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工夫を見つける力のつけ方

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

今日の東京は大雨予想だそうです。

最近のニュースでは

暗く悲しい話や

憤りを感じることが多く

見ていて嫌になりますね。

そんな時は好きな音楽を

聞くようにしています。

最近では、

「アレクサ、爽やかな曲をかけて」

と言うと、アレクサが

朝に聞く爽やかミュージックを

かけてくれるようになりました(^.^)

人の意識は、自分が見聞きしたり

感じたりすることに影響されがち

情報も大切ですが、

自分の中で見るもの、聞くものを

しっかりコントロールしたいものです。

さて、爽やかな曲で

気分もノッてきたところで

本題!

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■知恵を出せ!
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私は、中小企業でも比較的

小規模な会社様を中心に

事務効率化のアドバイスや

効率化の仕組みづくりを

お手伝いしています。

その効率化の目的は
「生産性」の向上
です。

その人にとって、その会社にとって

ムダなことをなくし(または減らし)

より生産的活動に注力できる

仕組みをつくることです。

その仕組みを作る上で、

欠かせない考えとして

「よりコストを抑えた工夫
を考える」


ことです。

もちろん、生産性を高める為の

投資として、効果が出るなら

そこにお金をかけることも

必要です。

ですが、資金的余力を考え

かけれる「予算」というものがあります。

その中で、よりコストを抑える方法はないか?

を考え工夫することで、

多くの改善を手掛けることが出来ますし

「工夫する力」がつき、

現場レベルでの日々の改善が

進みやすくなるのです。

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金がないなら知恵を出せ。
知恵がないなら汗をかけ。
************


言わずと知れた松下幸之助さんの
言葉です。

知恵=工夫する力

それがなければ、

汗をかけ=ムダも含めやり続ける

ということだと私は解釈します。

お金に制約(予算)があるなら

知恵=工夫を考えないと

改善できないという事です。

では、私はどんな風に
工夫をしているのでしょうか

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■工夫する力のつけ方
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それは

次の2つの事を行って
きたのです。

◎情報収集
◎代替の検討


制約された資金力や

制約された条件

の中で、

「理想の状況(ゴール)」

を目指し

◎情報収集で行うことは

・同じようなゴールを叶えた事例
を調べたり

・現状とゴールの差を埋めるために
何が必要かを調べたり


・何か便利な機能を持つ道具はないか
を調べたり


・資金をカバーできる制度を調べたり

◎代替の検討で行うことは

・よりコストをかけずに
同じような効果を得れる方法を検討
したり


・コストとのバランスによる
 ムダの許容範囲を共有したり


・複数の意見を聞く場を持つことで
様々な視点(角度)から検討したり


・ひとまず試してみる期間を
設けたり


する事です。

でもこういう事って

問題にぶつかってから

考えていては非常に時間が

かかります。

実は常に情報収集のアンテナを

張っておくことが、より重要なのです。

そうして情報を頭の引き出しに
溜めていきます。

そうすることで

問題が生じた時に

「そういえば、こんな道具があったな」
とか
「あの先生が情報を持っていたな」
とか
「似たような事例があったはず」

溜まっていた情報の引き出しを

開くことが出来るのです。

工夫する力の根源は、

効率化、生産性が高まるような
情報(人、モノ、カネ、方法)に
アンテナを張り、情報を溜めること

いうなれば「知っている」情報を
溜める
→「知の集積」」です。

※まあ、記憶は曖昧になりやすいので
どこかに情報を書き込み溜めておく
ことも良いですね。
(私はブログに書き溜めています。笑)

人は知らないことには

工夫の想像もつかないものです。

まず「知る」ことが大切!

知った情報を問題解決と

結びつけるのはよく言われる

「センス」に繋がるかも知れませんが

これは経験値によるもの。

知った情報からまずは試してみる

ことで、上手くいか行かないかと

いう経験値が溜まり、

センスは磨かれていくのです!

