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「愚痴を聞きにきました」

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

「秋深き 隣は何を する人ぞ」(松尾芭蕉)

大好きな秋の季節が目の前ですが、

夏を感じなかった寂しさからか

最近の脳内音楽は、森山直太朗さんの

「夏の終わり」です。

世の中はすでにハロウィン商戦が

始まっていますので一層

季節を感じづらくなるなと思うのは

私だけでしょうか。

(秋は好きだけど、夏があるから秋という
季節が私の中で更に際立つのです)

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■愚痴を聞きにきました
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先日、お客様の会社の支店へ

改善のネタ探し(問題点把握)に

行ってまいりました。

私の仕事は大抵がアウェーの状態で

行うことが多いです。

従業員の方にとって、効率化を行うのは

嬉しいことなのですが、

「新しい仕事が増える」と感じてしまうことが

多いのです。

それもそのはず、効率化の仕組みが出来上がるまで

会議、打合せ、情報整理など、やることが

一時的に増えるのですから・・・

特に、経営者の鶴の一声で始まった

改善実施には、

抵抗感のある従業員の方も

多いようです。

私が訪問した支社の責任者も

「どうせ本社の効率化を進めるのに
支社に本社のやり方を押し付けに
来たんでしょ。」


そんな風に思っていたと言います。

離れた場所で仕事が見え難い分、

「本社は分かってくれない・・・」

という気持ちにもなるみたいです。

打合せ時間に入る前に担当者から

こんな質問を受けました。

「今日を何をしに来られたのですか。」疑問




素朴な疑問です。。。

業務の内容、状況を聞き取りに行きます

とは言っているものの、

本当の目的を知りたいと言う意味

だったのでしょう。

私は、

「愚痴を聞きに来ました!」

答え

と答えました。

すると、担当者は、

「愚痴だらけですよー」

大笑いしていました。

そうして打合せはスムーズに始めることが

出来ました。

問題点の把握は、

「困りごと」の把握でもあります。

「何か困っっていることはないですか」

と聞いてもなかなか問題は出てきません。

愚痴の中に困りごとのタネがあったりします。

行っている業務の流れを聞き取りながら

愚痴をたっぷり聞くのも私の仕事です。

そうして、一つ・二つ即効性のある

改善のアドバイスをその場で行い

改善の先の「希望」を見つけて頂くことが

改善の初期段階です。

希望を増やすと同時に

私自身の仕事のハードルをどんどん

自分で上げていく、、、

なかなかM的な仕事です。笑

問題点の見つけ方は

色んな角度から見ますが、

「愚痴を聞く」ところから始めてみませんか。

| 改善の方法・実践 | 10:35 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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「お金の流れ」の会計連携が肝!

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

本日の東京は肌寒いです。

感じるくらい涼しかったです。

台風15号の影響らしいですね。

農作物へのさらなる影響が

気になるところです。

さて、様々な業種の事務回りを見ていて

効率良くならないかなーと悩む一つに

「請求消込作業」があります。

どういうことかと言うと、

1)請求書を発行⇒売上計上

2)入金を確認し、1)の入金入力

という事務作業があるのですが、

この消込作業が案外手間になるのです。

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■お金の流れの連携が肝!
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最近ではクラウド会計ソフトを

