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Dropboxのスマートシンクで容量あんしん!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

どんよりした曇り空ですが、

気温低めで快適に過ごせるな~と、

暑いのが苦手な私は、

ひと時の“涼”を楽しんでおります(^.^)

まあ、気になるのは

足元の水たまりと、

<傘>という手荷物が増えること

くらでしょうか。
(荷物は極力減らしたいので)

さて、そんな週の真ん中水曜日、

クラウドサーバーは

Dropboxを主に使用している私。

新機能で更に快適に

使えそうです(^.^)/

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■ノートPCのドライブ容量がいっぱい?
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クライアント先の業務改善を

行うにあたり、

様々な書類に目を通したり、

画像を見ることがあるため、

DropboxやGoogleドライブなどの

クラウドサーバーを利用して、

資料を保存しているフォルダを

『共有』設定にして頂き、

閲覧するようにしています。

こうすることにより、

添付メールやを送る手間や、
(※しかも圧縮してパスワード付きとか・・・ww)

画像など容量が大きいものも

すぐに確認できるようになります。

しかし、ある時、

「高倉さん、ノートPCで
Dropboxを同期して使用している
ようですが、
ノートPCの容量がいっぱいに
なりませんか?」


困った

ちなみに、私はノートPCの

ハードドライブ内に保存している

資料は少なく、大丈夫でしたが、

Dropboxというクラウドサーバーでは

以前まで、

使用するパソコンのハードドライブ内
(※そのパソコン本体に溜めこめる
データ保存の器)

と、ネット上で保存されている

データを『同期』と言う形で、

自動保存されていたのです。

ですから、先の質問のように

ハードドライブの容量がいっぱいになる

と言う現象が起きていたようです。

そこで、問題解決で登場したのが

『スマートシンク』と言う機能。

今まで、

PCのハードドライブ(ローカル)保存

だったものが、

オンラインでの設定が可能になり、

見ため的には、今までと変わらず

使用できるというもの。

すっきり


詳しくは、こちらをご確認下さい
 ↓ ↓
Dropboxスマートシンクとは

もちろん、有料版でしか

使用できないのでお気をつけ下さいね。

ちなみに、プラン高めの
Professionalや
チームプランで使用できていた

「全文検索」も、DropboxPlusでも

近々使えるようになるそうです。

これも、便利ですね(^.^)/

世の中更に進化中~!!

ついていけるか、私(笑)


では、また金曜日に~!!

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仕事が好きな勇者たちの新たなステージ♪

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

東京も梅雨入りですね。

しかも、30度超えだった晴天の日から

一転、今日は19度とか。

体調管理には気をつけて

おしゃれよりも『体感温度』で服装を

選びたいものです。

さて、そんな梅雨入り前の

先週、事務の仕事に長年従事する

『デキる事務員』
※自分で考え、効率化を進め、
それを促進できる方
  ↓ ↓
デキる事務員コラム

の女性お二人とお話しする機会が

ありました。

Aさんは30代後半、

Bさんは50代前半、

別々のタイミングでお会いし

お話ししましたが、

お二人とも、

『次のステージ』

のことで悩んでいる様子でした。

-----------------------------
■その仕事との関わり方とは
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お二人に共通するのは、

自らが「事務」という仕事の中で
率先して、効率化をしながら進めること

<好き>という点でした。

この『自らが』と言う点がポイントです。

この<好き>でやりたい仕事を

続けていくにはどうしたら良いだろう?

(※好きな仕事と言えるなんて
幸せなことですよね。できれば続けたい
気持ち、すっごく分かります。)

例えば、

明治●年創業とか

江戸時代から続く・・・

という老舗店も、

昔からずっと同じ味や同じサービス

のままではなく、

基本的には同じように見えて、

時代に合わせて変えている部分が

あって、長く愛されるお店に

なっていると言います。

温故知新 ですね。

同じように仕事でも長く

続けていると、変化を求められる

タイミングが来るのです。

やりたい仕事を続けていくのは

その仕事への<関わり方>への

変化を求められる時に

柔軟かつ、そこでの進化が

必要になると言う事なんです。(^.^)/

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■次のステージで進化する!?
---------------------------