工夫する力をつけていく習慣とは

「試す」ことなんです。

工夫する力のつけ方


「失敗なんてできない!失敗にお金がかかる」

と思っている方もいますよね。

しかし、それも「知る」上の投資です。

成功する為の情報を得ることに

なるのです。

工夫する力とは、

「知る」を溜め、「試す」をくり返し続ける

ことだと私は思います。

私たちの周りには実に

情報や事例がたくさんあります。

ぜひ、様々なことに興味を持ち

自身の好奇心を解放することから

始めて、「知の集積」してくださいね(^.^)♪


ちなみに、
私のブログでも

水曜日は、
使える情報やツール、おススメの本のご紹介

金曜日は、
巷(ちまた)の改善事例

の情報をお届けしていますよ。笑!



| 改善の方法・実践 | 09:11 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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お金の見える化♪

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

東京はついに梅雨入りです。

ジメジメしていますが、

喉が弱い私にはこの湿気は

なかなか良いのですよね。笑

さて、本日は巷の改善事例ご紹介♪

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■お金の見える化
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先日Facebookの友人のこんな投稿の

写真を見つけました
  ↓ ↓
#平野友朗さんの投稿 より
(※本人の承諾を得て写真頂いてます)
券売機の表示

北海道のどこかの駅の券売機に

この掲示があるそうです。

「お金の見える化」と言うか

正しくは『金種』の見える化ですね(^.^)♪

海外の観光客に向けて、

分かりやすくするために表示

しているようですが、

平野さんの投稿でも指摘されて

おられたように、50円玉が無い時や

100円玉が無い時には、

これまた分かりにくいかも知れませんね。

ですが、改善は「小さな工夫の繰り返し」

まずは最初の一歩から♪

そして、私としては更に進んで

券売機をオールクレジット決済OK
にしてほしい!!


と思う今日この頃

日本にも海外から多くの

観光客が訪れますが、

為替交換の手間はホント面倒だと

思うのですよね。

その点で日本はまだまだ

遅れてるな・・・と感じるのです。

※最近通ってるクリニックも現金・・・
うーーむ、、カードOK早くしてほしいな

現金決済の会計入力と

現金を持ち歩くのを減らしたい。

そうすると、財布を持たなくて

良くなって身軽になるのになーー♪


次回は6/11(月)
改善の提案「工夫を見つける力のつけ方」
をお伝えします!

| 改善の事例 | 08:00 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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資料分類の便利グッズ♪

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

昨夜は3年ぶりに改善仲間との

サシ飲み!

お互いに改善の手法や

分野、ターゲットは違うものの

改善マインドと仕事の在り方に

対する共通項が多く、

大いに盛り上がりました(^.^)♪

いつも一人でやっているだけに

たまに仲間に会って話すと

良い刺激にもなっていいですね。

さて、

今週もやってきました

週の真ん中水曜日!!

今日は、

「分類しやすいグッズ」

をご紹介♪

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■分けて投げ込みやすいBOX
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紙の資料を無くしたい!

と思ってもまだまだ

紙資料文化は

消えません。

領収書や請求書

税務署や保険の

通知書・・・などなど

私は、案外ズボラな性格で

本当は片づけは苦手!

だから「片づける」という感覚を

無くし、

とりあえず「分けておく」という考えに

切り替え、分類しやすいグッズを

探していました。

これまでは

●2穴ファイルで分けたり

2穴ファイルに30穴の
クリアフォルダを先に用意し
そこに入れるだけなのですが
なかなか面倒になる・・・

●クリアフォルダで分けたり、



これも結構便利ですが、
わざわざ引き出しを開ける
というほんの少しの動きで
分類する前の資料置き場に
溜まってしまうことに・・・


そして現在は、こちら
●個別フォルダBOX
 ↓ ↓
※ナカバヤシ ファイルボックス

ファイルBOX1
ファイルBOX-2

デスク上に置いており
すぐに資料を投げ込むかのごとく
分類できるので
封筒から出した資料や
財布から取り出した領収書も
すぐに分類できます。

細かな分類はクリアフォルダで
行っているので
会計などの入力が終わったら
ファイリングするだけです(^.^)

スポーツ教室を営むお客様では
生徒さんの管理資料を分類したり

ネット販売を営む会社様では
発送の日付ごとの資料分類に
使われたり・・・

●色分けができ
●デスク上にあるので
 誰でもすぐ分かり
●資料がきたらすぐ分類が
 しやすい

ので重宝しているそうです(^.^)

ズボラな私もこれで分類前の
資料を溜めることがなくなりました♪

BOXの大きさは様々なので

ぜひ色々検索してみてくださいね。



| プライベート・広告・名言格言ハガキ | 09:05 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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システム変更する前に、、、。

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^^)♫

昨日、今日と長野です!

昨日は長野の友人と

イベントに参加!

りんご畑の摘果を体験して

きました。

自然のマイナスイオンたっぷり吸収!