利用する会社も増え

大手の会計システム会社も

クラウド化を進めています。

しかし、まだまだ普及率は

13.2%程度
(※2017年3月現在 MM総研調べ

「えっ、まだそんなに少ないの?」という

印象です。

弥●会計、
勘●奉行、
P●A会計、
J●L会計

実に多くの会計ソフトがありますが

「ネットバンキング」との連携など、やっと

手入力だけではない仕組みを持ち始めていますが

まだまだ使用者レベルには

浸透しておらず、未だに直接入力する

事務担当者も少なくありません。

支払や入金を銀行で行うことが多い

企業の事務業務において、

ネットバンキング連携が出来ない

会計ソフトは今や非効率の象徴


ようです。

次に、販売管理システムとの連携です。

売上⇒(請求書発行)⇒入金確認

この一連の業務において

その数によって事務作業は断然増加します。

販売管理も別の関連ソフトを導入して

自動連携する方法を取っている

会計ソフト会社もありますが、

最近はネット販売や銀行引落の収納代行を

利用しているケースも見受けます。

ネット販売では、WEB上の仕組みを使って

請求書発行を行いますし、

銀行引落は、

収納代行業者のWEBシステムを使って

引き落し請求を行います。

このWEB上の販売管理のデータが

会計と連携していない為に

売上の仕訳や入金の確認と仕訳入力に

時間がかかるケースがまだまだあるのです。

こういった、まだまだ手入力や

資料確認の多い業務をどのように

効率よくするかは、

今までお話ししていたような

事務入力作業を「自動化」していくことが

ポイントになります。

そして、それらはすでにクラウド化した

ソフト会社はのサービスでは自動連携され、

仕訳記憶の仕組みを使って

誰でもできる会計ソフトを実現して

きているのです。

事務効率化は何と言っても

「お金の流れ」の連携が肝!

になるのです。
手入力改善

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■事務効率化の為の会計ソフト選び
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事務効率化の仕組みを作るなら

是非、使用している会計ソフトの見直しを

してみて下さいね。

ポイントは

1)ネットバンキングの情報は容易に
 会計ソフトにインストールできるか

2)販売管理のデータは、容易に
 会計ソフトにインストールできるか

3)収納代行会社のデータは容易に
 会計ソフトにインストールできるか

4)カード明細の情報は、容易に
 会計ソフトにインストールできるか

5)給与計算の情報は、容易に
 会計ソフトにインストールできるか

6)立替精算の情報は、容易に
 会計ソフトにインストールできるか

7)各種インストール時の仕訳を
 自動設定(事前設定)しておくことができるか

8)各種インストールする方法はより
 カンタンか?(何工程か?)

 ※ボタン一つ=1工程
  CSVやEXCELを設定=2工程~4工程ある


ちなみにこれらを網羅している会計ソフトは、
(※正しくはソフトではないですが・・・)

現在、MFクラウド会計

freee会計ではないでしょうか?

事務効率化と言いつつ、見慣れた会計ソフトや

税理士さんの使いやすいもの・・・という判断

していませんか?

現場の作業効率化をし、その数字の分析や

精査により時間をかけることに

本来の「経理、財務」の意味があるように

思うのです。

| 改善の提案 | 08:58 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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ごみ分別から見た業務の「意識」と「設備」

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

先週末の土曜日は

友人と東京湾に作られている

「中央防波堤外側埋め立て地」

見学してきました。

環境問題、ゴミ問題、過去の出来事から

現在の活動やゴミに対する意識の変化

なども大変勉強になりました。

今現在、ゴミは3つの「R」で随分

減ってきているそうです。

●Reduce(リデュース)
 使用済みになったものが、
 なるべくごみとして廃棄されることが
 少なくなるように、
 ものを製造・加工・販売すること
●Reuse(リユース)
 使用済みになっても、
 その中でもう一度使えるものは
 ごみとして廃棄しないで再使用すること
●Recycle(リサイクル)
 再使用ができずにまたは
 再使用された後に
 廃棄されたものでも、
 再生資源として再生利用すること

ちなみに、埋め立て地は

ゴミの山が見えると思ったら大間違い!

雑草が鬱蒼と茂っていて、

まるで、自然の空き地や広場を

見てるような感覚になります。

しかし、その草の下には、

ゴミが詰っているのですよね。
埋立地

ゴミは3つのRで減少してきたと

申しましたが、それを行うにも

分別の「意識」と分別の「技術」が

高まってきたことが大きな要因のようです。

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■情報がごっちゃになっていませんか
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様々な企業の業務フローの内容を

聞き取りする際でも、

一人一人が行っている細かな業務を

聞く前に、

大まかな流れを確認します。

例えば

受注⇒仕入れ⇒売上⇒入金⇒出荷

といった具合です。

それぞれの内容にしたがって、

どんな業務が発生しているのかを

更に確認していきます。

従業員の方個人では、

業務が多岐に渡るパターンも多いので

一斉にこの業務カテゴリごとに

何をしているかを聞くと、

共通していること、違うことなども

見えてきて、情報が整理整頓されます。

ゴミも、
「燃えるごみ」「燃えないごみ」
「資源ごみ」「大型ごみ」
など
分類されますよね?