時折、仕事を続けていくと、

部署変更 や

役職変更 の

タイミングがやってくることがあります。

会社自体が本人の成長を

考えて行う場合と、そうでない場合が

ありますが、

会社の思惑を考えるよりも

自分の成長、進化を楽しむことが

仕事を楽しむことになると

私は思うのですよね♪

役職がついて、部下ができたA子さん

『自分が行う』→『部下を育てる』

と言うステージに入りました。

そんなA子さんの悩みは、

『成長をサポートすることって
どうするのか』


と言う事。

自分の意識や行動はコントロール

できても

部下の意識や行動をどう

指導していいのか。。。

そうして悩んで悩んで、

会社を辞めてしまう方も

おられるかも知れませんね。

この成長のサポート方法がわかり、

実践できるようになれば

A子さんは、

<育成サポートの力>を手に入れ、

好きな仕事、やりたい仕事に

関わる位置の変化に対応しながら

次のステージに更に上がることに

なります。

※成長のサポート方法については
またブログで紹介しますね♪


そしてもう一人、

部署移動の辞令があったB子さん、

大好きな事務の部署から

営業部署になり、

ショックを受けたそうです。

会社の思惑は、私には分かりませんが、

事務業務って、会社全体で見ると、

●会社の営業活動の中で
発生するあらゆる
「数字」と「サポート」を行う部署


になります。

事務部門の効率化や生産性を

上げるには、実はその前の部門の

【活動情報をどのように収集するか】

ここに<改善>を行うことで

その後の流れがスムーズになり、

B子さんの大好きな

事務部門を助け、改善することに

繋がります。

B子さんは

<内から見る>→<外から見る>

への進化が求められる

ステージに来たのではないでしょうか。

ちなみに、<外から見る>

と捉えると、会社の外から見る

とも考えることが出来ます。

このステージでは、

転職もあり、起業もあり、社内提案もあり
(※安易に起業はおススメしませんが)

外から全体を見渡せるようになる

という成長ステージだと思うのですよね。

そう考えると、

やりたい仕事への

<関わり方>による変化って

なんだかロールプレイングゲームの

攻略のようで楽しくなってきませんか?

仕事を続ける【勇者】たちよ、
新たなステージで成長を遂げよ!!


勇者


では、また水曜日に~♪

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ドローンで配送で考えるイノベーションで必要なこと。

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

昨日は、久しぶりに

業務改善でお世話になっている

提携先と、改善談議と言う名の

飲み会がありました。

仕事の引き継ぎの難しさや、

引継ぎのマニュアルとは?

「考える力」をどう育てるか?

などなど、話は尽きません。

後ろ髪を引かれつつ、

「また来月!」と、約束し

お店を後にしました。

来月は、金沢で活躍している

業務デザイナーの方も交えて

更に改善談議は盛り上がりそうです♪

さて、そんな昨日、

アマゾンがドローンの配送を

今年秋にも始めるとのニュースが

飛び込んできました。



今日は、この事例をもとに

考えてみたいと思います。

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■イノベーションにはリスクが伴う
-----------------------------


冷静に考えて見ると、

世の中は、昔々漫画や映画で見たような

未来に近づいているなと

感じることがありますよね。

1968年に公開された
『2001年宇宙の旅』では、

今で言うipadらしきタブレットが
登場していたり、

1989年公開
『バック・トゥ・ザ・フューチャーPART2』

では、自動で靴紐が結べるスニーカーが
登場したり(ナイキが2015年に発売)

2002年公開『マイノリティ・リポート』では、

空中でパソコン画面のようなビジョンが
立ち上がって操作するなど(VR?)

