉を外の世界へ連れ出したかったのが
念願叶いました!!!
(※声をかけ続けて3年目です)

そして姉のリクエストで、
屋久島へ!!

縄文杉を見るツアーでは
普段運動をまったくしていない状態で
いきなり11時間の道のり・・・
かなり無茶なチャレンジでしたが、
歩ききりました!!

そんな屋久島にかけた思いが
通じたのか、雨知らずの旅に!

ガイドさんによると、年365日で
屋久島は300日雨が降るとか?!
そんな屋久島での3泊4日
まったく雨が降らず、
青空が広がり、たまに雲が覆う程度
という奇跡の4日間を過ごすことが
できました(^.^)♪
↓(※苔むす森にて)
森


しかし、11時間歩くというのは
本当に大変なことでした。

歩ききれたのは、
優しく笑顔なガイドさんと
共に歩く仲間(初対面でしたが)が
居たからこそでした。(^^)

一人ではゴールできませんでした。

限界を感じ始めた時、

前に居る人の背中を追いかけ
後ろに居る人の迷惑にならないよう
そして何より「絶対縄文杉を見る!」
いう思いが

私の足を1歩、また1歩と、
前へ前へと進ませました。

私は、仕事は一人で行っている
個人事業主ですが、
やはり今回の屋久島と同じように
様々なプロの仕事人の方々と
協力してゴールを目指す時には
一人でした仕事の時よりも限界を超え、
新たな発想が生まれたりもします。
協力して何かをするって本当に
大きなエネルギーに変わるんだなと
実感します。

と、言う事で
私の場合、今年をひと言で表すと、
「感謝とチャレンジ」です!

来年、また新たなこと・・・
というよりも
この「感謝とチャレンジ」の
枝葉を増やし、
もっと深めたい!!

そんな思いで、来年を迎えます。

※今年も私のブログをお読みいただき
ありがとうございました!
来年はもっと回数を増やすチャレンジをします(^.^)♪

では、良いお年をお迎えください。

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12/28~1/4までお休みをいただきます!
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届いたら「即開封!」

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

今年もあと2週間をきりましたね。

我が家は毎年業者にお願いしていましたが

今年の大掃除は私が担当し、

早いうちから週末ごとに

少しづつ行っています。

出来ない所は年明け業者に

お願いしようかなと(^.^)♪

最近は、たくさんの方が集中する時期を

避けるようにしています。

さて、そんな年末は

何かと郵便物が届く時期・・・

気付いたら、机の後ろや

入口付近など

段ボールに入ったままのものや

開封されないままの荷物が

山積みになっていないでしょうか?
段ボール

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■届いたら「即開封!」
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私は、宅配便や郵便物は

届いたら即開封するようにしています。

段ボール開封

宅配便の段ボールに入った荷物は

1)カッターかハサミで開封
 ↓
2)荷物を出す
 ↓
3)段ボールを畳む
 ↓
4)段ボールを捨てる


と言う作業が発生する為に

手間を感じ、

開封を後回しにしがちなのですが、

必要な道具の準備と
置き場決め


でラクになるものです。

私が自宅で行っている方法は

段ボールを開封する為の

カッターとハサミを玄関に
一番近い所に置いています。


カッターとハサミ

段ボールは、縦長のジュース缶が
入っていた箱を空き箱で
玄関横
のクローゼット内に置いています。

そうすることで、

1)届いたら、玄関先で即開封し、

2)荷物を出したら
 そのまま段ボールをたたみ

3)空箱へ畳んだ段ボールを入れ

4)1週間に一度まとめて捨てる

(縦長の箱に詰めて入れているので
紐で結ぶ必要なくそのまま箱ごと捨てます)

を行っています。

郵便物は、開封しながら移動し

デスク上の仕分けBOXにそれぞれ

仕分けしています。

そうすることで玄関口でほぼ全て完結し

最小限の動きで済みますので

荷物の開封と確認は

1~2分もあれば出来ます。

長くても3分以内です。

なぜか、

カッターやハサミを取り出すことに
手間を感じている
ことはないでしょうか。

なぜか

段ボールを畳むことに
手間を感じている
ことはないでしょうか。

道具と置き場を
モノの出入り口に置く
ことで
それらの感覚を解消できます!

動線ひとつで効率化!

荷物が山積みになっている光景って

何だかやることが多い気分になり

げんなりしませんか?

ぜひ、宅配便は出入り口で即開封!

でスッキリした状態で他のやりたい事に

集中したいものですね。(^.^)♪


この年末に入口の道具と置き場設置を

おススメします!

※ちなみに『ハコアケ』という
ハサミとカッターが一つになった商品が
あります。これは便利ですね(^.^)♪
 ↓ 様々なサイトで600円前後で販売されていました。
ハコアケ

****お知らせ****
当オフィスは、12/28~1/4まで
冬期休暇を頂きます。

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