その分類の仕方は

各市区町村でも違ってきます。

東京都環境公社の担当者の方に

「なぜペットボトルのごみの捨て方ひとつでも
ラベルを剥がす地域や剥がさない地域が
あるのですか?」
と訊ねたところ、

「分類する技術や設備が違うからです」

と答えて頂けました。

一見、業務の手順も、

その人個人の能力による「差」が

発生するのと似ていますが

実は違います。

ごみもその施設に運びこむ流れは同じ

そこで使用する設備、

会社の業務上で言えば、

使用する基幹システムやその他のソフト

などで違ってくるのです。

より「効率よく」作業を行い、

ムダをなくし、

必要なことに集中できる仕組みを

作ること。

これに似ているのだと思います。

埋立地のスぺースという資源は限りあります。

企業でも従業員や時間という資源

その人件費の予算も限りあります。

その為には、より良い環境づくり

よりよいツール選びは大切ですね♪

あなたの業務の整理整頓を助けて

くれるツールを使っていますか?

| 改善の提案 | 08:41 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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事業承継の際に生じる「思い」

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

8/11~8/16まで夏季休暇をいただき

恒例の関西帰省。

2軒の実家の墓参りがメインの為

お盆とお正月のお休みの時は

夫との自由時間は半日程度です。笑

普段、遠くに離れて自由にさせていただいている分

年2回は、しっかりお勤めしてきます!(笑)

皆さんはどんな休暇を過ごされましたか?

さて、今日はそんなお盆で家族が集まる場を

見ていて感じたこと。

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■事業承継の際に生じる「思い」
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様々な中小企業を見ていると

2代目、3代目に代替わりしている

会社が増えてきています。

そんな時、気になるのが事業承継のタイミングと

その責任配分です。

これがまた親子関係だと更にしがらみが

増えます。

経営者がご存命の場合の事業承継は

なかなか難しいもので、

最終的な資金面の責任配分が

旧経営者にある場合、

会社の「運営」としての経済活動は

引き継いだものの、

旧経営者が最終決定権を握っていることは

良くあるパターンです。

理由は様々かつ複数あります。

ご存命の間に事業承継をされる決断は

素晴らしい!

ですが、経営はお金の儲け方と

使い方とそのタイミングを知らなければ

運営の仕方を知っても続きません。

それは、全ての権限と責任が生じて初めて

真に気づくことではないでしょうか。

代替わりした本人がどのようにそれを

円滑にできるようにするかの「工夫」も

そこで初めて生み出されます。

全ての権限を手放すことで、

代替わりした子供達が

苦境に立たされることも

あるかも知れませんが、

新しい発想が生まれて

より良くなることも大いにあります!

それも、「会社を経営する」中での

大切な経験なのではないでしょうか。

経営者は「待つ」「見守る」という忍耐力が
必要である。


常々、多くの経営者を見てきて思います。

事業承継をする際は、

新体制を、見守り、成長を待つと言う

最後の忍耐を見せる場面だと思います。

そして、その前途を「信じて」欲しいのです。

従業員のこと
お客様(取引先)のこと
取引業者のこと


心配ごとはつきません。

しかし、その心配すらも

引き継ぎ、託すしかないのです。

引継ぎするものの最後の忍耐

引継ぎされるものの最初の覚悟


それが事業承継の際に生じる「思い」

なのではないでしょうか。


(余談)
私も今年で46歳になりました。
母は80歳、実家は事業を行っていませんが
他界した父からの長男家系、
墓守りの話が話題に出てきます。
誰が継ぐのか、墓は移動するのかしないのか?
それすらも「引き継ぐ」という面で様々な「思い」が
交錯します。
故人を敬い、親の思いを汲みとりながら、
どうするのか、私たちに委ねることしか
母は出来ない。
遺言のように「●●してほしい」とは
母は言いません。
その言葉に子ども達が縛られるから。
ただ、私たちも親の目や背中を
感じ取っています。
全てを汲み取ること、
叶えることは出来ないけども
私たちなりの「思い」も確かにあります。
母は引き継ぐ子に委ねるしかないのだと、
覚悟した2017年の夏でした。

| 問題点の見つけ方 | 09:24 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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ユーザー数課金の罠・・・クラウドアプリ