漫画や映画に触発されて、

研究が始まったのか、

それともすでに研究は始まっていたのか

どちらが先かは分からないですが、

この「●●だったらいいな」と言う

発想がイノベーションを起こすのだな

と感じます。

空想、妄想を実現化してしまうことって

すごいですよね。

今回、アマゾンがやろうとしている

ドローンでの配送。

アマゾンドローン

これも、過去に観た未来の風景に

近づくイノベーション事例。

しかし、ここで気になるのは

それによって起こるであろう

問題に対するリスクをどう解消

するのか?と言う事。

重さの制限、

距離の制限、

空中での安全性

盗難防止


個人情報の保護・・・

色々考えていると、

「実現不可能ではないか・・・」

と言う答えが出そうにもなったのでは

ないかと思います。

ですが、ここで最大限の制約を課しながら

イノベーションの一歩を踏み出す

決断をしたアマゾンって会社は

やっぱりすごいなと私なんかは

思うのですよね。

様々な会社の業務改善を進めていると

より良い環境づくりを行う中で

時折、今までやったことのないこと、

今まで使ったことのないツール


などを実施し始めることがあります。

そんな時、当然「初めてのこと」

なので、失敗も成功も分からない場合も

あります。

なにせ「未知」なことですから。

そこで大事なことは、

●リスクを覚悟しつつ最小限にする

●試験運用の実施


この2つです。

アマゾンでもリスクが発生することは

覚悟の上で、

試験運用を始めるようです。

初めてだからこそ、

実施データが必要なのですよね。

小さく始められることから

次に繋げていくイノベーションを

巻き起こす為に必要な導線
です。

事務環境で言うと、

新しいシステムは似たような

安価なものから使ってみて

「必要なもの」「不要なもの」

情報を溜めたあと、大きく開発すると

「大きな開発費をかけたけど
使えないシステムが出来た」
なんて事は

回避しやすくなります。

小さくテストしながら、

リスクを最小限に抑えることが

出来るのです。

業務改善も技術革新も

「何が必要で」
「何が要らないか」


判断できるだけの

材料を整える
ことが

重要なのですよね。(^.^)/


初めてのこと、
新しいこと、
夢の実現には、
多くの情報が必要なのです♪

巷のニュースにも事例はいっぱい
ですね(^.^)♪

アマゾンのドローン配送の詳しい
ニュース記事はこちらから
  ↓ ↓
日経新聞電子版2019年6月6日より


では、また来週~♪

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現金管理削減に必要な仕組みとは!?

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉己淑です(^.^)♪

最近、コンビニに買い物に行くときは

スマホだけ持参して行くようになりました。

レジでは、現金やクレッジトの他、

ID決済やスマホ決済が使えるので

便利ですよね。

ちなみに私は、メルカリPayに

チャージして使用しています。

夜間や休日に出金したくなったり

コンビニから出金する時などは

出金手数料が必要になりますが、

メルカリPayだと手数料が

かからず、すぐにスマホに

チャージされるのがとっても便利です。

クレジットカードをスマホに登録

しておくのも良いですが、

少額の仕事以外での支払を

現金管理的に別管理したいので

ちょうどいいのです(^.^)♪

私は、経費管理の効率化も

含めて、

現金決済がもっと進んで欲しい派

なのですが、

駅中でこんな自販機が登場しているのを

ご存知でしょうか。

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■現金管理削減の必要性とは。
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JR 品川駅で、こんな自販機を

発見しました。

自販機

交通系電子マネー専用の

自販機です!

しかも、5円お安く購入できるというもの。

エキナカということもあり、

交通系電子マネーのみになるので

注意が必要です。
(ID決済や楽天IDは使用できません)

企業の事務処理業務を見ていて

常々悩まされるのは、

現金入金処理、つり銭の補充の

業務改善です。

数十年前では、地域密着の

信用金庫さん信用組合さんでは

よく現金回収を行い、

預かった通帳へ入金処理をしてくれる

というサービスがありましたが、

今ではそのサービスはなく、

現金入金のある会社では

どのようにその管理、入金、確認を

素早く、正確に行うかが必要で

案外手間を取られる業務です。

小口専用口座を作って

管理したり、

売上入金にクレジットを導入し、

現金入金を削減したり、、、、


レジ用のつり銭を準備するのも

手間がかかります。

どこの会社でも、

大体1日に用意しておく

小口金庫に補充する小銭など

一定額を決めて置き、

1日分や2~3日分などを用意

します。

その小銭の両替は、

銀行に行く必要があり

(小銭両替専用ATMも大抵
銀行内設置)

補充する。

また、

毎日のように小口現金の残高を

実際に数える
作業もあります。

小銭への両替でも

両替手数料が必要な場合が

多いため、

すでにある小銭をつり銭として

使用
しつつ、不足分のみ両替

ということをする会社もあります。

いやー。手間ですね。(^^;

自販機の収入管理にしても

同じような手間が増えます。

そもそも自販機収入は、

電気料金も差し引くと

収入は少ないです。

ですが、この現金管理と

つり銭管理が、本当に手間なんですよね。

そんな中、この電子マネー専用の

自販機は事務作業軽減になりそうです。

5円引きのこの販売期間で、

どんどん電子マネー決済が普及

すれば、自販機の現金管理業務の

人件費、時間がかなり軽減されるはず。

※1本あたり5円は大きな値引なので
ずっと続くかは、利益と削減効果を
比較しないと何とも言えませんが。。

まだレジは現金管理です!と

いうお店には、是非、クレジットカードや

電子マネー決済、QRコード決済など、

「うちはほとんど現金のお客様が多いから」

と言わずに、普及させる工夫、仕組みを

考え、より管理体制を効率よく

できるといいですね(^.^)/


では、また金曜日に~♪

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謙虚な人ほどハマる言葉の罠。。

こんにちは。

事務改善アドバイザーの高倉 己淑です(^^)♫

昨日、週のスタート月曜日、

急ぎの仕事がなかったので

急遽、前から行きたかった高尾山へ!