秋になってりんごを食べるのが

一層楽しみになりました(^^)

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▪️入力の定義を見直す
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事務改善の依頼には

システム改善のご相談も

多くあります。

なかには、

「営業分析システムを新たに投入
しようと思うのですが、
どう思いますか」

と言う相談も!

この相談をされた会社様では

使用している基幹システムから

営業分析、マーケティングに必要な

分析資料の出力が出来ないため、

Excelで営業社員が

会議資料の為の入力を

続けていました。

その改善の為に新たなシステムを

投入し、基幹システムのデータから

営業分析システム出力をしよう

と言うものです。

営業社員の作業大変さや

入力の精度が人によって違うことの

改善をしようとされたのは

素晴らしいのですが、

私からのアドバイスは

「今、この営業分析システムを
投入しても精度が低く、
正しい分析結果は出力されないので
投資はムダになります」


と言う一言でした。

ちなみに、会議の皆さんの頭の上に
「?」が浮かび上がった空気に
なりましたね。笑。

ほとんどのシステム改善の相談で

共通するのが、

大抵、「出力」に着眼している事です。

しかし、

正しい出力、欲しい出力データは

正しい入力、欲しい入力データが

あってこそ
結果として

出力が出来るのです。

まず、入力に着眼し、

●必要なデータ入力ができているか
●マスターデータの変更は必要ないか
●入力のルールは徹底しているか
●そもそも必要な入力枠はあるか

など、

現状の情報やデータを整理整頓

する事が先なんです。

結果、

営業分析システムを投入しようと

していた会社様は、

それを取りやめ、基幹システムの

入力改善を行う事になりました。

それが出来てから

またその分析システムが必要かの

検討をするのは良いですね。

しかし、こちらの会社様では

結果的に
システム設計代約200万と
年間利用料36万がかかる

新規システム投入をせずに

済みました。



ぜひ、システム改善が必要かも?

と思った時は、

欲しい出力データを逆算して

どんな入力情報、データが必要かの

整理整頓から始めてくださいね(^^)♫




| 改善の方法・実践 | 07:52 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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ホテル旅館業の改善活動は進んでいる!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

今日から6月ですね。

東京の梅雨明けは

いつからなのか気になるところ

ですが、

今週末、またもや出張!

なんですが、やはり「晴れ!」

最近の私はかなり晴れ女のようです(^.^)

さて本日金曜日は、

毎週「巷の改善事例」をご紹介

しています。

本日は、とあるホテルの出入り口で

見つけた改善♪

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■Quick Check Out
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とある会合の会場探しに

都内のホテルに行ったときに

ホテルの受付出入り口付近で

こんなBOXを発見!!
  ↓ ↓
チェックアウト

よく見ると、カバンの正面に

“Quick Check Out”


と、書かれています。

クイックチェックアウト・・・

と、いうことは、チェックアウトの際に

ここに部屋のキーを入れたら

そのまま出て良いってこと!?

部屋の冷蔵庫の確認など

問題ないのかな?

と気になり、

ホテルの従業員の方に聞いてみました。
(※気になったら質問が一番!)

「それはですね。
当ホテルの会員様向けのサービスで、
宿泊代は前払い精算済みで
冷蔵庫の中の飲食利用がない
場合、部屋のキーを入れるだけで
チェックアウトが出来るものです」

フロント


ポイントは、
●そのホテルの会員であること
●宿泊費前払い精算であること
●冷蔵庫利用なしであること


です。

新規のお客様は利用できないと

いう事なんですね。

納得です!

「信頼関係」と「利用上のリスク対策」

は出来ていました(^.^)

ところでホテル業って

結構改善取り組んでいるなと

思いませんか?

先日もTVを見ていると

若い夫婦が旅館の跡を継ぎ

旅館のIT化を進めて、

業務効率UPとサービス力UPで

売上増加、

しかも週3日休めるようになったとか

宿泊施設の経営は

大きな維持継続コストが

かかる業態。

どこも必死で改善に取り組んで

いるようです。

すると、こんなサイトを発見しました

観光庁が出している
  ↓ ↓
ホテル・旅館業改善事例一覧

です。

他社の改善事例を見て

自身の改善のヒントになるかも

知れませんね(^.^)

気になる改善事例、見てみると

良いですよ♪


●次回、月曜日は、
毎週「改善の手法・弊所の事例」

をお伝えしています。

月曜・・「改善の手法・弊所の事例」
水曜・・「おススメの本・商品・文具」
金曜・・「巷の改善事例」

余談)
おススメの文具シリーズは、
結構評判良いみたい。


| 改善の事例 | 08:42 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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