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

台風接近中の東京は蒸し暑い朝から

始まりましたね。

6月に訪れていた屋久島でも

レンタカー屋さんの事務所が倒壊したり

建物の損壊、倒壊するほどの状況・・・

宮崎では、日曜日一日JRがストップとか

これは素晴らしい判断のように思います。

二次災害が起こらない為の英断って

大切ですよね。

リスクマネジメントができてているなと

感じさせられました。

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■1人でも5名分の課金?!
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さて、最近は、クラウド型の様々な

システムを利用することが増えています。

私の場合、

●会計、請求書発行は、freee(フリー)

●プロジェクトの情報共有はchatwork(チャットワーク)

●顧客管理、案件管理、進捗管理、工数管理は
 kintone(キントーン)

を活用しています。
(アプリで自分で仕組みを作成できました(^.^))

しかし、最近気になることがあります。

クラウドにあるサービスを見ると、

ユーザー1名当り月額 ●●●●円

と記載があるのですが、

よくよく見ると、「※5ユーザーからの契約」とか

書いてあるのですよ((+_+))

1人で使いたいのに5名分の料金・・・

freeeは立替精算や給与を使用していないので

月額固定(年一で支払っています)が、

kintoneは、1,500円×5=7,500/円(税別)

になります。

一人で使うにはお高い!

普通にそう思いますよね。

しかし、最近はそれを利用して、

顧客用の業務報告アプリを作成し、

クライアント先の従業員様を

ユーザー登録して

そこに直接一日の業務報告を

入力して頂くようにしました。

すると、

今までEXCELで先方で集計し、

まとめたものをメール添付で

送って頂いていたものが

●リアルタイムで確認出来、

●日付ごとの集計がボタン一つで出来、

●月ごとの一覧表もボタン一つで見え、

●経営者や各従業員同志も業務進捗を
 把握できる


という仕組みが作れました。

テストパターンで1社のみこれを開始

全部で10ユーザーになったので

15,000/月(税別)の負担になりますが、

今まで、連絡・報告などしていた内容が

見たい時に見れる状況になり

弊社の事務の手間は格段に

減少しました。

メールやSNSなどでの報告だと

報告そのものは見やすいのですが、

各作業の処理時間などを把握するには

集計が必要になったりもします。

それらが自動集計され、

日々の雑感、予定の欄もあり、

1日ごとのレポート印刷も容易なので

より分かりやすい「見える化」を達成♪

増えたユーザー数も

1ヶ月ごとに増減することが出来るので

管理期間を負えれば

データのバックアップを取り、

ユーザーの削除をすれば、

基本の5ユーザーに戻せます。

これは良い仕組みづくりが出来た!

と自分でも納得。

ちなみに、

kintoneは使用しているユーザーごとに

使用するアプリの

閲覧や入力、編集の権限を設定できるので

弊社の他の内容は見えないように出来ます。

これを応用するには、

依頼書や、見積書、アンケートなども

自動集計管理が出来るようになります。


お客様から欲しい情報、

その情報を集計、管理する必要のあるもの

をその間の「連絡」「再入力」などの手間を

削減できれば

よりスムーズに、効率よく、
本来やりたい仕事に集中


できる仕組みが作れるように思います。

しかし、やっぱり思うのです。

1名利用金額

と言うものを設定してほしい!と。

そして、従業員ユーザー登録ではなく

ゲストユーザー課金で設定するパターンが

欲しいな・・と。

個人事業主がどんどん増えている昨今、

1ユーザー利用2,980円とか、

本来は1500円のものが倍額でも良いので

そのプランは今後必要なんじゃないだろうか。

クラウド化は便利ですが、

様々なものを利用している内に

どんどん月額が高くなる傾向に・・・

勤怠管理、案件管理、基幹システム、

立替精算、会計処理

と、全部別々のシステムやEXCELと言う

会社様も多いのではないでしょうか。

クラウドアプリはどんどん進化し、

自動連携の仕組みが整いつつあります。

素早く情報をキャッチし、

利用するものをもっと絞り込むと

さらに効率よく仕事が出来ますね(^.^)

私はしばらくは、更にKintoneでの

業務改善の仕組みを自分で

構築しつつ、

顧客が使用する時をイメージして

他のシステムなどとの比較研究を

進めることになりそうです。(^.^)

| 問題点の見つけ方 | 08:54 | comments:0 | trackbacks:0 | TOP↑

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