平日なので人も少なめ。

自然を楽しむコース(3号路)で

木々やその隙間から見える景色を

堪能しながらゆっくり登れました(^^)

初めての高尾山でしたが、

沢山のコースがあるので、

何度も登る方が多いのも頷けます(^.^)

経営や人生、仕事においても

時折、山登りに例える事って

ありますよね。

登っている時はしんどいけど

登りきったら素晴らしい景色が

待っているとか。

乗り越えたら楽になるとか、、。

だけど、無理をし過ぎない

ってことは大切。

今の自分に

ほんの少し負荷をかけるくらいが

ちょうど良い鍛錬になるかなと。

---------------------------
■謙虚な人ほどハマる言葉の罠
---------------------------


東京に来て2年くらい経った時、

自主開催のセミナーを受講して

下さった方に60分無料の

個人コンサルティングを特典で

提供していたことがあります。

その時の参加者のうちの20代の

男性からこんな相談がありました。

「僕じゃなくて、弟の『仕事』についての
悩み相談なんてお願いできますか?」

事務効率化ではなく、

仕事の悩み相談・・・

私が転職を5回もしていることから

転職すべきか悩んでいる弟の

話を聞いてほしいとのことでした。

「大丈夫ですよ。」

とお受けし、

スカイプで話を聞くことになりました。

話を聞くと、

昔よくある『根性論』で営業をさせる

会社で、

上司からの檄も、

出来ないことへの責めが多く、

どんどん自分が何もできない人間の

ように思えてきて、

働いているのが辛くなり、

毎日が気が重いのだそうな。

だけど、働いてまだ半年。

まだまだ自分の努力が足りないのだと

勤務しているものの

体調にも異変が出始め、兄が心配

しだしたと言う。

そこで私がお伝えしたのは、

「辞めるのではなく、環境を変える
選択をしては?」

ということ。

人には自分を活かせる環境と

そうでない環境がある。

だから、今の会社の方針や

仕事は合っていないのかも知れない

もちろん、努力し続ければ、

それなりの成果もあるかも知れない。

だけど、

そこで積り積もった「負」の資産を

持ちながら努力するより、

一旦、環境を変えてリセットし、

ゼロからスタートした方が良くないか?

「半年ではまだ仕事の内容も理解
していない。」
「3年は続けてみないと」


などと言う人もいるかも知れないが、

自分の人生、

自分のペース、

自分の働き方
 がある。

みんな同じじゃない。

そこで経験することを選ぶも、

他で経験することを選ぶも、

自由。

「まだわかっていない」

なんて言葉に惑わされないで!

わかっていることもあるのだから。

その後、弟さんはその会社を辞めた

そうです。

謙虚な人ほど、こういった言葉の罠に

ハマってしまう。

「利他の心をもちなさい」
→そう言って、自分の利益をむさぼる人に
振り回されていませんか?

「人を責める前に自分をみつめる」
→確かに、自分の行動を変えることも
大切だが、自分だけではなく、
全体を客観的に見ることが大切

自己啓発の本などには

よく上記のようなことが書かれてあり

そう言った言葉を使う人も多いですよね。

しかし、謙虚な人ほど

そういった言葉で自分を

戒めすぎる傾向にあります。

※私も自己啓発のジレンマに
何度となくハマった
(その後謙虚さもほどほどにを
知った(^.^))

人生は選択の連続。
選択

選択には責任が伴うだけです。

人の言葉に惑わされず、

頑張りすぎず、

苦しみすぎず、

自分が笑顔で過ごせ、

自分の成長の為に

ほんの少し負荷をかける


そんな風に過ごせたらいいですね。(^.^)


ちなみに、昨日の登山では

行きは少し負荷をかけたルートで

途中休憩を入れながら

自分のペースを保って登り、

帰りは無理をせず、一番ラクな

ルートを選んだのも

やりすぎて体を壊さない為。

次回はもう少し負荷をかけられそうです♪


では、また明日~!!

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